Wer von Windows XP direkt auf eine neuere Windows-Version umsteigt und dabei auch Office 2013 einrichtet, will seine Kontakte und Mail-Adressen schnell und einfach übertragen – ohne sie von Hand abschreiben zu müssen.
Zunächst wird das Adressbuch am XP-Computer aus Outlook Express exportiert. Dazu Outlook Express starten, dann auf „Extras, Adressbuch…“ klicken, dort „Datei, Exportieren, Anderes Adressbuch…“ wählen. Im Assistent „Textdatei“ markieren und mit „Exportieren“ bestätigen. Nach einem Klick auf „Durchsuchen…“ die exportierte Datei auf einem USB-Laufwerk speichern.
Das externe Laufwerk dann an den PC mit Office 2013 anschließen und dort Outlook 2013 starten. Im nächsten Schritt auf „Datei, Öffnen und exportieren, Importieren/Exportieren“ klicken. Es erscheint ein Assistent, hier die Option „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ markieren, bevor zwei Mal auf „Weiter >“ geklickt wird. Jetzt mithilfe der Schaltfläche „Durchsuchen…“ die exportierte CSV-Datei vom externen Laufwerk laden. Im Anschluss wird das Adressbuch in die Kontaktliste von Outlook 2013 übertragen, also kopiert.
Extra-Tipp: Mails sollen ebenfalls auf den neuen PC kopiert werden? Das klappt am einfachsten mit einem IMAP-Konto, etwa per Outlook.com oder Gmail. Hier wird auch die vorhandene Ordner-Struktur mit übertragen.
Sie erhalten öfter Nachrichten von Personen, die Sie immer an jemand anders weiterleiten müssen? Um sich Arbeit zu sparen, kann Outlook dies automatisch für Sie ausführen. Wie richten Sie die Automatik ein?
In Outlook 2013 gehen Sie wie folgt vor, um E-Mails, die von bestimmten Absendern stammen, an andere Empfänger weiterzuleiten:
Markieren Sie als Erstes eine Mail von dem betreffenden Absender.
Wechseln Sie oben im Menüband zum Tab „Start“. Im Bereich „Verschieben“ öffnen Sie das Menü „Regeln“ und rufen dort „Regel erstellen…“ auf.
Jetzt folgt direkt ein Klick auf „Erweiterte Optionen…“.
Kreuzen Sie nun die oberste Option an: „die von … kommt“, und klicken Sie auf „Weiter >“.
Im nächsten Fenster kreuzen Sie die Option „diese an … weiterleiten“ an.
Ganz unten folgt ein Klick auf den Link „einer Person/öffentlichen Gruppe“.
Aus dem Adressbuch wählen Sie die Ziel-Person, an die passende Mails weitergeleitet werden sollen. Klicken Sie dann unten auf „OK“.
Nach zwei Klicks auf „Weiter >“ vergeben Sie noch einen Namen für die neue Outlook-Regel, bevor Sie unten auf „Fertig stellen“ klicken.
Sie haben mit Outlook eine E-Mail gesendet und wollen sie jetzt an andere Empfänger verschicken? Dafür haben Sie zwei Varianten: „Weiterleiten“ oder „erneut senden“. Was ist der Unterschied?
Beim Weiterleiten fügt Microsoft Outlook oben über den Text der Original-Nachricht eine Kopfzeile ein, in der die ursprünglichen Empfänger der Nachricht, der Sende-Zeitpunkt sowie eventuelle BCC-Empfänger aufgeführt werden. So sieht derjenige, an den Sie die Nachricht weiterleiten, sämtliche Details der Original-E-Mail.
Lassen Sie die Mail hingegen erneut senden (das geht über das Menüband im Nachrichten-Detailfenster), werden diese Infos nicht eingefügt. Stattdessen öffnet Outlook die Mail wieder so wie zuvor als Entwurf, und füllt auch die „An“- und „Betreff“-Felder wieder wie zuvor aus. Ändern Sie die Nachricht, und senden Sie sie dann ab.
Wer in Outlook eine E-Mail per Maus auf den Kalender zieht, kann auf die Schnelle einen Termin-Eintrag anlegen. Eventuelle Anlagen der Mail werden dabei allerdings nicht übernommen. Wie erstellen Sie einen Termin, bei dem die Anhänge mit kopiert werden?
Des Rätsels Lösung ist eigentlich ganz einfach. Wie immer, wenn Sie bei einer Drag-und-Drop-Aktion dem System noch weitere Infos geben wollen, nutzen Sie für das Ziehen der Mail in den Kalender nicht die linke, sondern stattdessen die rechte Maustaste.
Dann erscheint ein Kontextmenü, wo Sie den Befehl „Hierhin kopieren als Termin mit Anlage“ wählen. Bei dem so erstellten Termin-Eintrag werden alle Dokumente oder Bilder, die der E-Mail beigefügt wurden, automatisch mit übernommen.
Wer E-Mail-Nachrichten mit Foto-Anlagen erhält, der kann die Bilder direkt in Outlook als Vorschau anzeigen. Das klappt aber nur für jedes Bild einzeln. Sind viele Anlagen vorhanden, muss man von Hand zwischen den Fotos umschalten. Mit einem Gratis-Addin geht das einfacher.
Das Add-In stammt vom bekannten Office-Erweiterungshersteller SmartTools. Unter add-in-world.com/katalog/ol-bildervorschau lässt sich die Erweiterung nach Registrierung kostenlos herunterladen. Nach der Installation starten Sie Outlook neu, damit das Add-In geladen wird.
Markieren Sie dann in der Nachrichtenliste eine beliebige E-Mail, die mehrere Bild-Anlagen hat. Oben im Menüband schalten Sie jetzt zum neuen Tab „SmartTools“ und klicken darin auf „Bildervorschau anzeigen“. Schon sehen Sie bis zu 25 Bilder der ausgewählten Nachricht auf einmal.
Extra-Tipp: Wählen Sie in der Vorschau mehrere Grafiken per Mausklick aus, und klicken Sie dann oben auf „Markierte Bilder speichern…“.
Viele nutzen zum Lesen und Schreiben ihrer E-Mails nicht die Web-Oberfläche des Anbieters, sondern ein eigenes E-Mail-Programm, wie etwa Thunderbird oder Outlook. Bestimmte Ordner sind hier vorgegeben, etwa „Posteingang“ und „Gesendet“. Nachrichten lassen sich aber auch nach Belieben in anderen Ordnern speichern. Wie?
Am Beispiel von Outlook zeigen wir, wie Sie einen eigenen Ordner anlegen und Mails darin ablegen. Starten Sie also zunächst Outlook 2013, und schalten Sie zur Ansicht „Posteingang“. In der linken Spalte klicken Sie jetzt mit der rechten Maustaste auf den übergeordneten Ordner, etwa „Outlook-Datendatei“. Aus dem Kontextmenü rufen Sie „Neuer Ordner…“ auf, tippen einen Namen ein, und drücken dann die [Eingabetaste].
In der Liste taucht der neue Ordner jetzt neben den schon vorhandenen Ordnern auf. Aus der Nachrichtenliste, etwa im Posteingang, lassen sich Mails nun einfach mit gedrückter Maustaste in den soeben erstellten Ordner verschieben.
Dokumentvorlagen kennen Sie sicher aus den Office-Programmen Word und Excel. In einer Vorlage lässt sich ein gemeinsames Design für viele gleichartige Dokumente definieren. Eher unbekannt sind dagegen die Outlook-Mailvorlagen.
Eine Mail-Vorlage ist besonders dann nützlich, wenn Sie immer wieder ähnliche Mails verschicken müssen. Und so gehen Sie vor, um eine Mailvorlage einzurichten, beispielsweise für eine Rechnungs-Mail:
Starten Sie Outlook (im Beispiel wird Outlook 2013 verwendet).
Als Nächstes öffnen Sie das Fenster zum Schreiben einer neuen E-Mail.
Geben Sie nun den Text und etwaige Bilder so ein, wie Sie sie jedes Mal brauchen.
Ist die Vorlage fertig, senden Sie sie nicht weg, sondern klicken stattdessen auf „Datei, Speichern unter…“.
Im Feld „Dateityp“ unten im Fenster stellen Sie „Outlook-Vorlage (*.oft)“ ein. Speichern Sie die Vorlage jetzt zum Beispiel auf dem Desktop.
Immer wenn Sie eine Mail mit dieser Vorlage versenden wollen, genügt fortan ein Doppelklick auf die Vorlagen-Datei. Sie müssen nur noch den Text anpassen, eventuelle Anlagen einfügen und die Nachricht senden. So sparen Sie sich viel Zeit.
Wenn Sie in Outlook eine gesendete Mail an einen zweiten Empfänger schicken wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten: „Erneut senden“ und „Weiterleiten“. Welche Option sollten Sie wann verwenden?
Um eine bereits gesendete Nachricht an jemand anders weiterzuleiten, nutzen Sie die Funktion „Weiterleiten“ – entweder aus dem Outlook-Hauptfenster oder, bei geöffneter Nachricht, auch direkt im Nachrichtenfenster. Beim Weiterleiten werden über dem ursprünglichen E-Mail-Text die Kopfzeilen der gesendeten Mail eingefügt. So sieht der zweite Empfänger, wann und an wen die Nachricht gesendet worden war.
Haben Sie dagegen einen Schreibfehler festgestellt oder schlicht eine Anlage vergessen, können Sie die Mail auch einfach erneut senden. Dazu die gesendete Mail öffnen und im Menüband bei „Verschieben“ auf „Aktionen, Diese Nachricht erneut senden…“ klicken. Jetzt lässt sich die Mail erneut bearbeiten, korrigieren und dann senden.
