Bei der Vorbereitung einer Präsentation spielt es eine Rolle, wie groß der Raum sein wird, in dem der Vortrag gehalten werden wird. Denn man muss ja schließlich wissen, welches die passende Schriftgröße ist.
Die Wahl der richtigen Schrift größer hilft dem Referenten, seine gewünschte Botschaft an das Publikum zu vermitteln. Dazu ist es wichtig, dass auf dem Bildschirm oder Beamer die Schrift auch aus der Ferne gut gelesen werden kann.
Nachfolgend einige Tipps, mit denen sich die passende Schriftgröße ableiten lässt:
Ein 2,5 cm großer Buchstabe ist aus 3 Metern Abstand noch lesbar.
Ein 5 cm großer Buchstabe ist aus 6 Metern Abstand noch lesbar.
Ein 7,5 cm großer Buchstabe ist aus 10 Metern Abstand noch lesbar.
Zur Vorbereitung der Präsentation kann diese auch im Vollbild angezeigt werden. Dazu in PowerPoint oben im Menü auf Bildschirm-Präsentation, Ab aktueller Folie klicken. Später kann die Vorschau per Druck auf die [Esc]-Taste wieder geschlossen werden.
Ein harmonisches Design ist es, was eine Präsentation professionell erscheinen lässt. Da sollten Farben, Stile und Bilder wie aus einem Guss aussehen und gut zueinander passen. Mit PowerPoint lassen sich Farben aus Bildern mit wenigen Klicks auf andere Elemente anwenden.
Um mit Microsoft PowerPoint eine Farbe aus einer Grafik zu übernehmen, geht man wie folgt vor:
Zunächst wird die betreffende PowerPoint-Präsentation geöffnet.
Nun den Text oder die Form auswählen, die gefüllt werden sollen.
Danach oben im Menü Format die Option für Text-Füllung oder Füll-Effekt aufrufen.
Hier steht unter den Farben auch die Pipette bereit.
Nun auf die Farbe klicken, die von einer anderen Stelle der Folie übernommen werden soll.
Wenn der Computer abstürzt oder ein anderes unerwartetes Ereignis eintritt, können Word-Dokumente, Excel-Tabellen und Co. beschädigt werden. Dann lassen sich die Dateien nicht mehr problemlos auf jedem Gerät öffnen. Oft lassen sich die Fehler mit der integrierten Reparatur-Funktion korrigieren.
Um ein beschädigtes Office-Dokument zu reparieren, wird als Erstes die zugehörige Office-Anwendung gestartet. Im Beispiel nutzen wir Microsoft PowerPoint.
Jetzt oben links auf Datei und dann auf Öffnen, Durchsuchen klicken.
Nun auf der Festplatte die gewünschte Datei heraussuchen und markieren.
Als Nächstes unten auf der rechten Seite des Öffnen-Buttons auf den kleinen Pfeil klicken, sodass ein Menü eingeblendet wird.
Hier findet sich unter anderem auch die Funktion Öffnen und reparieren.
Fügt man in Word, Excel oder auch PowerPoint Inhalt aus der Zwischenablage ein, erscheint ein sogenanntes Smart Tag. Darüber lässt sich bei Bedarf eine andere Variante des Einfügens aufrufen – etwa „Nur Text“ oder „Formatierung zusammenführen“. Wer diese Optionen zum Einfügen nicht mehr sehen möchte, kann die Funktion auch ganz abstellen.
Damit die Microsoft Office-Programme die Optionen zum Einfügen von Inhalten nicht mehr anzeigen, zeigen wir am Beispiel von Word 2016, was zu tun ist:
Zunächst wird Word gestartet, um dann auf Datei, Optionen zu klicken.
Jetzt auf der linken Seite zum Bereich Erweitert wechseln und rechts weiter nach unten scrollen, bis der Abschnitt Ausschneiden, Kopieren und Einfügen sichtbar wird.
Hier den Haken bei der Funktion Schaltfläche für Einfügeoptionen anzeigen, wenn Inhalt eingefügt wird entfernen.
Zum Schluss werden die Änderungen noch per Klick auf OK bestätigt.
Abonnenten von Microsoft Office 365 erhalten Aktualisierungen der zugehörigen Programme jeden Monat. Wer nicht darauf warten möchte, dass Microsoft ein neues Update auf dem eigenen PC einspielt, kann seine Software auch manuell auf den neuesten Stand bringen.
Zwar aktualisiert Microsoft die Benutzer von Office 365 auch automatisch. Allerdings werden die Updates nur verzögert bereitgestellt, damit die Microsoft-Server nicht überlastet werden. Wer nach Aktualisierungen für Office-Programme suchen möchte, geht wie folgt vor:
Zunächst ein beliebiges Office-Programm aufrufen – etwa Outlook, Word, Excel oder PowerPoint.
Jetzt oben links auf Datei, Konto klicken. In Outlook heißt dieser Eintrag Datei, Office-Konto.
Nun auf der rechten Seite die Schaltfläche Update-Optionen betätigen, sodass ein Menü eingeblendet wird.
Dort findet sich auch der Eintrag Jetzt aktualisieren. Ein Klick darauf startet die Suche nach neuen Office-Versionen.
Wer immer die neueste Office-Version verwenden möchte, greift gern zum Office 365-Abo. Wird der PC dann allerdings weitergegeben, sollte man sich vorher von seinem Account abmelden. Das geht mit wenigen Klicks.
Am PC startet man zuerst Word oder Excel. Dann auf Datei, Konto klicken und hier die Abmelden-Funktion aufrufen.
Mac-Nutzer rufen ebenfalls Word oder Excel auf. Jetzt unterscheidet sich die Vorgehensweise allerdings marginal: Nun wird oben im Menü auf den fett dargestellten Namen der gerade geöffneten Office-Anwendung und dann im eingeblendeten Menü auf den Eintrag Abmelden geklickt.
Nach der Abmeldung ist die Nutzung der installierten Office-Programme nur noch nach einer entsprechenden erneuten Anmeldung oder nach Eingabe eines Product Keys möglich.
Es gibt zwei Standards für Bilder: ein Raster aus einzelnen Punkten sowie eine Liste von Anweisungen zum Zeichnen der Grafik. Für Icons und andere Formen eignet sich das zweite Format besser, da es ungeachtet der Größe immer scharf dargestellt werden kann. Solche SVG-Bilder lassen sich jetzt auch direkt in PowerPoint bearbeiten.
Dazu wird zuerst eine Präsentation geöffnet. Jetzt oben per Klick auf das Einfügen-Symbol eine SVG-Datei in die Präsentation importieren. Nun wird die Grafik markiert, um dann oben auf dem Kontext-Tab für Bild-Tools links die Funktion In Form konvertieren aufzurufen.
Jetzt erkennt Microsoft PowerPoint automatisch, dass es sich um eine importierte SVG-Grafik handelt, und wandelt diese vollautomatisch in mehrere Formen um. Diese lassen sich anschließend durch Zugriff auf die Gruppierung separat direkt in PowerPoint bearbeiten.
Wer eine Präsentation interessant gestalten möchte, setzt neben Text und Überschriften auch sinnvolle Illustrationen ein. Dazu bieten sich die Formel aus PowerPoint direkt an. Nur selten hat eine Form schon direkt beim Einfügen die passende Grösse. Wer die Grösse nicht mit der Maus festlegen möchte, kann auch exakte Werte einstellen.
Um die Grösse einer Form einer PowerPoint-Datei manuell zu konfigurieren, markiert man die betreffende Form als Erstes. Dann oben im Menü auf den jetzt sichtbaren Tab Format klicken. Hier lässt sich ganz am rechten Ende die gewünschte Grösse der Form in die beiden Textfelder für Höhe und Breite eintragen. Die Änderungen werden wirksam, sobald das jeweilige Feld mit Druck auf die Enter-Taste verlassen wird.
Tipp: Bei Bedarf kann auch die Grösse mehrerer Formen auf einmal angepasst werden. Dazu muss man die betreffenden Formen vor dem Einstellen der Grösse bei gedrückter Umschalt-Taste mit der Maus anklicken, sodass sie gemeinsam markiert werden.
