Erhält man eine Word-Datei auf Englisch oder in einer anderen Sprache, muss man nicht den Text kopieren und über Google Translate übersetzen. Eine viel bessere Übersetzung liefert ein kostenloser Online-Dienst. Weiterer Vorteil: Das Layout bleibt erhalten.
Hier die nötigen Schritte, um ganze Word-Dokumente in einem Rutsch zu übersetzen:
Word, Excel und Co. bieten so viele Funktionen, dass manch einer sich nicht merken kann, wo welches Feature zu finden ist. Statt sich einzuprägen, in welchen Menüs Befehle zu finden sind, gibt es auch einen einfacheren Weg, um sie zu finden.
Wer den Namen einer Funktion kennt, kann versteckte Office-Funktionen wie folgt aufspüren:
Zunächst ein Office-Programm starten. Ob es sich bei dem Computer um ein Windows- oder ein macOS-Gerät handelt, spielt dabei keine Rolle.
Jetzt die Datei öffnen, die bearbeitet werden soll. Bei Outlook genügt es, wenn das Hauptfenster zu sehen ist.
Nun einen Blick in die obere rechte Ecke des Fensters werfen. Hier findet sich ein Feld, das mit Was möchten Sie tun? beschriftet ist.
Ein Klick auf dieses Feld blendet ein Textfeld ein. Nun einen Begriff eintippen, der in Zusammenhang mit der gesuchten Funktion steht.
Wenige Augenblicke später verraten PowerPoint, Outlook und Co. Details dazu, wie sich das Feature aufrufen lässt.
Tipp: Wer auf der Suche nach einer bestimmten Funktion ist, kann diese auch in Office Online, also bei den Browser-basierten Versionen von Word und Excel, über das Feld Was möchten Sie tun? suchen.
Es gibt eine Vielzahl von Screencast-Tools für Windows 10. Wer etwas kurz aufnehmen müssen und weiß, dass das Video nach der Produktion nicht bearbeitet werden muss, kann einfach PowerPoint verwenden. Dazu sollte Microsoft Office auf dem System installiert sein. So erstellt man einen Screencast mit Microsoft PowerPoint.
Zunächst öffnet man eine Microsoft PowerPoint-Präsentation und wechselt oben im Menü zum Tab Einfügen. Jetzt ganz rechts auf die Schaltfläche Bildschirm-Aufzeichnung klicken.
Dies minimiert alles und fügt eine Symbolleiste am oberen Rand des Monitors hinzu. Nun lässt sich der gesamte Bildschirm aufzeichnen oder ein bestimmter Teil davon auswählen und aufzeichnen. Wer möchte, kann auch eine Sprachausgabe hinzufügen. Diese ist standardmäßig aktiviert und der Nutzer hat die Möglichkeit, den Cursor in den Screencast aufzunehmen oder auszublenden. Wenn Sie zur Aufnahme bereit sind, klicken Sie in der Symbolleiste auf den Aufnehmen-Button.
Vor Beginn der Aufnahme wird ein kurzer Countdown eingeblendet und PowerPoint informiert, dass die Aufnahme mit der Tastenkombination [Win]+[Umschalt]+[Q] beendet werden kann.
Finden sich auf einer Folie in einer Präsentation zu viele Farben, macht das keinen guten Eindruck. Besser ist es, wenn nur jeweils drei Farben gleichzeitig genutzt werden. Zusammen mit Weiß, Grau und Schwarz sind der professionellen Kreativität hier keine Grenzen gesetzt.
Damit sich ein harmonisches Design für die Folien ergibt, können Nutzer auch Farben direkt aus dem eingestellten Design übernehmen. Das dafür nötige Werkzeug bringt Microsoft PowerPoint bereits mit – die Pipette. Sie kann eine Farbe von einer Position erfassen, um sie anschließend für andere Objekte weiter zu verwenden, z. B. für Füllungen, Rahmenlinien oder auch Schriftfarben.
Bilder farblich einrahmen
Hat man eine Grafik mit einem Rahmen ausgestattet, etwa per Bild-Formatvorlage, kann die Farbe dieses Rahmens nachträglich noch auf eine passendere Farbe geändert werden:
Im ersten Schritt wird das Bild per Klick ausgewählt.
Jetzt oben im Menü auf Bildtools, Format, Bild-Formatvorlagen, Bildrahmen klicken.
Danach die Pipette starten.
Nun auf die Stelle klicken, an der die gewünschte Farbe bereits zu sehen ist. Dadurch wird die Farbe aufgenommen und dem Bild als Rahmenfarbe zugewiesen.
Tipp: Sobald die Pipette aktiv ist, kann eine Farbe von einer beliebigen Stelle des Bildschirms erfasst werden – dabei muss der Mausklick nicht innerhalb der Grafik erfolgen.
Auch am Mac gibt es das Office-Insider-Programm. Damit können Nutzer neue Office-Versionen ausprobieren, bevor sie für alle freigeschaltet werden. Die #Updates werden normal automatisch eingespielt, auf Wunsch kann aber auch manuell nach neuen Versionen gesucht werden.
Um in macOS manuell nachzusehen, ob neue Office-Updates verfügbar sind, geht man wie folgt vor:
Zunächst ein Office-Programm starten, etwa Word, Excel oder PowerPoint.
Jetzt oben im Menü auf Hilfe, Auf Updates überprüfen klicken.
Nach einem Klick auf den Button Auf Updates überprüfen sucht der Updater nach neuen Versionen und bietet bei Bedarf deren Installation an.
Sind in einer PowerPoint- oder Word-Datei etliche Bilder enthalten, die man gern separat abspeichern möchte, kommt man mit manuellem, einzelnen Speichern nur langsam zum Ziel. Schneller geht’s mit einem Trick.
Dazu muss man wissen, dass alle (neueren) Office-Dokumente, deren Erweiterung mit einem „x“ endet – also DOCX, XLSX, PPTX und so weiter – eigentlich ZIP-Dateien sind. Geht man also hin, erstellt eine Kopie der betreffenen Office-Datei und ändert dabei die Endung der Kopie auf .zip, lässt sie sich anschließend ganz normal entpacken.
In einem der Ordner, die dabei zum Vorschein kommen, sind auch sämtliche Bilder und Illustrationen zu finden, die in dem jeweiligen Office-Dokument zu finden sind. Von hier aus lassen sie sich direkt mit dem Explorer oder Finder in einen anderen Ordner kopieren und so verwenden.
Einziges mögliches Problem: Ist die Office-Datei verschlüsselt – also mit einem Kennwort gesichert –, klappt das Extrahieren der enthaltenen Medien-Dateien nicht auf die oben beschriebene Weise.
Wenn der letzte Zuhörer endlich eingetroffen ist, kann die Präsentation starten. Damit dann bereits alles vorbereitet ist, kennt Microsoft PowerPoint einige Abkürzungen. So lässt sich eine Präsentation schneller beginnen.
Ist die PowerPoint-Datei bereits in der Office-Anwendung geöffnet, gibt es 2 Möglichkeiten zum schnellen Start der Präsentation:
Entweder oben im Menü auf Bildschirm-Präsentation, Starten klicken.
Oder auf der Tastatur [F5] drücken.
Soll die Präsentation hingegen direkt beim Doppelklick aus dem Explorer wiedergegeben werden, wird sie zuvor mit dem Speichern-unter-Dialogfeld von PowerPoint als Kopie gespeichert. Dabei aber statt des sonst üblichen PPTX-Formats die Endung PPSX beim Dateityp auswählen. Diese Endung zeigt dem Programm an, dass die Präsentation sofort starten soll, wenn das Dokument aufgerufen wird.
In Word, Excel, PowerPoint und Co. bewegt sich der Cursor beim Eingeben von Text in Dokumente weich und fließend. Wenn diese Animation stört, kann sie durch einen Eingriff in die Registrierung auch ganz abgeschaltet werden.
Hier die nötigen Schritte, um die Animationen beim Eingeben von Text in Office-Dokumente zu deaktivieren:
Zunächst mit der rechten Maustaste auf den Start-Button klicken.
Hier den Eintrag Ausführen öffnen.
Nun den Befehl regedit eintippen und mit Klick auf OK bestätigen.
Im Registrierung-Editor auf der linken Seite zum Schlüssel wechseln.
In diesem Schlüssel jetzt nach dem Feld suchen. Falls noch nicht existiert, muss es zuerst angelegt werden.
Der Wert für den Eintrag wird auf 1 festgelegt.
Ab dem nächsten Start der Office-Programme sind die Animationen beim Eingeben von Text deaktiviert.
