Manchmal müssen Excel-Tabellen über die Druck-Funktion zu Papier gebracht werden. Wie sie dabei aussehen und ob das Layout stimmt, lässt sich leicht herausfinden.
Dazu gibt es in Excel – wie auch in Word – das Seiten-Layout. In dieser Ansicht wird ein Tabellen-Blatt so dargestellt, wie es ausgedruckt würde, und zwar inklusive der Seiten-Ränder.
Über das Seiten-Layout hat der Nutzer direkten Zugriff auf die Kopfzeilen, die mitgedruckt werden. Zudem lässt sich sofort erkennen, welche Spalten und Zeilen auf welchem Blatt Papier landen. Da sich die Inhalte auch in dieser Ansicht einer Excel-Tabelle bearbeiten lassen, können bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden, um das gewünschte Layout zu erzielen.
In Excel-Formeln können Werte für Formeln aus anderen Zellen übernommen werden. Soll die Formel dann manuell in die Zellen darunter übertragen werden, dauert das viel zu lange. Das geht auch einfacher.
Über das Kästchen in der Ecke der Zelle kann die Formel ja in die darunter oder daneben liegenden Zellen übernommen werden, indem das Kästchen mit der Maus nach unten oder rechts gezogen wird.
Noch einfacher klappt das Kopieren der Formel, indem das Markier-Kästchen nicht per Drag-and-Drop gezogen, sondern einfach doppelt darauf geklickt wird. Excel erkennt dann, in welchen Zeilen darunter oder Spalten daneben noch Daten stehen, und überträgt die Formel automatisch bis zur letzten Zeile oder Spalte.
Wer in einer Excel-Tabelle schnell etwas ausrechnen will, nutzt dazu natürlich Formeln. Doch es kann mühselig sein, die Zell-Bezüge, also Parameter, der jeweiligen Formel von Hand einzutippen. Das geht auch einfacher.
Denn während man eine Formel eingibt und wenn sich der Eingabe-Cursor innerhalb der Klammern für die Formel befindet, greift ein besonderer Mechanismus: Durch Klicken und Ziehen in der Tabelle können Zell-Bezüge direkt in den Formel-Editor übernommen werden.
Soll zum Beispiel eine Formel erstellt werden, die sich auf die Zellen B2 bis B15 bezieht, genügt die Eingabe des Namens für die Formel und das Setzen der öffnenden Klammer. Anschließend mit der Maus die Zellen B2 bis B15 markieren. Dadurch wird der zugehörige Bezug sofort in den Formel-Editor eingetragen.
Tabellen lassen sich Daten strukturiert auflisten. Das gilt nicht nur für Excel, sondern auch für Word-Dokumente. Auch hier lassen sich Tabellen direkt in einen Text integrieren. Mit einem Trick können Tabellen in Word viel schneller erstellt werden.
Zum Anlegen einer Tabelle in Word führt der normale Weg über das Menü, indem dort auf Einfügen, Tabelle geklickt wird. Einfacher geht es allerdings, wenn man das Grund-Gerüst für die neue Tabelle einfach mithilfe von normalen Zeichen im Dokument skizziert.
Soll eine Tabelle mit drei Spalten erstellt werden, würde man in eine eigene Zeile vier aufeinanderfolgende + eingeben, jeweils getrennt durch einen Tab-Stopp. Sobald eine solche Zeile dann durch Druck auf die Enter-Taste verlassen wird, fügt Word eine entsprechende Tabelle ein. Dabei kann man sich die +-Zeichen als Ecken der zu erstellenden Spalten vorstellen. Auf diese Weise lassen sich Tabellen mit beliebig vielen oder wenigen Spalten anlegen – ganz nach Bedarf. Das gleiche funktioniert auch mit der Leer-Taste.
Wer in einer Excel-Datei dieselbe Änderung gleich in mehreren Blättern vornehmen möchte, muss die Tabellenblätter dazu nicht einzeln editieren. Wenn die Tabellen ähnliche oder sogar identische Strukturen haben, klappt die Massen-Bearbeitung in Excel 2016 oder 2013 viel einfacher.
Der Trick besteht darin: Solange mehrere Tabs markiert sind, vollzieht Excel alles, was im ersten Tab geändert wird, gleichzeitig auch in allen anderen markierten Blättern.
Dazu öffnet man die betreffende Excel-Tabelle als Erstes.
Jetzt zum ersten Tabellenblatt umschalten, das geändert werden soll.
Bei gedrückter [Umschalt]-Taste klickt man nun auf die weiteren Tabs der Blätter, die ebenfalls betroffen sein sollen.
Nun die Zelle(n) wie gewünscht ändern.
Schaltet man dann zu den anderen Blättern der Tabelle um, finden sich die soeben gemachten Änderungen dort ebenfalls wieder.
Im Tabellen-Programm Excel finden sich Funktionen für fast jeden Zweck, damit man daraus Formeln für automatische Berechnungen machen kann. Die Liste der Funktionen kann man aber unmöglich im Kopf behalten. Gut, dass sie sich einfach nachschlagen lässt.
Um eine Liste aller Funktionen samt deren Parametern abzurufen, wird Excel zunächst gestartet.
Dann oben im Menüband zum Tab Formeln umschalten.
Auf der linken Seite folgt nun ein Klick auf die Schaltfläche Funktion einfügen.
Jetzt das Klappfeld Kategorie auswählen auf Alle stellen, sodass in der Liste darunter sämtliche Funktionen aufgeführt werden.
Markiert man in dieser Liste die gesuchte Funktion, erscheint deren Signatur, sprich, die Namen aller Parameter, direkt darunter und die Funktion kann per Mausklick in die Tabelle übernommen werden.
Komplexe Tabellen bestehen oft aus vielen Spalten, meist finden sich in Arbeitsmappen dann auch mehrere Blätter mit unterschiedlichen Tabellen, die untereinander verknüpft sind. Wer Informationen aus mehreren Tabellenblättern oder von unterschiedlichen Stellen einer Tabelle braucht, navigiert mit der Tastatur viel schneller.
Zum Ändern der Position in der aktuellen Arbeitsmappe stehen in Excel 2016 die folgenden Tastenkürzel zur Verfügung:
[Strg]+[Pos1] navigiert zum Anfang des Tabellenblatts
[Strg]+[Ende] navigiert zur letzten genutzten Zelle in einem Tabellenblatt, also in die unterste verwendete Zelle, in der am weitesten rechts genutzten Spalte
[Strg]+[Bild auf] wechselt in einer Arbeitsmappe zum nächsten Blatt nach links
[Strg]+[Bild ab] wechselt zum nächsten Arbeitsblatt nach rechts
Nicht immer muss man beim Rechnen in Excel-Tabellen mit allen Nachkomma-Stellen rechnen. Normalerweise rundet Microsoft Excel Zahlen aber nicht automatisch. Die Funktion lässt sich aber auf Wunsch einschalten.
Um alle Zahlen in einer Spalte oder Zeile einer Excel-Tabelle zu runden, öffnet man die entsprechende Datei und markiert dann die Zelle, die Zeile oder die Spalte, deren Werte gerundet werden sollen. Anschließend oben im Menüband zum Tab Start schalten.
Dort finden sich im Bereich Zahlen zwei Schaltflächen, deren Symbole Nachkomma-Stellen darstellen: Der linke Button fügt Dezimalstellen hinzu, mit der rechten Schaltfläche werden die Werte auf eine bestimmte Anzahl Stellen gerundet. Wer diese Funktion mehrmals aufruft, rundet die Werte entsprechend mit mehr oder weniger Dezimalstellen.
