Im geschäftlichen Bereich hat man es des Öfteren mit CSV-Dateien zu tun – also Tabellen, deren Werte als Text gespeichert und mit Kommas getrennt sind. Wer solche Dateien mobil öffnen möchte, kann dazu ab sofort die Google-Tabellen-App verwenden.
Damit das funktioniert, muss man die neuste Version der App installiert haben. Also am besten den Play Store antippen und dort zum Bereich Updates wechseln, um dann nach verfügbaren Aktualisierungen zu suchen und diese zu installieren. Dabei ist es von Vorteil, wenn man über ein WLAN mit dem Internet verbunden ist – denn dann gehen die Downloads nicht zu Lasten des mobilen Datenvolumens.
Nach dem Update von Google Tabellen genügt es, eine CSV- oder TSV-Datei anzutippen, um sie in der Google-Tabellen-App zu öffnen.
Wer ein Dokument nicht in der Cloud speichern, sondern per eMail an einen Freund oder Kollegen verschicken möchte, muss es nicht erst umständlich auf der Festplatte speichern und die Datei dann manuell an einen Entwurf anhängen. Das geht auch einfacher.
Office-Dateien aus Word, Excel und PowerPoint lassen sich am Mac mit nur drei Klicks als PDF per eMail senden:
Zuerst wird das gewünschte Dokument, die Tabelle oder die Präsentation im zugehörigen Office-Programm geöffnet.
Jetzt oben rechts auf den Button in der Ecke (Person mit Plus-Zeichen) klicken.
Dann im Menü Anlage senden, PDF auswählen.
Damit öffnet sich automatisch eine neue Nachricht und man muss nur noch Empfänger sowie Betreff eingeben.
Summen lassen sich in Excel-Tabellen mit wenigen Klicks automatisch berechnen. Manchmal will man aber nicht sämtliche Werte eines Zell-Bereichs addieren, sondern nur solche, die eine Bedingung erfüllen.
Dazu gibt es die Funktion SUMMEWENN. Sie hat zwei (oder drei) Parameter:
Zuerst den Bereich angeben, der geprüft werden soll.
Dann die Bedingung angeben.
Soll die Prüfung in einem anderen Bereich stattfinden als die addierten Werte, gibt man als dritten Parameter den Bereich an, der addiert werden soll.
Mit der Formel =SUMMEWENN(A1:A3; ">0") werden beispielsweise alle Werte addiert, die größer sind als Null. Negative Werte werden hier also ignoriert.
Manchmal will man eine bestimmte Zelle mit auffälligem Text füllen. Eine Möglichkeit, das zu tun, besteht darin, den Text einfach mal diagonal, also schräg von einer Ecke in die andere, laufen zu lassen. Mit Excel ist das schnell so formatiert.
Am Beispiel von Excel 2016 für Mac zeigen wir, wie man vorgeht:
Als Erstes wird der Text in die gewünschte Tabellen-Zelle eingegeben.
Die Zelle dann markieren.
Jetzt oben im Menü auf Format, Zellen … klicken.
Alternativ kann auch [cmd]+[1] gedrückt werden.
Dann zum Tab Ausrichtung wechseln.
Hier kann nun der gewünschte Winkel für den Text in der Zelle festgelegt werden – zum Beispiel schräg nach oben oder nach unten.
Ganz klar, einer der Vorteile einer Excel-Tabelle ist: Man kann viele Zellen durch Formeln und Zellbezüge miteinander vernetzen. Bei komplexen Formeln verliert man aber schnell den Durchblick. In diesem Fall hilft die grafische Auswertung der Formel weiter.
Um eine Zelle mit Formel in Excel 2016 optisch zu veranschaulichen, öffnet man die entsprechende Tabelle als Erstes. Dann per Mausklick die Zelle mit der Formel markieren, die man veranschaulicht haben will.
Oben im Menüband dann auf Formeln, Spur zum Vorgänger klicken. Damit fügt Excel Pfeile von den Zellen ein, auf die sich die markierte Formel bezieht. Umgekehrt werden durch Formeln, Spur zum Nachfolger Pfeile zu allen Zellen gezeichnet, in denen der Inhalt der aktuellen Zelle verwendet wird.
Will man eine Word-Tabelle so formatieren, dass mehr Platz bleibt, klappt das manchmal nicht wie gewünscht. Text passt dann zum Beispiel nicht in eine Zelle, obwohl dort Platz zu sein scheint. Wie man diesen Fehler behebt, zeigt dieser Tipp.
Des Rätsels Lösung: Passt ein Text nicht in eine Zelle, obwohl er eigentlich hineinpassen müsste, ist vielleicht eine unsichtbare, leere Zelle dahinter. Wenn man sie löscht, passt der Inhalt plötzlich in die Zelle. Und so geht’s:
Zuerst markiert man mit gedrückter Maustaste die Zelle mit dem Inhalt sowie die dahinter liegende Zelle.
Im Menü oben klicken auf: Tabellen-Tools: Layout, Zellen verbinden.
Schon verschwindet die unsichtbare Zelle, sodass der Text in die Zelle passt.
Sind in einer Excel-Tabelle zwei Zellen benachbart und sollen vertauscht werden, muss man dies nicht manuell über die Zwischenablage machen. Denn in der Tabellenkalkulation steht eine Vertauschen-Funktion schon eingebaut parat.
So wird sie genutzt:
Als Erstes die Excel-Datei öffnen, in der Zellen, Spalten oder Zeilen vertauscht werden sollen.
Jetzt die erste der Zellen markieren.
Danach muss man die [Umschalt]-Taste gedrückt halten.
Nun den Rand der Zelle in Richtung der Zelle ziehen, mit deren Inhalt sie vertauscht werden soll.
Sobald der Cursor zu einem Balken wird, die Maustaste loslassen.
Bei Zeilen und Spalten klappt der Trick übrigens auch.
Beim Speichern eines Word-Dokuments, einer PowerPoint-Präsentation oder einer Excel-Tabelle schlägt Office automatisch die Bibliothek „Dokumente“ vor. Klar, man kann jedes Mal manuell einen anderen Ordner wählen. Wer die „Dokumente“ aber nie nutzt, ändert am besten den Standard-Speicherort.
Um anzupassen, in welchem Ordner Microsoft Office am PC Dokumente standardmäßig speichern will, wird als Erstes die betreffende Office-App gestartet. Jetzt folgen Klicks auf „Datei, Optionen, Speichern“. Hier finden sich im Bereich „Dokumente speichern“ zwei Felder, nämlich
Dateispeicherort für AutoWiederherstellen, und
Lokaler Standardspeicherort für Datei.
Um einen dieser Werte zu ändern, folgt dahinter ein Klick auf den „Durchsuchen…“-Button, wonach man den gewünschten Ordner von der eigenen Festplatte wählt. Nach dem Ändern der Einstellung wird diese per Klick auf „OK“ übernommen. Ab sofort wechseln Word, Excel und Co. immer automatisch zu dem soeben eingestellten Ordner, wenn eine Datei zum ersten Mal gespeichert werden soll.
