Nach dem Einfügen einer Tabelle in ein Word-Dokument ist es oft schwierig, daraus normalen Fließtext zu machen. Anstelle diese Arbeit manuell zu erledigen, klappt das mit einer Word-Funktion viel schneller.
Dazu wird als Erstes die betreffende Tabelle eingefügt – oder man öffnet ein existierendes Word-Dokument mit Tabellen. Jetzt die gesamte Tabelle auswählen (markieren). Dann oben im Menüband auf „Tabellentools: Layout“ klicken.
Im Abschnitt „Daten“ findet sich hier die gesuchte Funktion „In Text konvertieren“. Im erscheinenden Fenster wird eingestellt, wie die Tabelle in Text umgewandelt werden soll – etwa anhand von Absatzmarken, Tabstopps oder Kommata.
Jetzt noch unten auf „OK“ klicken, und Word kümmert sich vollautomatisch um die Konvertierung der ganzen Tabelle in Textform. Das sieht hinterher natürlich nicht mehr aus wie eine Tabelle, aber das ist meist auch nicht das Ziel.
Vor 30 Jahren erschien die allererste Version der Tabellenkalkulation Microsoft Excel. Version 1.0 erschien im September 1985 und richtete sich an Mac-Nutzer – denn Windows gab es noch nicht.
Warum wurde Excel überhaupt entwickelt? Ein Microsoft-Mitarbeiter der ersten Stunde erklärt: „Unsere Mission war, Lotus 1-2-3 zu schlagen. Wir wollten alles machen, was auch in 1-2-3 möglich war, aber besser und schneller. Und das war noch vor Windows.“
Ganz klar – das Grund-Prinzip von Excel hat Microsoft sich von anderen abgeschaut. Eine Funktion, die damals nur Excel beherrschte, war, dass nach Änderung von Zellwerten nur die Zellen neu berechnet wurden, die von den geänderten Werten betroffen waren – anstelle sämtliche Zellen der Tabelle neu zu berechnen.
Doch die interessanteste Geschichte ist folgende: Die DOS-Version war bereits für 6 Monate in Entwicklung, bevor Bill Gates und andere sich dafür entschieden, anstelle von DOS lieber auf eine grafische Oberfläche zu setzen, die flexibler und anpassungsfähiger für die Darstellung von Tabellen war.
So erschien Excel 1.0 für den Mac und kam nie für ein Microsoft-Betriebssystem heraus. Das war eine richtungsweisende Entscheidung, die gut zum heutigen Leitbild von Microsoft passt, Programme besonders für die Plattformen zu entwickeln, die von den meisten Nutzern verwendet werden – selbst wenn es sich dabei um die Konkurrenz handelt, wie beim Mac.
Wer Excel kennt, nutzt für den schnellen Überblick bestimmt gern die sogenannte „bedingte Formatierung“. Dabei ändert eine Tabellenzelle die Schrift- oder Hintergrund automatisch, je nachdem, ob der Inhalt bestimmten Kriterien genügt. So könnten etwa Zahlen unter Null automatisch rot angezeigt werden.
Um in einer Google-Tabelle Zellen je nach Inhalt einzufärben, öffnet man die betreffende Tabelle als Erstes. Anschließend die gewünschten Zellen oder den Zellbereich mit gedrückter Maustaste markieren.
Dann wird oben auf „Format, Bedingte Formatierung…“ geklickt. Über die Randleiste lassen sich jetzt verschiedene Bedingungen festlegen, um danach das jeweils anzuzeigende Format zu konfigurieren. Zum Schluss auf „Fertig“ klicken – das war’s schon!
In der Online-Textverarbeitung Google Docs stehen nicht allzu viele Design-Tools zur Verfügung. Wie in früheren Zeiten bei HTML4 kann man aber auch bei Dokumenten zu unsichtbaren Tabellen greifen, um ein ganz bestimmtes Aussehen umzusetzen.
Um ein erweitertes Layout auf unsichtbaren Tabellen aufzubauen, überlegt man sich als Erstes, wie diese ineinander verschachtelt werden müssen, um den gewünschten Effekt zu erzielen. Anschließend das betreffende Dokument in Google Docs öffnen – oder ein neues anlegen.
Jetzt wird mit dem Menü „Tabelle“ eine neue Tabelle eingefügt. Dabei die Rahmen auf „0 Punkt“ stellen (siehe Bild), sodass sie später im fertigen Dokument nicht mehr zu sehen sind. Falls benötigt, können jetzt in die einzelnen Tabellen-Zellen noch weitere Unter-Tabellen eingefügt werden.
Wer mit der Online-Bürosuite von Google an einem Dokument oder einer Tabelle arbeitet und dabei eine Illustration einfügen will, braucht dazu keinen neuen Tab. Die Bildsuche-Funktion ist nämlich direkt in die Web-App Google Docs und Tabellen eingebaut.
Um ein Bild aus dem Web in das aktuelle Dokument einzufügen, genügt in Google Docs und Tabellen oben im Menü ein Klick auf „Tools, Recherche“. Jetzt in der Randleiste die Suche auf Bilder einschränken.
Nachdem nun ein Begriff eingetippt wurde, erscheinen passende Bilder – und ein Klick genügt, damit die gewünschte Grafik im Dokument an der aktuellen Cursorposition eingefügt wird.
Eine der sinnvollen Gründe, warum einige Teams ihre Tabellen und Dokumente bei Google speichern, dient der Zusammenarbeit: Ohne weitere Zusatztools können mehrere Nutzer sogar gleichzeitig an der gleichen Datei arbeiten. Damit man immer im Bild ist, wenn der Inhalt einer Tabelle von jemand anders geändert wird, lassen sich Benachrichtigungen aktivieren.
Die werden von Google automatisch verschickt. Und zwar wahlweise sofort bei jeder Änderung, oder – falls sehr viele Leute an einer Tabelle arbeiten – nur einmal pro Tag als Zusammenfassung.
Die eMail-Benachrichtigungen lassen sich leicht einschalten. Einfach die betreffende Google-Arbeitsmappe (Tabelle) im Browser öffnen. Dann auf „Tools, Benachrichtigungsregeln…“ klicken. Nun die Option „Wenn Änderungen vorgenommen werden“ markieren und darunter auswählen, ob man die eMail sofort oder erst später erhalten will. Nach einem Klick auf „OK“ ist die Hinweis-Funktion schon fertig eingerichtet!
Je schneller man eine gesuchte Datei auf der Festplatte findet, desto produktiver kann man arbeiten. Das gilt nicht nur für die lokale Festplatte, sondern auch für Onlinespeicher wie Google Drive. Mit einem Trick findet man im Nu alle Dateien eines bestimmten Dateityps – etwa alle Tabellen.
Um in Google Drive schnell nach Dateien eines bestimmten Typs zu fahnden, wird als Erstes der Browser gestartet und hier zur Adresse https://drive.google.com/ gewechselt. Anschließend mit dem eigenen Google-Konto samt zugehörigem Kennwort einloggen.
In der Übersicht von Google Drive ist oben ein großes Suchfeld zu sehen. Am rechten Ende dieses Suchfelds findet sich ein Pfeil nach unten, der jetzt angeklickt wird. Daraufhin blendet Drive eine Liste mit allen möglichen Dateitypen ein, nach denen im gesamten Drive-Speicher gesucht werden kann. Ein Klick genügt, zum Beispiel auf „Tabellen“.
Wenn man an einem Arbeitsblatt mit vielen Zeilen und Spalten arbeitet, könnte mit der Zeit gezwungen sein, einige der Einträge zu löschen. Dann bleiben mittendrin lauter leere Zeilen zurück. Die muss man nicht alle von Hand löschen, das geht auch einfacher.
Um alle leeren Zeilen in einer Excel-Tabelle auf einen Rutsch zu entfernen, wird die entsprechende Tabelle zunächst geöffnet. Jetzt alle Datenzellen markieren, einschließlich der leeren. Oben im Menüband dann auf „Start“ klicken und mit dem kleinen Pfeil neben „Suchen und auswählen“ das Klappmenü anzeigen. Hier wird dann auf „Inhalte auswählen, Leerzellen, OK“ geklickt.
Damit hat Excel sämtliche leeren Zeilen im markierten Zellbereich auf einmal markiert. Sie lassen sich nun per Klick auf „Start, Löschen, Blattzeilen löschen“ eliminieren.
