Oft nutzt man in Excel-Tabellen Formeln, um Berechnungen anzustellen und Ergebnisse zu ermitteln. Die können mit der Zeit recht komplex werden. Da ist es nervig, wenn andere Nutzer die Tabelle öffnen und die Formel – versehentlich oder absichtlich – ändern. Wer Excel kennt, kann genau das verhindern.
Im Beispiel öffnen wir eine Excel-Tabelle, die genau solche Formeln und Formatierungen enthält. Bei uns stehen die Werte in B2 und B3, die Formel in B4 soll geschützt werden. Jetzt die betreffenden Zellen markieren, hier also B4. Mit der rechten Maustaste auf die Markierung klicken, Zellen formatieren aufrufen und zum Tab Schutz wechseln. Hier die Optionen Gesperrt und Versteckt auswählen.
Jetzt wird das Fenster geschlossen und in Excel auf Überprüfen, Blatt schützen geklickt. Dann die Option Arbeitsblatt und Inhalte gesperrter Zellen schützen auswählen. Auf Wunsch kann der Schutz auch noch mit einem Kennwort verstärkt werden.
Wer mit dem Aufbau einer komplexen Tabelle in Microsoft Excel beschäftigt ist, muss oft Etliches daran umbauen, bis alles passt. Ein gutes Beispiel dafür ist das massenweise Einfügen von Zeilen oder Spalten. Das lässt sich einfacher erledigen als manuell Zeile für Zeile neu einzufügen.
Um auf einen Schlag mehrere Zeilen oder Spalten in eine Excel-Tabelle einzufügen, markiert man als Erstes die entsprechende Anzahl Zeilen oder Spalten von den bereits vorhandenen – und zwar über das seitliche bzw. obere Lineal.
Jetzt mit der rechten Maustaste klicken und Einfügen wählen.
Werden etwa drei existierende Zeilen ausgewählt, um dann Einfügen aufzurufen, erscheinen an gleicher Stelle drei neue, leere Zeilen auf einmal. Genauso funktioniert es auch mit dem Einfügen mehrerer Spalten.
Werden bestimmte Spalten oder Zeilen einer Excel-Tabelle nicht benötigt, kann man sie ausblenden. Kopiert man Daten aus einer Tabelle, werden diese unsichtbaren Zellen aber mit kopiert. Wer das nicht will, muss einen Trick anwenden.
Am einfachsten geht das über ein Tastatur-Kürzel. Dabei wird der Bereich, der kopiert werden soll, zunächst markiert, also ausgewählt. Nun gleichzeitig [Alt]+[Umschalt]+[Komma] drücken. Der weiße Rahmen zeigt an, dass nur die sichtbaren Zellen ausgewählt sind. Die lassen sich dann über [Strg]+[C] ganz einfach kopieren.
Wer die Maus bevorzugt, markiert ebenfalls zunächst den gewünschten Bereich. Im Menü dann auf Start klicken und bei den Suchen-/Ersetzen-Funktionen den Befehl Gehe zu aufrufen. In der Liste der Optionen dann den Eintrag Nur sichtbare Zellen auswählen, fertig.
Wer viel mit Tabellen arbeitet, weiß die Tastatur-Abkürzungen in Microsoft Excel zu schätzen. Auch das Auswählen von Zellen geht mit der Tastatur viel schneller. Bei Rechnungen und anderen Listen muss zum Beispiel oft eine ganze Zeile markiert werden.
Mit der Maus müsste man jetzt links auf die Nummerierung der jeweiligen Zeile klicken, die markiert werden soll. Schneller geht’s per Tastatur: Wer die Zeile auswählen möchte, in der gerade der Cursor steht, drückt einfach gleichzeitig auf [Umschalt]+[Leertaste].
Tipp: Damit dieses Tastatur-Kürzel funktioniert, darf sich Excel nicht gerade im Modus zur Bearbeitung der Zell-Inhalte oder Texte befinden.
Zellen sind immer zu klein – das gilt nicht nur im Knast, sondern auch für Excel-Tabellen. Wenn der Text zu breit wird und die Nachbar-Zelle leer ist, bleiben die Inhalte ja sichtbar. Werden aber innerhalb einer Zelle mehrere Zeilen benötigt, muss man einen Trick anwenden.
Wer sich auch mit Word auskennt, weiß: Durch Drücken von [Umschalt]+[Enter] wird ein neuer Zeilen-Umbruch eingefügt. In Excel wandert der Cursor dadurch aber nur eine Zelle nach oben.
Wer innerhalb einer Excel-Zelle eine neue Zeile eingeben möchte, drückt eine andere Tasten-Kombination, und zwar [Alt]+[Enter]. Dadurch lassen sich zum Beispiel Listen bequem in eine Zelle eingeben, die keine eigene Zeile erhalten sollen.
Mit passender Formatierung wird auch eine sonst langweilige Tabelle schnell ansprechend und interessant. Nur gerade bei vielen Zellen ist es schwierig, wenn man später eine bestimmte Formatierung ändern will. Es sei denn, man nutzt dafür die Ersetzen-Funktion.
Neben Zell-Inhalten lassen sich in Excel nämlich auch Formate ersetzen. Das geht wie folgt:
Zuerst die betreffende Excel-Tabelle öffnen.
Jetzt im Menü auf Start und dann ganz rechts auf Suchen und Auswählen, Ersetzen… klicken.
Nun durch Klick auf Optionen >> die erweiterten Funktionen für die Ersetzung aufrufen.
Daraufhin erscheint hinter dem Such- und dem Ersetzen-Feld jeweils ein Format-Button. Ein Klick darauf lässt den Benutzer das gewünschte Format definieren, das gesucht bzw. ersetzt werden soll.
Tabellen können kurze und längere Inhalte aufnehmen. Passt ein Text nicht gut in eine Zelle, aktiviert man am besten den Zeilen-Umbruch und macht die Spalte dann schmaler.
Damit der Text in einer Tabellen-Zelle umgebrochen wird, geht man wie folgt vor:
Zuerst mit der rechten Maustaste in die betreffende Zelle klicken.
Im Menü den Befehl Zellen formatieren aufrufen.
Im Dialog, der dann erscheint, zum Tab Ausrichtung wechseln.
Bei Eigenschaften nun einen Haken bei Zeilen-Umbruch setzen.
Zum Schluss unten auf OK klicken.
OpenOffice steht unter https://www.openoffice.org zum GRATIS-Download bereit und kann auch Excel-Tabellen ohne Probleme öffnen.
Mit Tabellen lassen sich Zahlen und andere Infos in einem Dokument vom Leser oft leichter erfassen als im normalen Text. Das Problem: Nicht jeder hat Zeit, eine Tabelle in Word ansprechend zu formatieren.
Um Tabellen in Word schnell perfekt aussehen zu lassen, greift man am besten auf die fertigen Format-Vorlagen zurück. Die sind in Word schon eingebaut. Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
Zunächst eine neue Tabelle in Word einfügen. Die sieht zu Beginn ziemlich langweilig aus.
Das ändert sich, wenn oben im Menü auf Tabellen-Layout geklickt wird.
Dann erscheint ein Vorschau-Feld mit vielen Designs. Auf dieses Feld wird mit der Maus gezeigt.
Jetzt lässt es sich durch Klick auf den Pfeil nach unten aufklappen. Noch mehr Designs in vielen schicken Farben erscheinen.
Nun das gewünschte Design auswählen. Per Klick wird es für die aktuell ausgewählte Tabelle übernommen.
