Mit passender Formatierung wird auch eine sonst langweilige Tabelle schnell ansprechend und interessant. Nur gerade bei vielen Zellen ist es schwierig, wenn man später eine bestimmte Formatierung ändern will. Es sei denn, man nutzt dafür die Ersetzen-Funktion.
Neben Zell-Inhalten lassen sich in Excel nämlich auch Formate ersetzen. Das ist besonders praktisch, wenn ihr in großen Arbeitsmappen mit hunderten von Zellen bestimmte Farben, Schriftarten oder andere Formatierungen einheitlich ändern wollt.
So ersetzt ihr Farben in Excel
Die Grundfunktion funktioniert in allen aktuellen Excel-Versionen (Microsoft 365, Excel 2024, Excel 2021) gleich:
- Zuerst die betreffende Excel-Tabelle öffnen.
- Jetzt im Menü auf Start und dann ganz rechts auf Suchen und Auswählen, Ersetzen… klicken. Alternativ: Strg+H drücken.
- Nun durch Klick auf Optionen >> die erweiterten Funktionen für die Ersetzung aufrufen.
- Daraufhin erscheint hinter dem Such- und dem Ersetzen-Feld jeweils ein Format-Button. Ein Klick darauf lässt den Benutzer das gewünschte Format definieren, das gesucht bzw. ersetzt werden soll.
Profi-Tipps für das Format-Ersetzen
Exakte Farbwerte nutzen: Wenn ihr mit Corporate Design arbeitet, könnt ihr in den Farboptionen auch hexadezimale Farbwerte eingeben (#FF0000 für Rot). Das sorgt für 100%ige Konsistenz.
Bedingte Formatierung beachten: Die Ersetzen-Funktion wirkt nur auf direkte Formatierungen, nicht auf bedingte Formatierungen. Falls eure Farben über Regeln gesteuert werden, müsst ihr diese separat anpassen.
Vorschau nutzen: Klickt vor dem Ersetzen auf „Alle suchen“, um zu sehen, welche Zellen betroffen sind. Excel markiert sie dann in der Tabelle.
Was ihr alles ersetzen könnt
Die Format-Ersetzung beschränkt sich nicht nur auf Farben:
- Schriftarten und -größen: Besonders nützlich beim Wechsel von Arial auf Calibri oder bei Größenanpassungen
- Hintergrundfarben: Komplette Farbschemata lassen sich so schnell austauschen
- Rahmen und Linien: Dicke, Stil und Farbe von Zellrahmen
- Zahlenformate: Von Prozent auf Dezimal oder verschiedene Währungen
- Ausrichtung: Linksbündig zu zentriert und umgekehrt
Excel im Web und mobile Apps
In Excel für das Web (früher Excel Online) ist die Format-Ersetzung eingeschränkt verfügbar. Die Funktion „Suchen und Ersetzen“ existiert zwar, aber die erweiterten Format-Optionen sind reduziert. Für komplexe Format-Änderungen solltet ihr daher die Desktop-Version nutzen.
Die mobilen Excel-Apps für iOS und Android bieten diese Funktion derzeit noch nicht. Microsoft arbeitet aber kontinuierlich daran, die Feature-Parität zwischen den Plattformen zu verbessern.
Automatisierung mit Power Query
Wer regelmäßig Format-Änderungen vornimmt, kann seit Excel 2021 auch Power Query nutzen. Dort lassen sich Formatierungsregeln definieren, die bei jeder Datenaktualisierung automatisch angewendet werden. Das ist besonders praktisch bei Reports, die regelmäßig neue Daten erhalten.
Vorsichtsmaßnahmen
Backup erstellen: Vor größeren Format-Änderungen solltet ihr eine Kopie eurer Datei anlegen. Die Rückgängig-Funktion hat Grenzen, besonders bei komplexen Ersetzungen.
Schritt für Schritt: Bei mehreren verschiedenen Formatierungen lieber einzeln vorgehen statt alles auf einmal zu ändern.
Bereiche definieren: Nutzt die Option „Suchen in: Auswahl“, wenn ihr nur bestimmte Bereiche ändern wollt.
Die Format-Ersetzung ist eine der mächtigsten, aber oft übersehenen Funktionen in Excel. Sie spart enorm viel Zeit bei der Überarbeitung großer Tabellen und sorgt für konsistente Formatierungen. Besonders in Unternehmen, wo Corporate Design wichtig ist, oder bei der Aufbereitung von Daten für Präsentationen ist sie unverzichtbar.
Zuletzt aktualisiert am 04.04.2026
