Schluss mit dem mühsamen Formatieren in Excel, dem Ringen um die richtigen Worte in Word oder dem ewigen Basteln an PowerPoint-Folien: Microsoft integriert seinen KI-Assistenten Copilot direkt in die Office-Programme. Doch wer kann die smarten Funktionen nutzen – und was kosten sie? Der große Überblick.
Was ist Copilot in Office 365?
Microsoft Copilot ist ein KI-Assistent, der direkt in die Microsoft-365-Apps eingebunden ist und euch beim täglichen Arbeiten unter die Arme greift. Statt zwischen verschiedenen Programmen hin- und herzuspringen oder ewig nach der richtigen Funktion zu suchen, könnt ihr Copilot einfach in natürlicher Sprache sagen, was ihr braucht – und die KI erledigt es.
Die Technologie basiert auf großen Sprachmodellen (Large Language Models, LLMs) – ähnlich wie ChatGPT. Der entscheidende Unterschied: Copilot hat direkten Zugriff auf eure Microsoft-365-Daten. Das bedeutet, er kann nicht nur allgemeine Texte schreiben, sondern arbeitet mit euren konkreten Dokumenten, E-Mails, Kalendereinträgen und Dateien. Die KI durchsucht euren Microsoft Graph – die Datenbasis eurer gesamten Microsoft-Welt – und liefert personalisierte Antworten, die zu eurer Arbeit passen.
Das Besondere: Copilot lernt den Kontext. Wenn ihr in Word ein Dokument verfasst, kann Copilot auf eure PowerPoint-Präsentationen, Excel-Tabellen oder sogar auf E-Mails und Meeting-Notizen zugreifen. Die KI versteht, worum es geht, und hilft gezielt weiter.
Das kann Copilot in Word
Wer kennt das nicht: Ein leeres Word-Dokument starrt einen an, und die Finger wollen einfach nicht über die Tastatur fliegen. Copilot in Word ändert das Spiel grundlegend. Ihr könnt der KI einen groben Befehl geben wie „Erstelle ein Anschreiben für eine Bewerbung als Marketingmanager“ – und Copilot liefert einen vollständigen Entwurf.
Noch praktischer wird es, wenn ihr auf bestehende Inhalte zurückgreifen wollt. Seit November 2024 könnt ihr in Word bis zu zehn Referenzen einbinden – zum Beispiel andere Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen, PDFs, Meeting-Transkripte oder E-Mails. Die Gesamtgröße aller Referenzen wurde auf rund 80.000 Wörter erweitert – viermal mehr als zuvor.
Ein Beispiel: Ihr müsst einen Projektbericht schreiben. Statt alle Infos mühsam zusammenzusuchen, sagt ihr Copilot: „Erstelle einen Bericht basierend auf der PowerPoint-Präsentation vom letzten Meeting, der Excel-Tabelle mit den Zahlen und den E-Mails von Team-Kollegen aus dieser Woche.“ Die KI durchforstet alle Quellen, fasst die Inhalte zusammen und erstellt ein strukturiertes Dokument.
Copilot kann aber auch bestehende Texte überarbeiten. Er gibt euch Vorschläge für besseren Schreibstil, passt den Ton an (formeller oder lockerer), verbessert die Struktur und fügt sogar Quellenangaben direkt im Text ein. Praktisch: Die KI schlägt zusätzliche relevante Dateien, E-Mails oder Meetings vor, die ihr vielleicht übersehen habt.
Das kann Copilot in Excel
Excel und KI – das klingt nach einer perfekten Kombination. Und tatsächlich entpuppt sich Copilot in Excel als echter Produktivitäts-Booster. Die KI kann komplexe Formeln erstellen, Daten analysieren, Trends erkennen und Zusammenhänge erklären – alles per natürlicher Sprache.
Seit Ende 2024 ist Copilot in Excel mit Python-Integration allgemein verfügbar. Das bedeutet: Selbst wenn ihr keine Programmier-Kenntnisse habt, könnt ihr fortgeschrittene Datenanalysen durchführen. Copilot übersetzt eure Anfragen in Python-Code und führt ihn im Hintergrund aus.
Ein konkretes Beispiel: Ihr habt eine riesige Excel-Tabelle mit Verkaufszahlen und wollt wissen, welche Produkte sich am besten verkaufen und warum. Statt stundenlang mit Pivot-Tabellen zu kämpfen, fragt ihr einfach: „Analysiere die Verkaufszahlen und zeige mir die Top-5-Produkte mit Erklärung.“ Copilot liefert nicht nur die Antwort, sondern auch gleich passende Diagramme.
Neu ist auch die Möglichkeit, Daten aus anderen Dateien zu importieren. Copilot kann auf Word-, PowerPoint- und PDF-Dateien aus eurem Microsoft 365 zugreifen und relevante Informationen extrahieren. Außerdem kann die KI das Web durchsuchen, um öffentliche Daten wie Wechselkurse, Statistiken oder Tabellen zu finden – ohne dass ihr Excel verlassen müsst.
Wichtig: Copilot in Excel funktioniert nur, wenn die Datei in OneDrive gespeichert ist und AutoSave aktiviert ist. Mit lokalen, nicht gespeicherten Dateien klappt es nicht.
Das kann Copilot in PowerPoint
Präsentationen erstellen gehört für viele zu den nervigsten Aufgaben im Büroalltag. Copilot in PowerPoint nimmt euch einen Großteil der Arbeit ab. Ihr könnt eine komplette Präsentation aus einem einfachen Text-Prompt generieren lassen – inklusive Gliederung, Design und passenden Layouts.
Der „Narrative Builder“ hilft euch dabei, die richtige Story zu entwickeln. Ihr könnt Dateien als Referenz einbinden, und Copilot erstellt daraus eine schlüssige Präsentation mit rotem Faden. Seit Ende 2024 gibt es auch einen „Presentation Translator“, der eure Folien automatisch in eine von 40 Sprachen übersetzt – perfekt für internationale Meetings.
Besonders praktisch: Copilot kann vorhandenen Text auf Folien automatisch umformulieren – entweder kürzer und prägnanter oder professioneller. Die KI fügt auch Sprechernotizen für alle Folien hinzu, damit ihr bestens vorbereitet seid. Und wer mit Corporate Design arbeitet, profitiert von der Integration mit Templafy oder SharePoint Asset Libraries – Copilot greift automatisch auf Firmenlogos und genehmigte Vorlagen zu.
Das kann Copilot in Outlook
E-Mail-Flut adé: Copilot in Outlook ist wie ein persönlicher Assistent, der euren Posteingang im Griff hat. Die Funktion „Prioritize my inbox“ analysiert eure E-Mails und hebt die wirklich wichtigen hervor – basierend auf eurem Aufgabengebiet, euren Kontakten und eurem bisherigen E-Mail-Verhalten.
Noch besser: Copilot kann lange E-Mail-Threads in Sekundenschnelle zusammenfassen. Ihr kommt aus dem Urlaub zurück und habt 200 ungelesene Nachrichten? Copilot fasst die wichtigsten Punkte zusammen und zeigt euch, wo ihr aktiv werden müsst. Die KI kann auch E-Mails für euch verfassen – ihr gebt nur grob an, was ihr sagen wollt, und Copilot formuliert eine professionelle Nachricht.
Das kann Copilot in OneNote, Teams und OneDrive
Auch in den anderen Microsoft-365-Apps macht sich Copilot nützlich. In OneNote könnt ihr eure Notizen zusammenfassen, umformulieren oder automatisch in Aufgabenlisten verwandeln lassen. Die KI kann sogar ganze Notizbuch-Abschnitte organisieren und eure OneNote-Inhalte mit anderen Apps verknüpfen.
In Microsoft Teams fasst Copilot Meetings zusammen – und zwar sowohl das Gesprochene als auch die Chat-Nachrichten. So verpasst ihr keine wichtigen Fragen oder Diskussionspunkte mehr. In OneDrive hilft die KI beim Suchen, Vergleichen und Zusammenfassen von bis zu fünf Dateien gleichzeitig.
Kostenlos oder kostenpflichtig? Die verschiedenen Copilot-Varianten
Die Verfügbarkeit und die Kosten von Copilot hängen davon ab, ob ihr Privatnutzer oder Geschäftskunde seid. Hier wird’s etwas kompliziert, aber keine Sorge – wir bringen Licht ins Dunkel.
Für Privatnutzer: Microsoft 365 Personal und Family
Seit Januar 2025 ist Copilot in den Microsoft-365-Abonnements Personal und Family enthalten – allerdings mit Einschränkungen. Ihr bekommt ein monatliches Kontingent an „KI-Credits“. Jedes Mal, wenn ihr Copilot nutzt (z.B. ein Dokument erstellen lasst), wird ein Credit abgezogen. Sind die Credits aufgebraucht, müsst ihr bis zum nächsten Monat warten – oder upgraden.
Microsoft 365 Personal kostet etwa 7 Euro pro Monat, Family etwa 10 Euro (für bis zu sechs Personen). Bei Family kann allerdings nur der Hauptabonnent Copilot nutzen, nicht die anderen fünf Familienmitglieder.
Für Power-User: Microsoft 365 Premium
Wer Copilot intensiv nutzen will, kann auf Microsoft 365 Premium upgraden. Das kostet etwa 22 Euro pro Monat und bietet deutlich mehr KI-Credits sowie Zugang zu experimentellen Funktionen. Premium basiert auf dem Family-Abo und erlaubt es allen sechs Nutzern, Copilot zu verwenden.
Das separate „Copilot Pro“-Abo für 22 Euro wurde mittlerweile in Premium integriert. Copilot Pro war früher nötig, um Copilot mit Microsoft 365 zu nutzen – das ist nun Geschichte.
Für Unternehmen: Microsoft 365 Copilot
Geschäftskunden zahlen deutlich mehr. Microsoft 365 Copilot für Unternehmen kostet etwa 30 US-Dollar pro Nutzer und Monat – zusätzlich zum bestehenden Microsoft-365-Abo (z.B. Business Standard oder Enterprise E3/E5). Dafür gibt es aber auch die volle Power: unbegrenzte Nutzung, Zugriff auf alle Unternehmensdaten im Microsoft Graph und erweiterte Admin-Kontrollen.
Seit September 2025 gibt es auch „Copilot Chat“ kostenlos für alle Microsoft-365-Geschäftskunden. Dieser abgespeckte Chat-Assistent arbeitet aber nur mit Web-Daten, nicht mit euren Firmendaten. Die volle Integration in Word, Excel & Co. gibt’s nur mit der kostenpflichtigen Copilot-Lizenz.
Für Bildungseinrichtungen
Studierende ab 18 Jahren und Lehrkräfte mit Office 365 A1, A3 oder A5 können Copilot ebenfalls nutzen. Die Preise sind vergünstigt, müssen aber über Bildungsanbieter oder Cloud Solution Provider bezogen werden.
Wo ist der Haken? Datenschutz und Einschränkungen
So praktisch Copilot auch ist – es gibt ein paar Dinge zu beachten. Microsoft betont zwar, dass Kundendaten nicht zum Training der KI-Modelle verwendet werden und dass alle Daten sicher in der Microsoft-Cloud liegen. Trotzdem: Wer Copilot nutzt, gibt sensible Informationen an eine KI weiter.
Für Unternehmen ist das besonders kritisch. Die KI hat Zugriff auf alle Dateien, E-Mails und Chats, die im Microsoft 365 gespeichert sind. Microsoft empfiehlt deshalb, vor der Copilot-Einführung die Zugriffsrechte zu überprüfen und alte, überteilte Dokumente aufzuräumen.
Eine weitere Einschränkung: Die Integration ist noch nicht überall perfekt. Copilot funktioniert am besten in den Web-Versionen der Office-Apps. In den Desktop-Programmen kann es manchmal zu Verzögerungen kommen, bis neue Features verfügbar sind. Und manche Funktionen – wie Copilot in Excel – setzen voraus, dass Dateien in der Cloud liegen.
Fazit: Lohnt sich Copilot?
Microsoft Copilot in Office 365 ist keine Spielerei, sondern ein mächtiges Werkzeug, das tatsächlich Zeit spart. Wer regelmäßig Berichte schreibt, Präsentationen erstellt oder mit Daten jongliert, wird die KI-Unterstützung schnell zu schätzen wissen. Die Integration ist nahtlos, die Ergebnisse oft beeindruckend.
Für Privatnutzer mit gelegentlichem Bedarf reicht das kostenlose Kontingent in Microsoft 365 Personal oder Family meist aus. Wer öfter auf Copilot zurückgreifen will, sollte Premium in Erwägung ziehen. Für Unternehmen ist die Rechnung komplizierter: 30 Dollar pro Nutzer und Monat sind nicht wenig. Aber wenn Copilot jedem Mitarbeiter auch nur eine Stunde pro Woche spart, hat sich die Investition schnell amortisiert.
Das Wichtigste: Copilot ist kein Ersatz für menschliches Denken und Kreativität. Die KI liefert Vorschläge, Entwürfe und Analysen – aber die endgültige Entscheidung, was gut ist und was nicht, liegt bei euch. Wer das versteht und Copilot als das nutzt, was es ist – ein intelligenter Assistent – wird viel Freude daran haben.
