Wer viele gleichartige Dokumente verfasst, zum Beispiel Rechnungen, muss immer wieder das Gleiche tippen, nur mit unterschiedlichen Einzelwerten. Word kann einem da den Großteil der Arbeit abnehmen – und beim Eintippen von wenigen Buchstaben komplette Textvorlagen einfügen. Das geht viel schneller als Kopieren und Einfügen.
Mit der AutoKorrektur klappt das, indem zuerst der Text herausgesucht und markiert wird, den man immer wieder eintippen muss. Jetzt auf „Extras, AutoKorrektur…“ (Mac) oder auf „Datei, Optionen, Dokumentprüfung, AutoKorrektur-Optionen…“ (Windows) klicken.
Nun wird ins Textfeld „Ersetzen:“ ein Kurztext eingegeben, den man später eintippen will, um die Langversion abzurufen. Dabei sollte der Kurztext auf keinen Fall einem Wort entsprechen, das man sonst auch verwendet. Nennt man ihn etwa „Bitte“ und tippt einige Zeit ohne Nachdenken einen Satz mit dem Wort „Bitte“, könnte Word automatisch den langen Absatz mit der jammernden dringenden Bitte um Geld einfügen, ohne das man das wirklich will.
Nach dem Klick auf „Hinzufügen, Schließen“ öffnet man ein neues leeres Dokument und gibt dann das hinterlegte Kürzel ein – schon steht ein kompletter Brief, in dem man nur noch den Geldbetrag einsetzen muss.
Fast jeder Dienst, den Sie im Internet nutzen, fragt nach Ihrer Mail-Adresse. Am PC ist diese schnell eingetippt – aber am Handy ist es zuweilen mühselig. Sie können sich die Eingabe Ihrer Mail-Adresse aber einfacher machen. Wir zeigen, wie.
Hinterlegen Sie dazu im iPhone oder iPad ein Textkürzel, das Sie mit der Mail-Adresse verknüpfen. Tippen Sie also auf „Einstellungen, Allgemein, Tastatur“, und geben Sie ein neues Kürzel ein. Verwenden Sie zwei oder mehr Zeichen, die Sie künftig eingeben, damit Ihre E-Mail zum Einfügen vorgeschlagen wird. Ins Feld darunter kommt dann Ihre Mail-Adresse, fertig.
Immer wenn Sie künftig Ihre Mail-Adresse eingeben wollen, genügen jetzt das Tastenkürzel und ein Fingertipp auf den dann eingeblendeten Vorschlag.
Extra-Tipp: So lassen sich auch alle möglichen anderen Textbausteine hinterlegen, die Sie öfters brauchen.
Mit Textkürzeln lassen sich oft benötigte Text-Bausteine schneller in ein Word-Dokument einfügen. Manchmal allerdings funktionieren die gewohnten AutoText-Einträge plötzlich nicht mehr. Was läuft hier schief – und wie beheben Sie das Problem?
AutoText-Einträge werden von Microsoft Word in der Dokumentvorlage abgespeichert. Da die Textverarbeitung für die Rechtschreibprüfung und weitere Funktionen mehrere Sprachen unterstützt, speichert Word für jeden AutoText-Baustein auch die aktuelle Sprache ab.
Verwenden Sie in einem Text viele englische Wörter, kann es dann passieren, dass Word die aktuelle Textsprache von Deutsch auf Englisch umschaltet. In der Folge findet Word die hinterlegten Textbausteine nicht mehr. Des Rätsels Lösung ist denkbar einfach: Klicken Sie einfach in der Windows-Taskleiste rechts auf das Sprachkürzel, und stellen Sie manuell wieder Deutsch ein. Wiederholen Sie das dann mit der Word-Sprache, die Sie unten in der blauen Statusleiste per Klick auf den Namen der Sprache ändern. Dann funktionieren die Textkürzel auch wieder wie gewohnt.
Der Texteditor Notepad++ ist dem Windows-Editor in mancherlei Hinsicht überlegen. Beispielsweise lassen sich hier auch Textbausteine nutzen. Dann brauchen Sie nur den Anfang eines oft getippten Wortes zu schreiben.
Für diesen Zweck gibt es mehrere verfügbare Plug-Ins, alle kostenlos. Eine gute Erweiterung ist zum Beispiel QuickText, das Sie kostenlos herunterladen können. Nach dem Kopieren der DLL-Datei ins Plugins-Verzeichnis starten Sie Notepad++ neu. Jetzt klicken Sie auf „Erweiterungen, QuickText, Options…“, definieren ein Schlüsselwort und einen Ersetzungstext.
Wenn Sie das nächste Mal die ersten paar Zeichen des gewählten Worts eingeben, wird der Rest Ihnen zur Ergänzung vorgeschlagen. Dann genügt ein Druck auf die [Tab]-Taste, und Notepad++ schreibt das Wort für Sie zu Ende.
Wenn Sie immer wieder die gleichen Phrasen verwenden, etwa Anreden oder Grußformeln, wissen Sie sicher den Zeitspar-Effekt von AutoText-Einträgen in Microsoft Word zu schätzen. Manchmal klappt die automatische Ersetzung allerdings nicht wie sonst. Woran kann das liegen? Und wie behebt man das Problem? (mehr …)
