Zum Ändern der Darstellung von Office-Dateien bietet Microsoft in Word, Excel und Co. Farbdesigns an. Am augenfälligsten sind diese in PowerPoint, wenn hier ein Farbschema für eine Präsentation ausgewählt wird. Auch Word verfügt über Farbschemas – sie fallen aber erst beim Einfügen von Tabellen, Formen oder Überschriften auf. Wer die vorgegebenen Farben nicht mag, der stellt einfach ein eigenes Farbdesign.
Dazu wird als Erstes eine Word-Datei geöffnet, um dann eine Überschrift einzugeben. Danach wird diese eingegebene Überschrift ausgewählt. Jetzt oben im Menü zum Bereich Start wechseln, um dann in der Rubrik Formatvorlagen auf den kleinen Pfeil zu klicken.
Ganz unten in der Randleiste, die Word daraufhin einblendet, befindet sich auf der linken Seite ein Button, mit dem sich ein neuer Stil erstellen lässt. Beim Klick öffnet sich ein neues Fenster, mit dem sich der Stil nach Belieben in der Darstellung anpassen lässt. Zudem sollte man hier auch einen passenden Namen eingeben. Jetzt noch oben als Art der Formatvorlage den Eintrag Verknüpft auswählen, und dann darunter die Basis-Vorlage als Überschrift 1 festlegen.
In den meisten Sprachen läuft der Text von links nach rechts über die Seite. Deswegen beginnen unsere Dokumente am linken Seitenrand, und deswegen sind die meisten Texte linksbündig ausgerichtet. Für Überschriften bietet sich hingegen eher die Zentrierung an. Und für Zahlen und andere sekundäre Texte eignet sich eine rechtsbündige Ausrichtung am besten. Mit Word lässt sich über die Tastatur die Ausrichtung eines Textes schnell ändern.
Um einen Absatz links, mittig oder rechts auszurichten, stehen drei eigene Tasten-Kürzel bereit:
[Strg]+[L] für linksbündig,
[Strg]+[E] für zentriert, und
[Strg]+[R] für rechtsbündig.
Am Mac wird stattdessen die [command]-Taste genutzt. Daneben gibt es noch den ausgleichenden Blocksatz mit [Strg]+[B] bzw. [command]+[J].
Wer in einem Text ein Leerzeichen benötigt, aber verhindern möchte, dass der Text an dieser Stelle in eine neue Zeile umbricht, nutzt dazu ein sogenanntes geschütztes Leerzeichen. Mit einem Tasten-Kürzel kann es leicht in ein Word-Dokument eingefügt werden.
Zum Einsatz kommen geschützte Leerzeichen zum Beispiel bei mehrteiligen Abkürzungen, aber auch zwischen Zahlen und den zugehörigen Einheiten.
In der Windows-Version von Microsoft Word lassen sich geschützte Leerzeichen über das Tasten-Kürzel [Strg]+[Umschalt]+[Leer] einfügen. Am Mac ist das Einfügen sogar noch einfacher: Hier kann in beliebigen Programmen [Alt]+[Leer] gedrückt werden.
Werden in einem Word-Dokument Grafiken eingesetzt, kann man ihre Position durchaus variieren, sodass das Layout aufgelockert wird. Dazu unterstützt die Microsoft-Textverarbeitung mehrere Layout-Optionen und auch die manuelle Platzierung.
Um ein Bild am linken Rand der Seite auszurichten, muss man es einfach nur in einen eigenen Absatz einfügen. Standardmäßig verwendet das Programm nämlich die Ausrichtung „Mit Text in Zeile“. Soll die Grafik stattdessen rechtsbündig stehen, einfach nur den Absatz auf rechtsbündig umschalten, beispielsweise mit [Strg] + [R].
Mehr Kontrolle über die Position der Grafik hat man, wenn das Layout auf „Quadrat“ gesetzt wird. Diese Layout-Optionen erreicht man, indem man mit der rechten Maustaste auf die Grafik klickt und dann auf das Untermenü „Zeilenumbruch“ zeigt. Anschließend lässt sie sich bei gedrückter Maustaste genau an die gewünschte Stelle verschieben, und der Text im Dokument fließt um das Bild herum.
Haben Sie in Microsoft Word etwas falsch gemacht, lässt sich die Änderung leicht rückgängig machen – einfach oben links auf den Rückgängig-Pfeil klicken oder über die Tastenkombination [Strg] + [Z]. Wie aber lässt sich die Rückgängig-Aktion rückgängig machen?
Wenn Sie eine Aktion in Word rückgängig gemacht haben und dann feststellen, dass die Bearbeitung doch korrekt war, können Sie – wie im Browserverlauf – auch wieder „nach vorne“ gehen und die Aktion erneut ausführen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:
Rechts neben dem Rückgängig-Pfeil in der Symbolleiste für den Schnellzugriff sehen Sie einen Pfeil in die andere Richtung. Ein Klick darauf stellt die soeben rückgängig gemachte Aktion wieder her.
Alternativ dazu können Sie auch das Tastenkürzel [Strg] + [Y] drücken, wodurch die Bearbeitung ebenfalls wiederhergestellt wird.
Das Textprogramm Microsoft Word führt im Menü „Datei öffnen“ eine Liste mit Dateien, die Sie kürzlich bearbeitet haben. So greifen Sie schneller auf häufig benötigte Dokumente zu. Soll eine Datei immer in dieser Liste bleiben, können Sie sie dort auch anheften. Wie bereinigen Sie die Liste? (mehr …)
Vielleicht geht es Ihnen auch so wie mir: Wenn man häufig ähnliche Dokumente verfasst, braucht man auch immer wieder die gleichen Bausteine – zum Beispiel Kontodaten, Adressblöcke oder Kopfzeilen. Mit Microsoft Word müssen Sie wiederkehrende Text-Abschnitte nicht manuell immer wieder neu tippen. Denn dafür gibt’s den Schnellbaustein-Katalog.
Um schnell mal etwas auszurechnen, greifen viele Nutzer zum Programm „Rechner“, das in Windows eingebaut ist. Wenn Sie gerade Microsoft Word offen haben, geht es aber noch einfacher. Denn die Office-Programmierer haben eine Taschenrechner-Funktion direkt in das Programm integriert.
