Wer einen Text zum Lesen am Bildschirm verfasst, sollte darauf achten, dass dieser kurz und bündig und gut lesbar ist. Wichtig ist auch: Je länger eine Zeile auf dem Bildschirm und auf dem Papier ist, desto größer sollte der Abstand der einzelnen Zeilen sein. Das erleichtert es dem Auge, den Zeilen von links nach rechts zu folgen.
In Microsoft Word können Nutzer den Zeilen-Abstand von Absätzen bequem über das Dialogfeld Absatz einstellen. Dieses Dialogfeld lässt sich aufrufen, indem zuerst die betreffenden Absätze markiert werden, um dann anschließend oben im Menü auf Format, Absatz zu klicken.
Noch einfacher kann der Zeilen-Abstand angepasst werden, in dem oben auf dem Menü-Tab Start die Klappe im Bereich für Tools geöffnet wird. Hier kann der Nutzer schnell eine Auswahl aus häufig benötigten Abständen treffen.
Soll ein Dokument online gestellt werden, ist PDF das Format der Wahl. Viele erstellen PDFs aus Word-Dokumenten. Dazu hat Microsoft Word eine integrierte Export-Funktion. Das Problem: Die so generierten PDFs sind oft viel zu groß.
Mit einem Trick lässt sich die Größe einer PDF-Datei leicht optimieren. Das kann direkt aus Word heraus erledigt werden. Hier die nötigen Schritte:
Als Erstes wird das Dokument geöffnet.
Nun auf Datei, Exportieren klicken.
Dann das PDF-Format auswählen.
Hier bei den Optionen statt Standard die Option für kleinere Dokumente auswählen, fertig.
Mit einer integrierten Funktion können Nutzer mathematische Formeln direkt in Word-Dokumente einfügen. Das ist praktisch, denn so muss kein zweites Programm zu diesem Zweck genutzt werden. Wer die vorgegebene Schrift für Formeln in Microsoft Word ändern will, kann dies mit wenigen Klicks erledigen.
Dazu wird als Erstes eine Formel eingefügt, die Funktion findet sich unter Einfügen, Formel. Nun die gewünschte Formel eintippen und auswählen. Anschließend oben zum Tab Design umschalten und dort auf den Button für normalen Text klicken. Zurück auf dem Menü-Tab Start kann jetzt die gewünschte Schrift über das normale Klappfeld ausgewählt werden.
Wichtig: Nur relativ wenige Schriften haben die Zeichen, die man für Formeln braucht. Wer sich also für eine andere Schrift entscheidet, muss oft mehrere Fonts durchtesten, bis man eine gefunden hat, in der alle benötigten Glyphen enthalten sind.
Alle paar Minuten speichert Microsoft Word das aktuell geöffnete Dokument automatisch als Sicherung. Wer Dateien überhaupt nicht mehr manuell speichern will, nutzt am besten eine neue Funktion von Word 2016.
Der Clou: Sobald sich ein Dokument geändert hat – etwa, weil Text ergänzt oder geändert oder ein Bild eingefügt wurde –, sichert das Programm die Änderungen vollautomatisch. So kann selbst im Falle eines Absturzes nichts mehr verloren gehen.
Um die automatische Speicherung zu aktivieren, genügt es, wenn man das aktuelle Dokument in der OneDrive-Cloud abspeichert. Anschließend oben links im Word-Fenster den Schalter für Automatisches Speichern aktivieren, fertig.
Gut zu wissen: Die automatische Speicherung klappt sowohl in der Windows- als auch in der Mac-Version von Word 2016.
Wird ein Word-Dokument gedruckt, ist es ärgerlich, wenn man zuvor vergessen hat, das Datum oder ein Inhaltsverzeichnis auf den neuesten Stand zu bringen. Damit kein Papier mehr durch veraltete Daten vergeudet werden muss, kann Word Felder beim Drucken selbsttätig aktualisieren.
Damit Inhalts-, Datums- und andere Felder, die in einem Word-Dokument enthalten sind, beim Start des Ausdrucks automatisch auf den neuesten Stand gebracht werden, aktiviert man eine Option in den Word-Einstellungen.
In Word 2016 für Windows dazu auf Datei, Optionen klicken. Hier die Rubrik Anzeige öffnen und den Haken bei Felder vor dem Drucken aktualisieren setzen. Die Änderung wird dann noch per Klick auf OK bestätigt.
Manchmal sagt eine genaue Definition mehr als jede Umschreibung. In diesem Fall hilft es weiter, ein Wort oder einen Ausdruck einfach anhand des zugehörigen Wikipedia-Artikels zu erklären. Dazu muss man die Inhalte aber nicht manuell aus dem Browser nach Word kopieren.
Denn Word enthält eine integrierte Add-In-Funktion zum Einfügen von Daten aus der Wikipedia. Das funktioniert mit folgenden Schritten:
Zuerst wird die Word-Datei geöffnet, in die das Zitat eingefügt werden soll.
Jetzt oben im Menü auf Einfügen, Wikipedia klicken.
Daraufhin erscheint eine Leiste am rechten Rand.
Hier das gewünschte Suchwort eintippen und den Artikel einfügen – fertig.
Oft erkennt die Rechtschreibprüfung von Word einzelne Ausdrücke und Wörter, die in einem Word-Dokument vorkommen, nicht. Auf Nachfrage fügt das Programm sie dann in ein separates Wörterbuch für den Benutzer ein. Dieses Wörterbuch kann auch nachträglich noch geändert werden.
Um das Wörterbuch von Word zu ändern, wird das Programm zunächst gestartet.
Jetzt auf Datei, Optionen (Windows) oder Word, Einstellungen … (macOS) klicken.
Nun zum Bereich Dokumentprüfung (Windows) oder Rechtschreibung (macOS) wechseln.
Hier folgt ein Klick auf den Button Wörterbücher.
Dann das gewünschte Wörterbuch in der Liste auswählen und bearbeiten.
Oft lassen sich Rechnungen und andere Dokumente schneller aus bereits vorhandenen Word-Dateien klonen, anstatt sie neu zu erstellen. Dazu öffnet man die existierende Datei und ruft dann die Funktion „Speichern unter“ auf. Steht diese als eigenes Icon bereit, geht die Arbeit noch schneller von der Hand.
In Word lässt sich oben links in die Leiste ein separates Symbol zum Speichern eines Dokuments mit einem neuen Namen einbauen. Dazu am rechten Rand der Leiste auf den Pfeil nach unten klicken. Am Mac dann einen Haken bei Speichern unter setzen.
Windows-Nutzer klicken in der Liste auf Weitere Befehle…, scrollen dann in der zweispaltigen Ansicht links nach unten, markieren den Eintrag Speichern unter und bestätigen mit Hinzufügen>>, OK. Ab sofort lassen sich geöffnete, bereits gespeicherte Word-Dokumente mit diesem Button unter einem anderen Namen abspeichern.
