Die einen schreiben Rechnungen, die anderen verfassen Briefe. Doch das sind längst nicht die einzigen Möglichkeiten für Word. An welcher Art von Dokumenten man mit dem Programm auch arbeitet – viele bereits fertig integrierte Vorlagen erleichtern die Arbeit.
Die Word-Vorlagen sind schon seit dem Urgestein Word 97 integriert. In neueren Word-Versionen hat Microsoft die Liste der Templates sogar dynamisch gestaltet: Neben den bereits ab Werk mitgelieferten Designs hat man als Nutzer jetzt auch Zugriff auf eine riesige Auswahl an Online-Vorlagen. Die kann Microsoft Word bei Bedarf direkt über das Programm aus dem Internet herunterladen.
Die Liste der Vorlagen lässt sich in Word nach Klicks auf Datei, Neu einsehen. Hier blendet das Programm eine Liste mit Vorschau-Bildern für die angebotenen Vorlagen ein. Per Klick wird die Vorlage abgerufen und ein neues Dokument basierend darauf angelegt.
Tipp: Wer sich vorher einen Eindruck von der Vorlage verschaffen möchte, klickt mit der rechten Maustaste auf das Bild und ruft hier die Vorschau-Funktion auf.
Mit Microsoft Word lässt sich auf Wunsch Text erzeugen, der die Rolle eines Platzhalters übernimmt. Neben dem klassischen Lorem-ipsum-Text können Word und PowerPoint auch sinnvolleren Text einfügen. Das ist praktisch, wenn das Layout einer Datei überprüft werden soll.
In Word 2016 für Windows kann ein Text im Lorem-ipsum-Stil eingefügt werden, indem folgendes Kommando eingegeben und mit Druck auf die [Enter]-Taste bestätigt wird: =lorem()
Auf ähnliche Weise funktioniert auch das Einfügen von Fülltext: =rand()
Ist ein Word-Dokument in der OneDrive- oder SharePoint-Cloud gespeichert, können Kollegen mit entsprechenden Berechtigungen die Datei gleichzeitig mit dem Eigentümer bearbeiten. In Word 2016 ist die Zusammenarbeit sehr einfach.
Sobald ein Dokument von mehreren Nutzern geöffnet ist, erscheinen in der oberen rechten Ecke des Fensters Miniatur-Bilder oder die Initialen der Bearbeiter. Mit der Funktion Freigeben an gleicher Stelle kann ein Link zur Datei jetzt an weitere Personen gesendet werden.
Wo genau die anderen das Dokument gerade bearbeiten, macht Word übrigens durch farbige Fahnen kenntlich. Auch die Auswahl für Text erscheint, wenn der andere Bearbeiter Office 2016 für Office 365-Abonnenten oder die Word Online-App nutzt.
Bei Manuskripten und anderen Dokumenten mit fachlichem Inhalt kommt es nicht (nur) auf die Anzahl der Wörter einer Seite an, sondern auch auf die Zeilen. Auf Wunsch kann Microsoft Word beim Verfassen eines Dokuments die Anzahl der Zeilen automatisch mitzählen.
Damit in Word 2016 für Windows die aktuelle Zeilennummer unten in der Statusleiste eingeblendet wird, führt man folgende Schritte aus:
Als Erstes ein Word-Dokument öffnen oder ein neues Dokument erstellen.
Jetzt mit der rechten Maustaste auf den grauen Bereich unten in der Statusleiste klicken.
Ein Menü wird sichtbar. Hier die Option Zeilennummer mit einem Haken versehen.
Das war‘s auch schon – ab sofort erscheint je nach aktueller Cursorposition unten in der Statusleiste des Word-Fensters die aktuelle Zeile.
Zum Ändern der Darstellung von Office-Dateien bietet Microsoft in Word, Excel und Co. Farbdesigns an. Am augenfälligsten sind diese in PowerPoint, wenn hier ein Farbschema für eine Präsentation ausgewählt wird. Auch Word verfügt über Farbschemas – sie fallen aber erst beim Einfügen von Tabellen, Formen oder Überschriften auf. Wer die vorgegebenen Farben nicht mag, der stellt einfach ein eigenes Farbdesign.
Dazu wird als Erstes eine Word-Datei geöffnet, um dann eine Überschrift einzugeben. Danach wird diese eingegebene Überschrift ausgewählt. Jetzt oben im Menü zum Bereich Start wechseln, um dann in der Rubrik Formatvorlagen auf den kleinen Pfeil zu klicken.
Ganz unten in der Randleiste, die Word daraufhin einblendet, befindet sich auf der linken Seite ein Button, mit dem sich ein neuer Stil erstellen lässt. Beim Klick öffnet sich ein neues Fenster, mit dem sich der Stil nach Belieben in der Darstellung anpassen lässt. Zudem sollte man hier auch einen passenden Namen eingeben. Jetzt noch oben als Art der Formatvorlage den Eintrag Verknüpft auswählen, und dann darunter die Basis-Vorlage als Überschrift 1 festlegen.
In einem Word-Dokument können Bilder dazu beitragen, den Inhalt verständlicher und interessanter zu machen. Wird ein Bild eingefügt, ohne es vorher zu bearbeiten, können einfache Korrekturen, etwa für die Helligkeit, auch direkt in Word erfolgen.
In Word 2016 und 2013 lassen sich mit den Bild-Tools die Helligkeit, der Kontrast und weitere Eigenschaften von Grafiken ändern. Das geht wie folgt:
Zunächst wird ein Bild in einem Word-Dokument ausgewählt.
Jetzt oben im Menü auf Bild-Tools: Format klicken.
Dort auf der linken Seite im Bereich Anpassen die Funktion Korrekturen aufklappen.
Nun erscheinen verschiedene Mini-Ansichten, die eine Vorschau auf unterschiedliche Werte für die Helligkeit und den Kontrast der Grafik ermöglichen.
Sobald auf eine dieser Vorschauen geklickt wird, wendet Word die korrigierten Werte auf das ausgewählte Bild an.
Auf Tastaturen gibt es viele Tasten und Kürzel für besondere Buchstaben und Zeichen. Den Durchmesser eines Kreises gibt man meist mit dem Zeichen Ø an. Dies ist gleichzeitig ein dänischer Buchstabe, und daher kann das Symbol auch über die Tastatur eingefügt werden.
In der Windows-Version von Microsoft Word lässt sich das Durchmesser-Zeichen über das Kontextmenü einfügen. Dazu oben im Menü auf Einfügen, dann auf Symbol und dort auf Weitere Symbole klicken. Nun das Ø-Zeichen auswählen und schon wird es in den Text eingefügt. Noch schneller geht es über die Tastatur. Hierzu die [Alt]-Taste gedrückt halten und dann rechts auf dem Ziffernblock die Tasten 0216 drücken.
Am Mac geht es sogar noch einfacher: Hier kann das Durchmesser-Zeichen in jedem Programm durch Drücken von [Alt]+[Shift]+[O] eingefügt werden.
Viele Büro-Arbeiter nutzen täglich Microsoft Word – ob für Rechnungen, Briefe oder andere Dokumente. Passiert beim Klick auf eine Word-Datei rein gar nichts oder erscheint nur ein Fehler, ist guter Rat teuer.
Dass Word nicht startet, kann verschiedene Ursachen haben. Entweder sind die Word-Dateien nicht mehr mit dem Programm verknüpft. Dies kann unter Start, Einstellungen, Apps, Standard-Apps, Standard-Einstellungen nach App festlegen korrigiert werden.
Stimmt hingegen etwas mit der Word-Installation an sich nicht, bietet Microsoft dafür zwei Reparatur-Funktionen an. Zuerst alle Office-Programme beenden und dann auf Start, Einstellungen, Apps, Microsoft Office 365, Ändern klicken. Hier sollte man zuerst die Schnell-Reparatur versuchen und später, wenn diese nicht helfen sollte, die Online-Reparatur. Die kann, je nachdem, wie schnell das Internet ist, einige Zeit dauern.
