17.04.2007 | Tipps
Bei Textverarbeitungen kocht jeder Hersteller sein eigenes Süppchen. Word, OpenOffice, WordPerfect, StarOffice und wie sie alle heißen: Jeder hat ein eigenes Dateiformat. Gerade erst hat Microsoft mit „.docx“ einen neuen Standard herausgebracht. Das „Rich Text Format“ verstehen jedoch alle Textprogramme.
Das babylonische Formatgewirr bei den Textverarbeitungen hat seine Schattenseiten. Ein Brief in StarOffice geschriebener Brief lässt sich nicht ohne Weiteres in anderen Textverarbeitungen wie Microsoft Word öffnen – und umgekehrt. Schlimmer noch: Selbst innerhalb einer Programmfamilie wechseln die Dateiformate schon mal gerne. Kommt eine neue Programmversion heraus, speichert sie die Dokumente oft in einem völlig anderen Format als vorher.
Im neuen Word 2007 lassen sich dadurch beispielsweise alte Word 5.5-Dokumente nicht mehr öffnen. Selbst Profis blicken bei der Flut an Dokumentformaten der einzelnen Programmversionen nicht mehr durch. Stellt sich die Frage, welches Format sich denn am besten eignet, um Briefe auch nach Jahren und Jahrzehnten noch mit gängigen Textverarbeitungen lesen zu können.
Die Antwort ist einfach: Als Universalformat hat sich das Rich-Text-Format, kurz RTF entwickelt. RTF gibt es bereits seit über zehn Jahren und wird von allen Textverarbeitungsprogrammen unterstützt. Auch in zukünftigen Programmversionen wird das RTF-Format eine bedeutende Rolle spielen. Alle wichtigen Formatierungen, darunter auch Tabellen und Grafiken lassen sich problemlos im RTF-Format speichern. Die Chancen stehen daher gut, dass RTF-Dokumente sich auch in zehn und mehr Jahren noch problemlos lesen lassen; und zwar mit allen gängigen Textprogrammen. Um Dokumente mit Word, OpenOffice oder anderen Textverarbeitungen im universellen RTF-Format abzulegen, muss im Dialogfenster „Speichern unter“ lediglich das Dateiformat „Rich Text Format (RTF)“ gewählt werden.
06.04.2007 | Tipps
Wer viele Briefe frankiert oder Pakete verschickt, sollte sich StampIt anschauen. Mit der Software von der Post lassen sich Briefe und Pakete elektronisch frankieren.
Es gibt Programme, die machen das Leben leichter – aber kaum einer kennt sie. StampIt ist ein gutes Beispiel dafür. Das Programm der Deutschen Post führt ein Schattendasein und sollte endlich mal ans Licht der Öffentlichkeit gezerrt werden. Denn StampIt ist innovativ, clever ausgedacht, komfortabel in der Handhabung und obendrein auch noch nützlich. Solche Programme sollten einfach bekannter sein!
Druckt Briefmarken aus
StampIt ist sozusagen die ganz persönliche Postfiliale für zu Hause und Büro. Mit dem Programm lassen sich Briefe und Päckchen frankieren, Umschläge jeder Art bedrucken sowie Paketzettel beschriften. Alles komfortabel am eigenen PC. Mit StampIt frankierte Paket werden von der Post sogar einen Euro günstiger transportiert.
Die Idee ist simpel: Anstatt passende Briefmarken aufzukleben, startet man die StampIt-Software, wählt die passende Frankierung und druckt die Briefmarke mit dem eigenen Drucker aus. Die Software hilft vorher nicht nur beim Auswählen der passenden Frankierung, sondern bietet auch eine Postleitzahlensuche. Natürlich spuckt der Drucker keine schmucke Marke aus, mit berühmten Personen oder Bauwerken drauf, sondern ein nur wenige Zentimeter breiten Barcode – ganz ohne Zacken. Der für jede Sendung individuelle Code kann in den Vertriebszentralen von Scannern erfasst werden.
Vielseitige Software
Zugegeben, das ist zweifellos nüchtern und lässt Philatelisten sicher aufjaulen, aber dafür auch ungemein praktisch. Vor allem in kleinen Büros, wo sich die Anschaffung einer Frankiermaschine in der Regel nicht lohnt. Alles, was man braucht, um seine Postsendungen mit StampIt selbst zu frankieren, ist ein PC mit Internetanbindung sowie einen Drucker. Außerdem wird ein Portokonto eingerichtet, das sich jederzeit mit Hilfe der Software aufladen lässt. Die Post zieht den Betrag per Lastschrift vom Konto ein.
Mit der vor einigen Tagen veröffentlichten neuen Version von StampIt lassen sich auch Päckchen und Pakete frankieren oder Paketaufkleber bedrucken. StampIt enthält ein eigenes Adressbuch. Hier kann der Benutzer häufiger verwendete Adressen speichern, sodass sie nicht jedes Mal neu eingegeben werden müssen. StampIt hilft außerdem, die Portokasse zu verwalten. Das Programm führt Buch über alle frankierten Sendungen.
Verschiedene Ausgaben
Es gibt verschieden Ausgaben von StampIt. Wer StampIt Web benutzt, braucht gar keine Software zu installieren. Hier wird alles über die StampIt-Webseite erledigt, der Ausdruck erfolgt über PDF-Dokumente. Es entstehen einmalige Einrichtungskosten von drei Euro, ideal für alle, die nur gelegentlich Briefe und Pakete verschicken. StampIt Home 2.0 kostet 9,50 Euro und bietet deutlich mehr Komfort. Wichtigster Pluspunkt: Die Frankierung lässt sich dank Add-In sogar aus Microsoft Word heraus erledigen, was besonders bequem ist. Außerdem ist so auch ein Seriendruck möglich. StampIt Home 2.0 ist gut geeignet für Freiberufler und kleinere Unternehmen.
Die größte Lösung ist StampIt Business für 89,50 Euro. Diese Version bietet Mehrplatzfähigkeit, höheres Portoaufkommen, Einlieferungslisten, Labeldruck und einiges mehr, lohnt sich aber nur für Büros mit recht hohem Postaufkommen. Unter https://www.springhin.de/stampit gibt es eine Übersicht über die Funktionen der einzelnen Versionen.
StampIt ist wirklich praktisch und bewährt sich in den meisten kleineren Büros ganz schnell.
05.04.2007 | Tipps
Die Suchen-und-Ersetzen-Funktion von Word ist ganz schön mächtig. Damit lassen sich blitzschnell alle Textpassage durch andere Texte oder sogar Grafiken und Tabellen austauschen. Mit einem speziellen Trick ist es sogar möglich, dabei den Inhalt der Zwischenablage zu verwenden. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn ein Teil einer Webseite mehrfach in das Dokument eingefügt werden soll.
Hierzu im Internet Explorer (oder jeder beliebigen anderen Windows-Anwendung) die gewünschte Passage mit gedrückter Maustaste markieren und mit [Strg][C] in die Zwischenablage kopieren. Der Inhalt der Zwischenablage lässt sich jetzt über die Ersetzen-Funktion von Word mehrfach in das Dokument einfügen. Im Dialogfenster „Bearbeiten | Ersetzen“ muss im Feld „Ersetzen durch“ lediglich der Code „^c“ eingegeben werden. Die Zeichenfolge ^c steht dabei für den Inhalt der Zwischenablage – was immer dort auch abgelegt ist. Zum Eingeben des ^-Zeichens muss die [°]-Taste (ganz oben links neben der Taste [1]) und anschließend die Leertaste gedrückt werden. Mit einem Mausklick auf „Ersetzen“ tauscht Word dann die im Feld „Suchen nach“ eingetragene Textpassage durch den Inhalt der Zwischenablage aus.
29.03.2007 | Tipps
Excel kann nicht nur mit Zahlen jonglieren. Dank der umfangreichen Textfunktionen lässt sich die Tabellenkalkulation auch hervorragend als kleine Textverarbeitung „missbrauchen“. Bestellformulare oder Rechnungen lassen sich so direkt in Excel und ohne Umweg über Word erstellen. Oft verborgen bleibt dabei allerdings eine praktische Funktion von Excel, Ergebnisse aus Berechnungen nahtlos in Textbereiche zu integrieren. Unterhalb einer Rechnung lässt sich damit beispielsweise die Rechnungssumme noch einmal in einem abschließenden Satz erwähnen. Innerhalb des Textes muss die entsprechende Formel lediglich mit dem Kaufmanns-Und (&-Zeichen) umschlossen werden.
Um beispielsweise direkt im Textfeld die Rechnungssumme mitsamt Umsatzsteuer zu nennen, muss im Textfeld folgendes stehen:
=“Die Rechnungssumme von „&(F6)&“ enthält „&(F6/119*19)&“ Euro Mehrwertsteuer.“
Dank der &-Zeichen wendet Excel im Textfeld die normale Formelberechnung mit den Excel-typischen Zellbezügen wie F6 oder F6/119*19 an. Die sonst übliche Trennung von Textfeld und Formel entfällt damit.
26.03.2007 | Tipps
Microsoft hat mit Office 2007 nicht nur die Benutzeroberflächen der beliebten Programme Word, Excel und Powerpoint dramatisch verändert, sondern auch die Dateiformate. Wenn ein Word-2007-Benutzer ein Textdokument speichert, dann speichert er es mit der Dateiendung .DOCX. Für den Benutzer selbst weiter kein Thema, er bemerkt das im Zweifel nicht mal. Aber wenn das Textdokument weiter gegeben wird, etwa per E-Mail, kann das durchaus zum Problem werden: Die meisten Computerbenutzer arbeiten noch nicht mit Word 2007 und können mit dem Textdokument im DOCX-Format nichts anfangen.
Wer bereits mit Word 2007 arbeitet und ein Textdokument weitergeben möchte, aber nicht sicher kann, dass der Empfänger auch bereits Word 2007 einsetzt, der sollte den Text besser im DOC-Format speichern. Wer ein DOCX-Dokument erhält, muss nicht verzweifeln. Denn Microsoft bietet einen kostenlosen Konverter an, der aus DOCX-Dateien DOC-Dateien macht. Einfach das kostenlos erhältliche Microsoft Office Compatibility Pack aus dem Netz laden und installieren. Anschließend steht in der Dateiauswahl von Word 2003 auch das DOCX-Format zur Verfügung. DOCS-Dateien werden mühelos geladen. Auf Wunsch lassen sich Texte auch im DOCX-Format speichern.
Microsoft Office Compatibility Pack
https://springhin.de/compatibility-pack
26.03.2007 | Tipps
Textdokumente speichert Microsoft im DOC-Format. Lange Zeit galt dieses DOC-Format als Standard. Auch OpenOffice kann DOC-Dateien lesen und speichern. Doch das DOC-Format befindet sich langsam aber sicher auf dem Rückzug. Viele PC-Benutzer speichern ihre Textdokumente in Universalformaten wie RTF (Rich Text Format) oder PDF (Portable Document Format). Populär ist auch das „OpenDocument“-Format, das Schluss macht mit dem herstellereigenen Format-Wirrwarr.
Das offene OpenDocument-Dateiformat ODF eignet sich ideal zum universellen Austausch von Textdokumenten. Die Europäische Union setzt es bereits ein, um die revisionssichere Langzeitablage von Dokumenten zu ermöglichen. Das universelle Format lässt sich praktisch mit jedem Texteditor öffnen und verlangt nicht nach einem speziellen Textverarbeitungsprogramm.
Um auch mit Word Dokumente im modernen OpenDocument-Format erstellen, bearbeiten und speichern zu können, gibt es jetzt ein kostenloses OpenDocument-Add-In für Microsoft Word. Der ODF-Converter bindet sich nahtlos in die Microsoft-Textverarbeitung ein stellt neue Befehle zum Öffnen und Speichern von ODF-Dokumenten zur Verfügung.
Zur Installation unter Word XP und Word 2003 sind zusätzlich das kostenlos erhältlich „Office Compatibility Pack“ sowie das „.NET-Framework 2.0“ erforderlich. Word 2007 braucht lediglich das „.NET-Framework“. Beides gibt es als kostenlosen Download auf den Microsoft-Webseiten.
Office-Compatibility-Pack für Word XP und Word 2003:
https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=de
.NET-Framework 2.0 für Windows:
https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=0856EACB-4362-4B0D-8EDD-AAB15C5E04F5&displaylang=de
ODC-Converter Add-In für Word:
https://odf-converter.sourceforge.net/download.html
23.03.2007 | Tipps
Wenn eine Festplatte den Geist aufgibt oder Daten plötzlich verschwinden, ist die Aufregung meist groß. Doch es gibt immer noch Hoffnung. Denn es gibt Spezialprogramme, die gelöschte Dateien rekonstruieren können.
Unsere Festplatte weiß bestens über uns Bescheid: Ob Dokumente, Texte, Zahlen oder E-Mails, wir vertrauen ihr so ziemlich alles an, auch eher Privates wie Fotos, Videos oder Lesezeichen. Wie wertvoll die Daten sind, merken die meisten erst, wenn die Festplatte sie aus welchen Gründen auch immer nicht mehr rausrückt. Etwa, weil ein Hardwaredefekt vorliegt – oder aber, weil die Dateien plötzlich verschwunden sind. Gelöscht. Meist aus Versehen.
Ontrack und Convar sind Spezialisten
In besonders schweren Fällen können Spezialisten weiter helfen. Ontrack und Convar sind auf Datenrettung spezialisiert. Die Experten können verloren geglaubte Daten oft dann noch retten, wenn ihre Besitzer die Hoffnung eigentlich längst aufgegeben haben. Etwa, weil ein Brand- oder Wasserschaden vorliegt und die Festplatte partout nicht mehr reagieren will. Die Profis haben aber neben reichlich Erfahrung Spezialwerkzeuge, die den Magnetspeichern selbst in Härtefällen die Daten entlocken. Freilich gegen entsprechende Bezahlung.
Viel häufiger werden die Daten jedoch versehentlich gelöscht. Da muss man die Festplatte nicht gleich ins Profilabor schicken, sondern kann sich selbst als Datenretter ausprobieren. Die passende Software gibt es nicht zuletzt von den erwähnten Profis, die tagein, tagaus damit arbeiten. Kroll Ontrack hat gleich mehrere Spezialprogramme im Angebot, für die unterschiedlichsten Krisenfälle.
Hervorragend: EasyRecovery
Die wirklich hervorragenden Programme aus der „EasyRecovery“-Serie kosten ab 85 Euro und rekonstruieren mühelos gelöschte Dateien oder Ordner. Der Benutzer installiert die Software und sucht anschließend auf der Festplatte nach gelöschten Dateien. Das kann zwar eine ganze Weile dauern, aber dafür werden wirklich alle Dateien gefunden, die sich noch retten lassen. Meist recht ein Knopfdruck, um die gelöschten Dateien wieder sichtbar zu machen.
Sollten einzelne Dateien beschädigt sein, etwa weil eine Software beim Speichern Fehler gemacht hat, helfen reine Undelete-Programme nicht weiter. Für solche Fälle hält Ontrack Programme wie „Easyrecovery Filerepair“ und “ Easyrecovery Emailrepair“ bereit. Damit lassen sich zum Beispiel korrupte Word, Excel, Access oder Zip-Dateien wiederherstellen, auch defekte Postfächer können in der Regel repariert werden. Diese Programme kosten zwischen 240 und 300 Euro zusätzlich.
Kostenlose Hilfe mit PC-Inspector
Doch man muss gar nicht immer so tief in die Tasche greifen. Warum nicht erst mal mit einer kostenlosen Software probieren? Mit „PC Inspector File Recovery“ lassen sich ebenfalls gelöschte Daten retten, und das sogar kostenlos. Jeder kann das Programm unter https://www.pcinspector.de laden. Mit der zweiten Ausgabe „Smart Recovery“ lassen sich auch gelöschte Daten auf Speichermedien wie FlashCards, MemorySticks oder Multimediakarten rekonstruieren – ebenfalls gratis. Die Bedienung der Software ist gelungen. Wenn das nicht weiter hilft, kann man immer noch zu den kostenpflichtigen Spezialprogrammen greifen.
Eine Garantie, dass gelöschte Daten zurückgeholt werden können, gibt es nicht. Aber die Chancen stehen besser, als man glaubt. Zumindest, wenn man schnell reagiert. Das ist deshalb nötig, weil ansonsten die durch die Löschung der Daten freigegebenen Speicherbereiche auf der Festplatte irgendwann wieder zum Speichern neuer Informationen benutzt werden. Und dann wären die gelöschten Daten endgültig futsch.
19.03.2007 | Tipps
Zwei Office-Systeme buhlen zurzeit um die Gunst der Büroanwender. Neben dem Platzhirschen Microsoft Word erfreut sich die kostenlose Textverarbeitung OpenOffice wachsender Beliebtheit. Leider sind sich die Dateiformate der beiden Textprogramme nicht immer grün. Mit OpenOffice gespeicherte ODT-Dokumente lassen sich nicht ohne Weiteres in Microsoft Word öffnen. Wer etwa per E-Mail OpenOffice-Dokumente erhält, zum Betrachten aber nicht gleich das komplette OpenOffice-Paket installieren möchte, kann die ODT-Dokumente trotzdem betrachten.
Möglich macht es das kostenlose Tool AODC (An Open Document Converter). Das kleine Hilfsprogramm konvertiert mit Open Office erstellte Text- und Tabellendokumente im ODT- bzw. ODS-Format in eine HTML-Webseite. Die umgewandelten Dokumente lassen sich dann im Browser betrachten oder direkt in Word bzw. Excel öffnen.
Zur Installation ist das Microsoft .NET-Framework 2.0 erforderlich. Das Framework ist bei Windows Vista bereits integriert, Anwender von Windows XP müssen es zunächst herunterladen. Nach dem Download des AODC-Tools reicht ein Mausklick auf die Datei AODC.EXE, um den Konverter zu starten. Jetzt nur noch die Quelldatei angeben und festlegen, mit welchem Programm die konvertierte Datei geöffnet werden soll. Nach einem Mausklick auf „Convert“ startet das Tool den Konvertiervorgang. Besonders praktisch: Mit dem Befehl „Options | Switch Mode Single/Multi“ lassen sich auch mehrere OpenOffice-Dokumente in einem Rutsch konvertieren.
.NET-Framework 2.0 für Windows XP:
https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=0856eacb-4362-4b0d-8edd-aab15c5e04f5&DisplayLang=de
OpenOffice-Konverter AODC:
https://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=149912
