Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Word-Dokumenten im Team stellt sich die Kommentar-Funktion von Microsoft Word als besonders praktisch heraus. Die Funktion zum Einfügen von Kommentaren in ein vorhandenes Dokument ist allerdings etwas versteckt. Mit einem Trick lässt sich ein neuer Kommentar viel schneller einfügen.
Normalerweise werden Kommentare in Word-Dokumente eingefügt, indem das jeweilige Dokument zuerst geöffnet wird, etwa über den Explorer. Anschließend oben im Menüband zur Registerkarte Überprüfen wechseln. Hier folgt in der Mitte einen Klick auf den Button Neuer Kommentar.
Viel einfacher geht es in Word 2016, wenn man im Word-Fenster einen Blick in die rechte obere Ecke wirft. Denn hier steht neben einem Teilen-Button und einer Feedback-Funktion für die Entwickler von Word auch ein Kommentar-Button zur Verfügung. Er zeigt als Symbol eine Sprechblase. Ein Klick auf diese Schaltfläche führt – genau wie die entsprechende Funktion auf dem Überprüfen-Tab im Menüband – zum Einfügen eines neuen Kommentars an der aktuellen Cursor-Position.
In Word-Dokumenten können Kollegen Kommentare hinterlassen und Änderungen nachverfolgen. Ist eine Datei aber fertig, sollten alle anderen das auch erfahren. Als Alternative zur eMail, die eh keiner liest, kann auch das Dokument selbst als abgeschlossen markiert werden.
Wenn ein Dokument in Word als abgeschlossen gekennzeichnet wurde, zeigt Microsoft Word oben ein Hinweis-Banner an. So weiß jeder, der es öffnet: Die Datei ist fertig und sollte nicht weiter bearbeitet werden.
Um ein Dokument als abgeschlossen zu markieren, wird in Word 2016 auf Datei, Informationen, Dokument schützen, Als abgeschlossen kennzeichnen geklickt. Nachdem die Hinweise bestätigt wurden, wird die Datei gespeichert und geschlossen. Jetzt kann sie weitergegeben oder per eMail verschickt werden.
Wie man aus gut informierten Quellen heute entnehmen konnte, wird jetzt sogar aus den größten Bier-Konkurrenten am Rhein ein sehr gut zusammen arbeitender Bier-Konzern.
Hier sind die neuen Logos, die für diese Aktion geplant sind:
Welches dieser Logos den Lesern am besten gefällt, kann man hier voten:
Wer per Dropbox Dateien mit anderen teilen will, erstellt einen frei gegebenen Ordner. Soll der Ordner zukünftig jemand anders gehören, kann man ihn an die neue Person übertragen. Der Eigentümer ist der einzige, der die Freigabe aufheben oder andere Nutzer entfernen kann.
Um die Eigentümer-Rechte eines frei gegebenen Ordners in der Dropbox an jemand anders zu übertragen, meldet man sich als Erstes auf der Dropbox-Website an und navigiert anschließend zum Bereich „Freigabe“. Die Liste aller frei gegebenen Ordner wird sichtbar. In der betreffenden Zeile rechts auf „Optionen“ klicken, dann wird die Liste mit allen Personen in diesem Ordner geöffnet.
Nun aus der Liste die Person heraussuchen, die ab sofort neuer Eigentümer des Ordners sein soll, und dahinter die Klapp-Liste mit den Berechtigungen öffnen. Darin folgt ein Klick auf „Zum Eigentümer machen“. Nach einer Bestätigung wird der Besitzer des Dropbox-Ordners geändert.
Einer der klaren Vorzüge des Arbeitens im Netz ist, in Echtzeit mit den Kollegen zusammenzuarbeiten. Änderungen und Hinzufügungen zu diskutieren, ungeachtet dessen, wie weit die Mitarbeiter voneinander entfernt sind, das hilft besonders Firmen, die global tätig sind.
Jetzt hat Microsoft die Chance genutzt und die Online-Version von Office mit dem Chat- und Videoanruf-Dienst Skype verknüpft. So können Nutzer gemeinsam an Dokumenten arbeiten, egal wo auf der Welt sie sich befinden. Im Moment ist der Dienst nur für Office Online Word sowie Office Online PowerPoint verfügbar. Zur Nutzung werden ein Microsoft-Konto und ein Skype-Konto benötigt.
Der Skype-Chat wird per Klick auf das Sprechblasen-Symbol gestartet, sobald mehrere Personen ein Dokument in Word oder PowerPoint Online geöffnet haben.
