15.04.2012 | Tipps
Zur Zusammenarbeit in Teams ist die Online-Festplatte Dropbox eine gute Wahl. Dateien, die Sie in freigegebene Ordner kopieren, werden automatisch an alle Team-Mitgliedern übertragen. Sie behalten nur schwer die Übersicht, wer wann welche Datei geändert hat? Werfen Sie doch einen Blick in die Chronik Ihrer Dropbox.
Auf der Dropbox-Website steht zu diesem Zweck eine zeitlich sortierte Liste bereit. Dropbox macht bei jeder Änderung in Ihrer Dropbox, und sei sie noch so gering, einen Eintrag in diesen Verlauf. So können Sie auf Anhieb erkennen, welcher Kollege eine Datei zuletzt geändert hat, und wann. Andere Nutzer sehen nicht Ihre Chronik, sondern haben jeweils eine eigene Änderungs-Liste.
Um die Dropbox-Chronik anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dropbox-Symbol im Infobereich neben der Systemzeit. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Dropbox-Website öffnen“. Vorteil: Sie müssen sich nicht nochmal extra einloggen. Sobald die Website geladen ist, wechseln Sie per Klick in der linken Menüspalte zum Bereich „Änderungen“. Schon können Sie in Ruhe nachschlagen, wer welche Datei geändert hat.
14.03.2012 | Office
Beinahe jeder nutzt die Textverarbeitung Microsoft Word. Dank der hohen Verbreitung sind Word-Dokumente, neben PDF, das Standardformat zum Austauschen von Texten, zum Beispiel im Büro. Wer die Zusammenfassung einer Besprechung, oder irgendeinen anderen Text, als Word-Dokument abspeichert, kann diese Datei anschließend an die Kollegen senden. Öffnen diese die Datei ebenfalls mit Microsoft Word, können sie ihre Anmerkungen und Kommentare direkt ins Dokument einfügen.
Haben Sie das Dokument wieder zurück erhalten, sehen Sie genau, wer welchen Kommentar verfasst hat – und welcher Textabschnitt kommentiert wurde. Word nutzt für jeden Bearbeiter eine eigene Farbe, somit wird eine Verwechslung ausgeschlossen.
Die Kommentarfunktion klappt mit allen Word-Versionen. Sie müssen auch keine besonderen Einstellungen an dem Word-Dokument vornehmen, damit Kommentare aktiviert sind. Haben Sie selbst eine *.doc- oder *.docx-Datei bekommen, die Sie kommentieren möchten, gehen Sie in Word 2007 und 2010 wie folgt vor:
- Mit der Maus das Wort, den Satz oder die Textpassage markieren, auf die sich Ihr Kommentar beziehen soll.
- Jetzt oben zur Registerkarte „Überprüfen“ wechseln und anschließend auf die Schaltfläche „Neuer Kommentar“ klicken.
- Sofort wird die markierte Textstelle farbig hinterlegt. Eine Verbindungslinie führt zum Rand des Dokuments, wo ein Eingabefeld angelegt wurde. Geben Sie Ihren Kommentar hier ein.
- Das Dokument jetzt speichern – fertig.
