Für die leichte Lesbarkeit sollte jedes Dokument in Microsoft Word über Zeilen- und Absatz-Abstände verfügen, die gegenüber dem Standard leicht erhöht sind. So kann das Auge den Zeilen besser folgen und Blöcke schneller erfassen. Der Abstand nach Absätzen lässt sich mit einem Trick auch optisch optimieren.
Mit Microsoft Word lassen sich automatische Inhalts-Verzeichnisse erstellen. In diesem Verzeichnis führt das Text-Programm die ersten 3 Ebenen von Überschriften auf. Wer andere Überschriften mit aufführen will, kann das leicht anpassen.
Viele achten beim schnellen Notieren von Ideen oder anderen Notizen nicht auf korrekte Grammatik. Muss man auch nicht – wichtig ist schließlich, dass die Idee nicht verloren geht. In der OneNote-App von Windows 10 Mobile lässt sich die Rechtschreibung deswegen auch abstellen.
Das Notiz-Programm OneNote von Microsoft hat eine integrierte Prüfung für die Schreibung von Wörtern. Beim Verfassen von Notizen ist die Grammatik nicht so wichtig, sondern stört nur. Deswegen lassen sich die Prüfungen in OneNote auch deaktivieren.
Manchmal will die Desktop-Version von OneNote 2016 partout keine lokalen Sicherungen der Notizen erstellen. Die sollen eigentlich dafür sorgen, dass keine Daten verloren gehen. Mit einem Trick lässt sich die Back-up-Funktion reparieren.
Wer viel mit Tabellen arbeitet, weiß die Tastatur-Abkürzungen in Microsoft Excel zu schätzen. Auch das Auswählen von Zellen geht mit der Tastatur viel schneller. Bei Rechnungen und anderen Listen muss zum Beispiel oft eine ganze Zeile markiert werden.
Wer mit Microsoft Word oder in einem anderen Text-Programm an einem Dokument bearbeitet, das ansprechend aussehen soll, muss sich im Voraus Gedanken über die Optik und das zu verwendende Layout machen. Dabei gilt es auch, die Überschriften zu berücksichtigen.
Umfangreiche Dokumente lassen sich leichter durchblicken, wenn sie über einen Inhalts-Verzeichnis verfügen. Dies gilt nicht nur für Word-Dateien, sondern auch für Präsentationen in Microsoft PowerPoint. Allerdings lassen sich Inhalts-Verzeichnisse in PowerPoint 2010, 2013 und 2016 nur über einen Umweg einfügen.
