Immer häufiger ersetzt Microsoft Teams das normale Telefon. Dumm, wenn Anrufe unvermittelt nicht mehr signalisiert werden, sondern die Anrufer direkt abgewiesen werden oder auf die Mailbox kommen. Die Ursache kann die Rufumleitung sein!
Die Funktion der Rufumleitung gibt es bei normalen Telefonen auch: Wenn Ihr nicht erreichbar seid, dann können Anrufe auf eine andere Nummer umgeleitet werden. Ist der Anschluss besetzt oder nicht erreichbar, dann gehen die Anrufe auf die Mailbox. Alles sinnvolle Anwendungen die auch in Teams hilfreich sind.
- Dazu klickt im Teams-Fenster auf die drei Punkte neben Eurem Kontobild und dann auf Einstellungen.
- Auf der linken Seite des Fensters seht Ihr eine Liste mit Funktionen, darin klickt auf Anrufe.
- Unter Anrufbeantwortungsregeln könnt Ihr unter Meine Anrufe weiterleiten eine generelle Rufumleitung einrichten. Im Auswahlfenster unter der Option könnt Ihr auswählen, ob an die Voicemail oder an eine andere Nummer weitergeleitet werden soll.
- Wenn Anrufe gar nicht erst bei Euch klingeln, sondern direkt an die Mailbox gehen, dann liegt das an dieser Option. Wählt stattdessen Anrufe bei mir klingeln lassen, um die normale Signalisierung wieder einzuschalten und die Anrufe annehmen zu können.
Häufige Ursachen für Rufumleitungsprobleme in Teams
Besonders nach Updates oder Änderungen an Euren Microsoft 365-Einstellungen können sich diese Rufumleitungen verselbstständigen. Oft passiert das auch, wenn Ihr zwischen verschiedenen Geräten wechselt – das Smartphone, der Desktop-Client oder die Web-App können unterschiedliche Einstellungen haben.
Ein weiterer Problemfall: Wenn Ihr gleichzeitig das klassische Outlook mit Skype for Business und Teams nutzt, können sich die Anrufeinstellungen gegenseitig überschreiben. Microsoft hat zwar Skype for Business 2021 offiziell eingestellt, aber in manchen Unternehmen laufen noch Altsysteme parallel.
Erweiterte Anrufeinstellungen richtig konfigurieren
An der gleichen Stelle der Einstellungen könnt Ihr auch noch weitere Optionen wie die Klingeltöne, die Dauer bis zur Umleitung und vieles mehr einstellen und die Voicemail konfigurieren. Besonders praktisch: Die gleichzeitige Benachrichtigung auf mehreren Geräten.
Unter Gleichzeitiges Klingeln könnt Ihr festlegen, dass eingehende Anrufe parallel auf Eurem Handy, Desktop und anderen registrierten Geräten klingeln. Das verhindert verpasste Anrufe, wenn Ihr gerade zwischen Homeoffice und Büro wechselt.
Die Anrufgruppen-Funktion ist ebenfalls nützlich: Hier könnt Ihr definieren, dass Anrufe nach einer bestimmten Zeit automatisch an Kollegen oder das Sekretariat weitergeleitet werden. Das ist besonders in größeren Teams praktisch.
Teams Phone System vs. normale Teams-Anrufe
Wichtig zu wissen: Es gibt einen Unterschied zwischen normalen Teams-zu-Teams-Anrufen und dem Teams Phone System, mit dem Ihr auch externe Telefonnummern anrufen könnt. Die Rufumleitungseinstellungen wirken sich auf beide aus, aber bei Phone System-Lizenzen habt Ihr zusätzliche Optionen wie die Weiterleitung an externe Rufnummern.
Falls Euer Unternehmen Teams Phone nutzt, könnt Ihr auch komplexere Szenarien einrichten: Zeitbasierte Weiterleitungen (nur außerhalb der Geschäitszeiten), statusabhängige Umleitungen (bei „Beschäftigt“ oder „Nicht stören“) oder sogar standortbasierte Regeln.
Troubleshooting: Wenn die Einstellungen nicht greifen
Manchmal dauert es ein paar Minuten, bis Änderungen an den Rufumleitungseinstellungen aktiv werden. Bei hartnäckigen Problemen hilft es, sich komplett aus Teams abzumelden und neu anzumelden.
Falls die Anrufeinstellungen ausgegraut sind oder nicht verfügbar, liegt das meist an den Administratorrichtlinien Eures Unternehmens. Dann müsst Ihr die IT-Abteilung kontaktieren, um die entsprechenden Berechtigungen zu bekommen.
Ein weiterer Tipp: Überprüft Euren Teams-Status. Wenn Ihr dauerhaft auf „Nicht stören“ oder „Offline“ steht, können Anrufe automatisch an die Voicemail weitergeleitet werden, unabhängig von Euren Umleitungseinstellungen.
Mobile Teams-App: Besonderheiten beachten
Bei der mobilen Teams-App gibt es zusätzliche Fallstricke: Die App muss im Hintergrund laufen dürfen und Push-Benachrichtigungen müssen aktiviert sein. Sonst kommen Anrufe gar nicht erst an. Überprüft in den Smartphone-Einstellungen, dass Teams nicht durch Energiespar-Modi eingeschränkt wird.
Außerdem synchronisiert die mobile App die Anrufeinstellungen nicht immer sofort mit dem Desktop-Client. Ändert die Einstellungen am besten dort, wo Ihr die meisten Anrufe erwartet, und lasst den anderen Geräten etwas Zeit zum Synchronisieren.
Zuletzt aktualisiert am 20.02.2026
