Textvorlagen, die auf einen Scanner gelegt werden, landen aus technischer Sicht als Grafik im Computer. Der Scanner tastet die Vorlage Zeile für Zeile ab und macht eine große Bilddatei daraus. Sollen jedoch Texte eingescannt werden, muss die eingescannte Bilddatei in einen Text umgewandelt werden. Eine Aufgabe, die normalerweise so genannte OCR-Programme (Optical Character Recognition) übernehmen. OCR-Programme untersuchen die Bilddatei und versuchen, darin enthaltenen Text in eine Textdatei umzuwandeln.

Wer mit Microsoft Office XP oder 2003 arbeitet, verfügt – vielleicht ohne es zu wissen – über eine OCR-Software. Dazu im Menü „Microsoft Office“ auf „Microsoft Office Tools“ und dort auf „Microsoft Office Document Scanning“ klicken. Sofern diese Funktion zum ersten Mal benutzt wird, kann es sein, dass die Original-CD von Microsoft eingelegt werden muss, um die Funktion zu installieren.

Anschließend die Scan-Option „Schwarzweiß“ aktivieren, um den Kontrast zu erhöhen – das empfiehlt sich für Scanvorgänge mit Texten grundsätzlich. Danach „Scannen“ anklicken, um den Scanvorgang zu starten. Anschließend besteht die Möglichkeit, durch Anklicken der entsprechenden Symbole wahlweise den gesamten Text oder nur Auszüge daraus in Word zu übernehmen.