Mit der Zeit sammelt sich in den Postfächern der E-Mail-Software Outlook viel Post an. Die Datendateien von Outlook werden immer größer. Das kostet nicht nur eine Menge Speicherplatz auf der Festplatte, sondern auch Performance: Outlook wird langsamer. Darum empfiehlt es sich, den Datenbestand von Outlook regelmäßig zu entrümpeln.
Dazu im Menü „Extras“ die Funktion „Postfach aufräumen“ auswählen. Hier stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die Outlook-Postfächer auf Vordermann zu bringen. Die Funktion „Autoarchivieren“ verschiebt E-Mails und Beiträge, die älter als ein Jahr sind, automatisch in einen separaten Archivordner. Das entlastet die Systemdateien von Outlook enorm. Das Archiv lässt sich bei Bedarf jederzeit gezielt durchsuchen. Die normale Suchfunktion berücksichtigt das Archiv allerdings nicht.
Bei Bedarf lassen sich in derselben Dialogbox auch besonders betagte oder voluminöse Einträge aufspüren und dann ggf. löschen oder verschieben. Es empfiehlt sich außerdem, regelmäßig den Ordner „Gelöschte Objekte“ zu leeren. Auch das verringert den Speicherbedarf der Outlook-Systemdatei.
