Wer sein elektronisches Postfach nicht nur auf einem Computer abrufen und verwalten möchte, sondern auf mehreren – etwa auf dem Schreibtisch-PC, unterwegs auf dem Notebook und vielleicht auch noch mit dem Smartphone -, der muss dafür sorgen, dass alle Rechner auf das Postfach zugreifen können und neue Nachrichten nicht gleich gelöscht werden. Denn sonst landen neue Nachrichten immer nur auf dem Gerät, das die jeweilige Nachricht zuerst abholt.

Jede E-Mail-Software bietet deshalb die Möglichkeit, abgeholte Nachrichten auf dem Server zu belassen – damit andere Rechner, Notebooks und Smartphones die Nachricht ebenfalls noch abholen können. Bei Outlook und Outlook Express nennt sich die Option “Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen”, zu finden im Menü “Extras” unter “Konten”. Hier lässt sich auch einstellen, nach wie vielen Tagen die Nachrichten dann doch vom Server gelöscht werden können. Von dieser Funktion sollte unbedingt Gebrauch gemacht werden, damit das Postfach nicht überquillt – irgendwann müssen abgeholte Nachrichten vom Server entfernt werden. Denn nahezu kein E-Mail-Postfach bietet unendlich viel Speicherkapazität.