Wer eine E-Mail verschickt, kann sich entscheiden: Die Nachricht kann als HTML-Mail verschickt werden, dann sind auch Zeichenformatierungen oder eingebettete Bilder erlaubt. Selbst aufwändig gestaltete E-Mails sind möglich, die optisch an Webseiten erinnern. Oder die E-Mail wird im Textformat auf die Reise geschickt. Solche Mails verbrauchen weniger Speicherplatz, bieten dafür aber auch keinerlei Gestaltungsmöglichkeiten.

Viele Internetbenutzer bevorzugen trotzdem diese „Nur Text“-Mails, unter anderem, weil sie weniger Platz verschlingen. Lästig wird es, wenn man als E-Mail-Versender immer wieder unterscheiden muss, wem man nun HTML-Mails schicken soll und wem E-Mails in Textform. Darum ist es in Outlook möglich, für jeden Adressaten das bevorzugte E-Mail-Format zu hinterlegen.

Dazu im Ordner „Kontakte“ den gewünschten Kontakt öffnen und im Register „Allgemein“ doppelt auf die E-Mail-Adresse klicken. Anschließend lässt sich im Auswahlfeld „Internetformat“ festlegen, wie die E-Mail verschickt werden soll. Normalerweise ist hier „Outlook wählt das optimale Sendeformat“ voreingestellt, Outlook entscheidet dann in jedem Einzelfall, wie die E-Mail herausgeschickt wird. Es stehen aber auch die Optionen „Als Nur-Text senden“ sowie „Im Outlook-Rich-Text-Format senden“ zur Verfügung. Die hier gewählte Einstellung hat beim Schreiben einer E-Mail an diesen Kontakt Vorrang vor den Standardeinstellungen in Outlook.