Beim Herunterladen neuer E-Mails geht Microsoft Outlook sehr gründlich vor. Egal, wie viele neue Nachrichten eingetroffen oder wie groß die Dateianhänge sind – alle neuen Mails werden komplett heruntergeladen.

Bei schnellen DSL-Verbindungen ist das auch kein Problem. Wer jedoch mit dem Notebook unterwegs ist und beispielsweise während der Zugfahrt Mails abholen möchte, muss Geduld mitbringen. Liegen im Postfach E-Mails mit großen Anhängen, dauert es oft unerträglich lange, bis die neuen Mails komplett eingetroffen sind. Sinnvoller ist es, zunächst nur die Kopf- und Betreffzeilen herunterzuladen. Dann sieht man zumindest den kompletten Inhalt des Postfachs und kann entscheiden, welche Mail komplett heruntergeladen werden soll und welche nicht.

Um die Vorschaufunktion zu aktivieren rufen Nutzer von Outlook XP, 2003 oder 2007 den Befehl „Extras | Senden/Empfangen“ auf und wählen im Untermenü den Befehl „Übermittlungseinstellungen | Übermittlungsgruppen“ definieren. Dann im Bereich „Ordneroptionen“ das Kontrollkästchen „Nur Kopfzeilen downloaden“ aktivieren und das Fenster mit OK schließen. Jetzt werden beim Abrufen neuer Nachrichten nur die Kopf- und Betreffzeilen heruntergeladen. Wer die komplette Nachricht lesen möchte, muss mit der rechten (!) Maustaste auf die Betreffzeile klicken und den Befehl „Nachricht für den Download markieren“ aufrufen. Beim nächsten Mail-Abruf landen dann auch Nachrichtentext und Anhang im Posteingang.