Signaturen gehören zum guten Ton im E-Mail-Verkehr. Um die Schlussformel und zusätzliche Kontaktinformationen nicht jedes Mal aufs Neue eintippen zu müssen, kann die Signatur in fast allen Mailprogrammen dauerhaft gespeichert und automatisch eingefügt werden.

Besonders praktisch ist die Möglichkeit, die Signatur nicht im Mailprogramm selbst, sondern in einer separaten Textdatei zu speichern. Das ist vor allem für Firmen interessant. Mitarbeiter müssen dann nicht selbst auf jedem Rechner die Signatur anlegen, sondern verlinken einfach zur Standardsignatur im Netz. Nach einer Änderung in der Textdatei, sind alle Mail-Clients automatisch auf dem neuesten Stand.

Um mit dem Gratis-Mail-Client Thunderbird auf eine Signatur-Datei zu verweisen, zuerst den Text der Signatur mit einem Editor anlegen und als Textdatei speichern. Dann in Thunderbird den Befehl „Extras | Konten“ aufrufen und im linken Fenster den Kontonamen markieren. Im rechten Fensterbereich das Kontrollkästchen „Datei als Signatur anhängen“ ankreuzen und über die „Durchsuchen“-Schaltfläche die Signaturdatei auswählen. Ab sofort erscheint der Inhalt der Textdatei als Signatur unter jeder E-Mail.