E-Mails gehen häufig an immer dieselben Personen, etwa an die Brettspielrunde, den Skat-Club, die Familie oder Mitarbeiter eines Projektteams. Jedes Mal aufs Neue die Adressen in das Empfängerfeld einzutragen oder aus dem Adressbuch zu fischen, ist nicht nur mühsam – es führt auch häufig dazu, dass jemand vergessen oder die Adresse falsch eingetippt wird.

Einfacher und sicherer geht’s mit einer Verteilerliste. Die muss nur einmal angelegt werden und speichert alle Empfänger unter einem Namen wie „Brettspielrunde“. Je nach Mailprogramm werden E-Mail-Verteiler folgendermaßen angelegt:

Outlook: Den Befehl „Extras | Adressbuch“ aufrufen und anschließend im Menü „Datei“ den Befehl „Neuer Eintrag“ wählen. Dann doppelt auf „Neue Verteilerliste“ klicken, einen passenden Namen eintragen – etwa „Brettspielrunde“ – und auf die Schaltfläche „Mitglieder auswählen“ klicken. Nacheinander doppelt auf die Adressbucheinträge klicken und mit OK bestätigen. Mit einem Klick auf „Speichern & Schließen“ ist die Verteilerliste einsatzbereit.

Outlook Express: Den Befehl „Extras | Adressbuch“ aufrufen und auf die Schaltfläche „Neu“ klicken. Hier den Befehl „Neue Gruppe“ auswählen, einen Namen für die Liste eingeben und auf „Mitglieder auswählen“ klicken. Per Doppelklick wandern die Empfänger aus dem Adressbuch in die Mitgliederliste. Sobald die Liste fertig ist, alle Fenster mit OK schließen.

Windows Mail: Nach Aufruf des Befehls „Extras | Windows-Kontakte“ auf die Schaltfläche „Neue Kontaktgruppe“ klicken, den Namen der Verteilerliste eintragen und auf „Zu Kontaktgruppe hinzufügen“ klicken. Im folgenden Fenster doppelt auf die Namen klicken, die in die Verteilerliste aufgenommen werden sollen. Abschließend die Dialogfenster mit OK schließen.

Um eine E-Mail an alle Empfänger der Verteilerleiste zu schicken, muss im Feld „An“ lediglich der Name der Liste – etwa „Brettspielrunde“ – eingetragen und auf „Namen überprüfen“ geklickt werden. Beim Klick auf „Senden“ geht die Mail automatisch an alle Empfänger der Liste.