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Um Präsentationen auch auf Rechnern abzuspielen, auf denen kein PowerPoint installiert ist, muss entweder der PowerPoint-Viewer installiert oder die Präsentation als ausführbare EXE-Datei gespeichert werden. Das Problem dabei: Nicht jeder möchte zuerst Zusatzsoftware installieren oder dubiose EXE-Dateien starten.

Die Lösung: Wer PowerPoint-Präsentationen ohne Zusatzsoftware zeigen möchte, verwendet das PDF-Format. Der PDF-Reader ist auf fast jedem Rechner zu finden. Bei Office für Mac ist die PDF-Funktion von Hause aus an Bord. Im Dialogfenster „Speichern unter“ muss unter „Format“ nur der Eintrag „PDF“ gewählt werden.

Die Zuschauer werden während der Präsentation gar nicht merken, dass es sich um eine PDF handelt. Wer die PDF öffnet, den Befehl „Darstellung | Diashow“ aufruft und auf „An Bildschirm anpassen“ klickt, stellt die PDF-Präsentation bildschirmfüllend dar. Per Pfeiltasten geht es schrittweise durch die PDF-Seiten, sprich: die Folien der Präsentation.