In vielen Mails geht es um Termine wie Einladungen. Mit einem Trick lässt sich Outlook so konfigurieren, dass Empfänger sofort erkennen, ob der Termin bereits verstrichen ist. Die E-Mail wird einfach mit einem Verfallsdatum versehen. Ist der Termin abgelaufen, wird die Nachricht entsprechend gekennzeichnet.

Allerdings funktioniert’s nur, wenn beide Seiten (Absender und Empfänger) mit Outlook arbeiten. Um Mails mit einem Verfallsdatum zu versehen, im Nachrichtenfenster das Register „Optionen“ öffnen und im Menüband bei „Weitere Optionen“ auf den kleinen Pfeil klicken. Dann im Abschnitt „Übermittlungsoptionen“ die Option „Nachricht läuft ab nach“ aktivieren und das Ablaufdatum festlegen. Abgelaufene Nachrichten werden beim Empfänger (sofern Outlook zum Einsatz kommt) grau schattiert und durchgestrichen formatiert.