Sie archivieren Ihre Mails? Wer geschäftlich dazu verpflichtet ist, oder sich aus anderen Gründen für eine Archivierung entscheidet, bei dem kommen schnell hunderte Nachrichten in diversen Outlook-Unterordnern zusammen. Was tun, wenn die Datendatei zu groß wird?

Meine Empfehlung: Legen Sie jährlich eine neue an. So können Sie die alten Jahres-Dateien getrost archivieren, zum Beispiel auf einer externen Festplatte oder DVD. Der Vorteil: Outlook benötigt weniger Zeit zum Starten.

So wird eine neue Datendatei (.pst) in Outlook 2010 angelegt:

  1. Outlook starten.
  2. Auf „Datei, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen…“ klicken.
  3. Oben zum Tab „Datendateien“ wechseln.
  4. Nun auf den Symbolleisten-Knopf „Hinzufügen“ klicken.
  5. Einen Speicherort für die neue Datei suchen. Tipp: Im Dateinamen könnte man das laufende Jahr angeben. Das erleichtert das spätere Zuordnen.
  6. Nach dem Hinzufügen die neue Datendatei als Standard definieren.
  7. Nach dem abschließenden Neustart von Outlook steht die neue Datei zur Verfügung.
  8. Empfehlenswert ist, die Kontakte aus der einen in die andere Datendatei zu kopieren. Dazu unten links in den Bereich „Kontakte“ wechseln.
  9. Ist das Kopieren erledigt, die Schritte 2 und 3 wiederholen, die alte Datendatei markieren und „Entfernen“. Keine Sorge, die Datei wird dabei nur aus Outlook ausgehängt und nicht von der Festplatte gelöscht.
  10. Die entfernte Datei kann jetzt verschoben oder auf einem externen Datenträger archiviert werden.

outlook-2010-datendatei-anlegen

1 Antwort
  1. Tobias
    Tobias sagte:

    Grundsätzlich eine gute Idee, mehrere PST-Dateien anzulegen.

    Ganz gut funktioniert dies jedoch auch z.B. mit MailstoreHome
    * http://www.mailstore.com/de/

    Ein Klick und alle eMails werden in einem separaten Archiv gespeichert – inkl. Anhängen. Besonders gut ist diese Methode, wenn man nicht viel Zeit hat; ich mache dies z.B. alle 3 Tage und habe so mein Archiv immer up-to-date 😉

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