Wird ein Word-Dokument als Datei an jemand anderen weitergegeben, etwa per eMail oder als OneDrive-Link, treten beim Empfänger eventuell Probleme bei der Darstellung und beim Ausdrucken auf. Dagegen lässt sich etwas unternehmen.

Besonders Designs und Layouts, die man sorgfältig mit viel Aufwand gestaltet hat, sehen am Bildschirm einer anderen Person oft anders aus – das ist ärgerlich. Der Grund: Auf dem anderen System ist ein anderer Drucker-Treiber installiert als auf dem Computer des Erstellers der Datei. Denn leider sind die Einstellungen für Einzüge und minimale Seitenränder nicht standardisiert, sondern unterscheiden sich je nach Drucker-Modell.

Garantierte Abhilfe gegen diesen Layout-Wildwuchs schafft nur die Konvertierung in ein anderes Format. Hier bietet sich das Portable Document Format (PDF) an. Über den Speichern-Dialog von Microsoft Word lässt es sich einstellen. Die Datei erst als PDF exportieren, wenn sie nur noch betrachtet und gedruckt werden soll. Sie lässt sich nämlich nicht originalgetreu in Word öffnen, sondern nur mit Layout-Verschiebungen.