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Die schnelle Kommunikation läuft im Büroumfeld meist immer noch nicht über Messenger-Dienste, sondern über die klassische E-Mail.  Und bei einer E-Mail bleibt es nicht: Dutzende erreichen am Tag Ihren Posteingang, und der Überblick fällt schwer. Vor allem die Zuteilung, wer was machen soll, versteckt sich leicht im Text und geht unter. Über einen einfachen Kniff können Sie sich das Leben deutlich vereinfachen!

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Wichtig ist, dass alle anzusprechenden Adressaten bereits im Adressbuch von Outlook vorhanden sind. Ist das nicht der Fall, dann fügen Sie sie durch einen Klick auf das Kontaktsymbol und dann Neuer Kontakt hinzu.

Innerhalb des Mailtextes geben Sie den Namen mit einem führenden @ ein. Outlook nimmt dieses Zeichen als Hinweis, hier einen Kontakt einzufügen. Wenn Outlook Kontakte findet, die dem eingegebenen Text entsprechen, dann bekommen Sie diese als Liste angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus, indem Sie ihn anklicken.

Im Text wird dieser dann angezeigt. Sie können den angezeigten Text frei verändern: Machen Sie aus „Erle, Andreas“ beispielsweise  „Herr Erle“, wenn es formal sein soll, oder löschen Sie den Nachnamen, wenn Sie locker kommunizieren.

Ein so in den Mailtext aufgenommener Ansprechpartner wird direkt als Empfänger der E-Mail (unter An…) aufgenommen. Sie sparen sich also dazu noch Aufwand.