Der Mailverkehr im eigenen Namen ist vollkommen unkompliziert. Sie schreiben die E-Mail, und das Mailprogramm trägt Sie als Absender ein. Das funktioniert automatisch aus den Informationen, die in Ihrem E-Mail-Konto hinterlegt sind. Und so ist auch bei Antworten automatisch Ihre E-Mail-Adresse als Empfänger hinterlegt. Was aber, wenn Sie im Namen eines anderen Benutzers schreiben müssen? Beispielsweise, wenn Sie einen Kollegen vertreten müssen, die Antworten aber an Sie gehen sollen. Kein Problem in Outlook!

Die Voraussetzung ist, dass der Kollege Ihnen Berechtigungen auf sein Postfach eingerichtet hat. Das geht recht einfach: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den freizugebenden Ordner (z.B. den Posteingang), dann auf Eigenschaften > Berechtigungen. Über Hinzufügen kann dann ein Benutzer hinzugefügt werden. Unten können Sie ganz fein auswählen, welche Rechte der hinzugefügte Nutzen auf dem Postfach haben soll. Für die Stellvertretung muss das Erstellen von Elementen aktiviert sein.

Wenn Sie nun im Namen des Kollegen eine E-Mail schreiben wollen, dann klicken Sie einmalig in einer neuen E-Mail auf Optionen > Von. Wählen Sie dann das freigegebene Postfach aus. In der Mail finden Sie nun über den Adressangaben der E-Mail ein zusätzliches Auswahlfeld für das Postfach, von dem die E-Mail abgeschickt wird. Für den Empfänger sieht die E-Mail genau so aus, als hätte der Vertretene diese selbst geschickt.