Sobald ihr einmal eine E-Mail-Adresse bei einem Gewinnspiel oder einem Newsletter angegeben habt, kommen sie im Massen: Die SPAM-E-Mails. „Send Phenomenal Amounts of Mail“ – riesige Mengen an E-Mails versenden, das ist das Geschäft vieler Werbetreibender. Keine Frage, dass euch das stört. Dafür gibt es in Outlook (und anderen Mail-Programmen) den SPAM-Filter. Eingehende Mails werden automatisch analysiert und gefiltert. Was als Werbung klassifiziert wird, wird in einen separaten Ordner gesteuert und kommt nicht in euren Posteingang. Was aber, wenn der Filter Fehler macht?
Sogenannte „False Positives“, also fälschlicherweise als SPAM identifizierte E-Mails, die kein SPAM sind, kommen immer mal wieder vor. Das ist der Nachteil eines Automatismus, der nach Regeln arbeitet. Wo ihr noch tolerant seid, schlägt dieser gnadenlos zu. Wichtig ist also, regelmäßig das SPAM-Postfach zu kontrollieren.
Findet ihr darin eine E-Mail, die kein SPAM ist, dann könnt ihr diese manuell in den Posteingang schieben. Das hindert Outlook aber nicht daran, beim nächsten Mal wieder falsch zu entscheiden.
Dazu klickt ihr mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und dann auf Junk-E-Mail-Markierung aufheben. Outlook hinterfragt dann extra noch einmal, ob ihr die Regel dauerhaft ändern wollt. Bestätigt ihr dies, dann landen ähnliche E-Mails im Posteingang.
Moderne SPAM-Filter werden immer intelligenter
Die gute Nachricht: SPAM-Filter haben sich in den letzten Jahren deutlich verbessert. Microsoft Defender für Office 365 nutzt mittlerweile Machine Learning und KI-basierte Algorithmen, die kontinuierlich dazulernen. Diese analysieren nicht nur den Inhalt, sondern auch Absenderverhalten, Link-Strukturen und sogar die Reputation von IP-Adressen.
Trotzdem passieren Fehler. Besonders betroffen sind oft:
– Newsletter kleinerer Anbieter ohne etablierte Domain-Reputation
– E-Mails mit vielen Links oder bestimmten Schlüsselwörtern
– Mails von neuen Geschäftskontakten aus unbekannten Domains
– Automatisierte Benachrichtigungen von Tools und Diensten
Proaktive Maßnahmen gegen False Positives
Statt nur zu reagieren, könnt ihr auch präventiv handeln. In Outlook findet ihr unter „Junk-E-Mail-Optionen“ erweiterte Einstellungen. Hier könnt ihr:
Sichere Absender hinzufügen: Tragt vertrauenswürdige E-Mail-Adressen in die Liste sicherer Absender ein. Diese landen garantiert im Posteingang.
Sichere Domänen definieren: Ganze Domains wie eurer Firmen-Domain oder häufig genutzter Newsletter-Anbieter könnt ihr als vertrauenswürdig markieren.
Filterlevel anpassen: Der Schutzlevel lässt sich in vier Stufen einstellen – von „Kein automatisches Filtern“ bis „Hoch“. Je höher, desto aggressiver der Filter.
Microsoft 365 und Outlook im Web
Bei Outlook im Web (ehemals Outlook.com) funktioniert das Prinzip ähnlich. Hier heißt der Ordner „Junk-E-Mail“ und ihr findet die Optionen unter „Einstellungen“ > „E-Mail“ > „Junk-E-Mail“. Die Web-Version bietet zusätzlich eine Vorschaufunktion, mit der ihr verdächtige Mails sicher betrachten könnt, ohne sie zu öffnen.
Moderne Phishing-Schutzfunktionen gehen noch einen Schritt weiter: Sie prüfen Links in Echtzeit beim Anklicken und warnen vor gefährlichen Websites. Diese Advanced Threat Protection ist allerdings nur in höherwertigen Microsoft 365-Abos verfügbar.
Richtig mit SPAM umgehen
Wichtig: Echten SPAM solltet ihr niemals als „Kein Junk“ markieren, nur um ihn loszuwerden. Das trainiert den Filter in die falsche Richtung. Stattdessen löscht solche Mails direkt oder meldet sie als Phishing, wenn sie verdächtig sind.
Ein Tipp aus der Praxis: Erstellt für Newsletter und Online-Shopping eine separate E-Mail-Adresse. So bleibt euer Hauptpostfach sauber und ihr könnt bei dieser „Wegwerf-Adresse“ den SPAM-Filter aggressiver einstellen.
Regelmäßige Kontrolle des Junk-Ordners bleibt trotz aller Technik unverzichtbar. Einmal pro Woche solltet ihr einen Blick hineinwerfen – mehr Zeit müsst ihr nicht investieren, aber diese wenigen Minuten können wichtige E-Mails retten.
Zuletzt aktualisiert am 26.02.2026
