Wenn ihr eine E-Mail bekommt, dann ist es oft dieselbe E-Mail, die ihr als schnelle Antwort verschicken wollt. Diese immer wieder neu zu schreiben und abzuschicken, ist viel zu viel Aufwand. Auch eine Textdatei vorzuhalten, die die Standard-Antworten enthält, macht wenig Sinn. Outlook 365 und die neuen Microsoft 365 Versionen bieten im Standard die Möglichkeit, auf Vorlagen zuzugreifen und eigene anzulegen.
Outlook-Vorlagen: Der Klassiker seit 2019
Im Menüband findet ihr einen Button Vorlagen anzeigen, wenn ihr eine neue, leere E-Mail öffnet. Klickt darauf, dann bekommt ihr erst einmal die Standard-Vorlagen für Verspätungen und Verzögerungen angezeigt. Microsoft hat diese Grundausstattung über die Jahre kaum verändert – sie funktioniert nach wie vor zuverlässig.
Wählt eine der Vorlagen aus, um diese in die E-Mail einzufügen. Nun könnt ihr die E-Mail direkt an den oder die gewünschten Empfänger versenden.
Eigene Vorlagen erstellen: So geht’s
Interessanter ist es, wenn ihr noch eigene Vorlagen anlegt. Klickt dazu auf (+) Vorlage, um ein neues Template zu öffnen. Gebt der Vorlage einen sprechenden Namen, sodass ihr sie aus der Liste später schnell identifizieren könnt. Gebt dann den Text der E-Mail in das Feld darunter ein.
Ein Klick auf Speichern fügt die neue Vorlage dann in die Liste der verfügbaren ein. Um nun eine Vorlage zu verändern oder zu löschen, bewegt ihr den Mauszeiger über sie und klickt dann auf die Mülltonne oder den Stift.
Neue Alternative: Copilot in Outlook
Seit 2024 hat Microsoft eine spannende Alternative zu den klassischen Vorlagen eingeführt: Copilot für Outlook. Das KI-System kann automatisch passende Antworten vorschlagen und sogar aus wenigen Stichworten komplette E-Mails generieren. Copilot ist allerdings nur in den Premium-Abonnements (Microsoft 365 Business Premium, E3, E5) verfügbar.
Der Vorteil: Copilot passt sich an euren Schreibstil an und kann kontextbezogene Antworten erstellen. Der Nachteil: Es kostet extra und funktioniert nur mit Internetverbindung. Für wiederkehrende, standardisierte Antworten sind die klassischen Vorlagen oft praktischer.
Schnellbausteine als Power-Feature
Eine weitere Option, die viele übersehen: Die Schnellbausteine-Funktion in Outlook. Diese findet ihr unter „Einfügen“ > „Schnellbausteine“. Hier könnt ihr nicht nur ganze E-Mail-Texte, sondern auch Textfragmente, Signaturen oder formatierte Blöcke speichern.
Der Trick: Schnellbausteine können sogar Platzhalter enthalten, die ihr beim Einfügen individuell ausfüllen könnt. Perfekt für E-Mails, die ähnlich sind, aber kleine Anpassungen brauchen.
Mobile Apps: Vorlagen unterwegs nutzen
Die Outlook Mobile Apps für iOS und Android haben 2025 endlich eine vollwertige Vorlagen-Unterstützung erhalten. Eure Desktop-Vorlagen werden automatisch synchronisiert und stehen auch auf dem Smartphone zur Verfügung. Das Feature findet ihr in der mobilen App unter dem „+“-Symbol beim Verfassen einer neuen E-Mail.
Tipps für effektive E-Mail-Vorlagen
Damit eure Vorlagen wirklich Zeit sparen, solltet ihr ein paar Dinge beachten:
- Verwendet aussagekräftige Namen für eure Vorlagen
- Lasst Platz für individuelle Anpassungen
- Überprüft regelmäßig, ob die Inhalte noch aktuell sind
- Erstellt verschiedene Höflichkeitsgrade für unterschiedliche Empfänger
- Nutzt auch Betreffzeilen-Vorlagen
Synchronisation zwischen Geräten
Seit dem großen Outlook-Update 2024 werden alle Vorlagen cloudbasiert gespeichert und zwischen euren Geräten synchronisiert. Egal ob ihr am Desktop, Laptop oder Smartphone arbeitet – eure Vorlagen sind überall verfügbar. Das funktioniert sowohl mit privaten Microsoft-Konten als auch mit Firmen-Accounts.
Fazit: Simpel, aber effektiv
Die Vorlagen-Funktion in Outlook mag auf den ersten Blick unspektakulär wirken, spart aber im Arbeitsalltag enorm viel Zeit. Besonders für Kundensupport, Projektmanagement oder regelmäßige Status-Updates sind sie unverzichtbar. Probiert es aus – nach ein paar Tagen möchtet ihr die Funktion nicht mehr missen.
Zuletzt aktualisiert am 04.03.2026
