Neben standardisierten Antworten auf E-Mails werden Sie immer mal wieder neue E-Mails verschicken, die ähnlich sind. Beispielsweise die Einladung zu einem Termin, die bis auf Datum, Uhrzeit und vielleicht Ort genau gleich ist. Da ist es unnötiger Aufwand, diese immer wieder neu zu schreiben. Outlook kennt dafür die so genannten Templates, die Sie mit wenigen Schritten einrichten können. Dazu legen Sie eine neue Email in Outlook an. Schreiben Sie den Inhalt einmal herunter, also alle Informationen, die in der E-Mail fest sind und bei jeder Verwendung wieder verwendet werden sollen. Dabei lassen Sie Platzhalter für die veränderlichen Angaben, z.B. indem Sie sie durch X ersetzen.

Statt die E-Mail dann abzuschicken, klicken Sie auf Datei > Speichern unter. Wählen Sie unter Dateityp statt des normalen Nachrichtenformats Outlook-Vorlage aus. Nachdem Sie der Vorlage nun einen sprechenden Namen gegeben haben, speichern Sie sie. Je mehr Vorlagen Sie speichern, desto genauer sollten Sie auf den Namen achten: Es gibt keine weitere Möglichkeit zur Unterteilung.

Um nun diese Vorlage zu verwenden, klicken Sie in Outlook auf Datei > Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen. Wählen Sie unter Suchen in: ganz oben in der Formularauswahl Vorlagen im Dateisystem. In der sich nun öffnenden Liste finden Sie alle Ihre Vorlagen und können die gewünschte auswählen.