Das Thema Digitalisierung ist in aller Munde, und in den meisten Fällen geht damit Automatisierung einher. Warum sollen Sie Schritte manuell ausführen, wenn diese automatisch gemacht werden können? Outlook hat mit den Quicksteps eine integrierte Funktion, die das leistet. Definieren Sie einen Workflow, starten Sie ihn mit einem Klick, und Outlook führt alle Schritte automatisch aus.

Klicken Sie in der Menüleiste von Outlook in den eigenen Bereich Quicksteps. Dort finden Sie bereits einige vorgefertigte Workflows. Um einen neuen anzulegen, klicken Sie auf Neu erstellen.

Geben Sie dem Quickstep einen sprechenden Namen, mit dem Sie ihn schnell identifizieren können. Unter Aktionen können Sie nun aus den verschiedenen on Outlook unterstützten Schritten auswählen. Beispielsweise das Verschieben von E-Mails in einen Ordner.

Abhängig von der Aktion müssen Sie dann oft noch einen weiteren Wert angeben. Im Beispiel des Verschiebens in einen Ordner zum Beispiel den Namen des Ordners.  Den nächsten Schritt der Workflows fügen Sie dann durch einen Klick auf Aktion hinzufügen hinzu.

Wenn es ganz schnell gehen soll, dann können Sie dem Quickstep eine Tastenkombination hinzufügen, mit der Sie ihn starten können. Damit entfällt das Heraussuchen in der – gegebenenfalls längeren – Liste der angelegten Workflows. Sie drücken die Tastenkombination, und der Workflow startet automatisch mit dem gerade markierten Objekt.