Sie sind den ganzen Tag unter Dauerstress. Jeder will etwas von Ihnen, und ein steter Strom von E-Mails kommt in Ihren Posteingang. Da ist es kaum machbar, die eine, wichtige, lange erwartete E-Mail zu erkennen, wenn Sie dazu nicht ein wenig Unterstützung bekommen. Tatsächlich: Outlook kann Ihnen hier mit wenigen Schritten helfen!

Sie haben die Möglichkeit, eingehende E-Mails direkt während des Einganges besonders hervorzuheben und so auffällig im Posteingang darzustellen. Dazu klicken Sie im Posteingang auf Ansicht > Ansichtseinstellungen, dann auf Bedingte Formatierung. Klicken Sie dann auf Hinzufügen, um eine neue Formatierungsregel hinzuzufügen. Geben Sie der Formatierungsregel einen Namen.

Durch einen Klick auf Schriftart können Sie dann die Formatierung eingeben.

Wenn Sie dann auf Bedingung klicken, dann können Sie verschiedene Selektionskriterien angeben: Filtern Sie auf den Absender, auf den Betreff, Texte in der E-Mail oder den Zeitpunkt des Eingangs, um dann die angegebene Formatierung auf die Mails anzuwenden.

Outlook prüft alle eingehenden E-Mails auf das Zutreffen der Selektionsparameter. Erfüllt eine E-Mail diese dann, dann wird die E-Mail direkt im Posteingang so dargestellt. Es ist empfehlenswert, die unterschiedlichen Formatierungen so abzustimmen, dass sie sich für die wirklich wichtigen E-Mails unterscheiden.

Hier geht es vor allem darum, einzelne E-Mails hervorzuheben. Für Einordnung in Projekte oder zusammenhängende Unterfangen sollten Sie besser auf die Kategorisierung von Outlook zurückgreifen.