Wenn Sie in einer Organisation Office 365 nutzen, dann ist es egal, ob das eine Firma oder eine Familie ist: Die Postfächer hängen quasi zusammen. Sie werden zentral verwaltet, und so können Sie auch für ein anderes Postfach die Stellvertretung übernehmen. Dazu muss der Vertretene Ihnen die Rechte für das Lesen des Postfaches einrichten. Dies kann er auch für das Senden von E-Mails in seinem Namen machen. Die Handhabung für den Vertreter aber ist nicht so einfach ersichtlich.

Wenn Sie eine E-Mail im Namen eines Vertretenen schreiben wollen, dann müssen Sie dazu nicht sein Postfach mit Ihrem Outlook verbunden haben. Es reicht, wenn Sie seine Absenderadresse hinzufügen. Dazu öffnen Sie eine neue E-Mail, dann kicken Sie auf Von. In der sich öffnenden Liste sehen Sie alle E-Mail-Adressen, die Sie als Absenderadressen konfiguriert haben. Klicken Sie dann auf Andere E-Mail-Adresse…

Geben Sie nun die E-Mail-Adresse an, von der Sie E-Mails schicken wollen. Wenn diese im Verzeichnis vorhanden ist, können Sie sie auswählen. Sonst geben Sie sie per Hand ein. Die eingegebene Adresse wird nun der Liste der Absender hinzugefügt.

Bei einer neuen E-Mail wählen Sie die Absenderadresse dann über Von und Auswahl aus der Liste an.  Erst beim Versenden der E-Mail prüft Outlook, ob Sie die Berechtigung dazu haben. Ist das der Fall, dann wird die Mail verschickt und erscheint mit dem angegebenen Absender im Posteingang des Empfängers. Haben Sie die Berechtigung nicht, dann bekommen Sie eine Unzustellbarkeits-Nachricht in den Posteingang.