Gemeinsames Arbeiten muss nicht immer an einem Ort stattfinden, damit es effektiv ist. Gerade, wenn Sie auf verschiedene Standorte verteilt sind, sind Abstimmungen eine Herausforderung. Die klassische Lösung, über E-Mails zu kommunizieren, ist nicht sonderlich effektiv. Dafür haben die neuen Versionen von Outlook aber eine integrierte Abstimm-Funktion, die die Rückmeldung auf vordefinierbare Optionen einschränkt. Wir zeigen Ihnen, wo Sie diese finden.

Öffnen Sie eine neue E-Mail, dann klicken Sie in Outlook auf Optionen > Abstimmungsschaltfl.  verwenden. Outlook zeigt Ihnen nun verschiedene Standard-Wahlmöglichkeiten wie Ja; Nein oder Genehmigt; abgelehnt. Wenn Ihnen die Auswahl nicht ausreicht, dann klicken Sie auf Benutzerdefiniert.

Hier können Sie nun unter Abstimmungs- und Verlaufoptionen die Auswahlmöglichkeiten, die für Ihre Frage relevant sind, auswählen. Trennen Sie die einzelnen Antwortoptionen einfach durch ein Semikolon, dann erkennt Outlook diese automatisch als Liste. Sie sollten dann in der E-Mail selber kurz den Sachverhalt beschreiben, zu dem Sie eine Antwort erwarten, und einen Hinweise auf die Abstimmschaltflächen aufnehmen.

Der Empfänger bekommt Ihre E-Mail dann mit einem Hinweistext “Diese Nachricht enthält Abstimmschaltflächen, Klicken Sie hier…”. Der Erfahrung nach wird das aber eher übersehen, darum macht der explizite Hinweis in der Mail Sinn. Ein Klick auf das Banner oder die Schaltfläche Abstimmen in der Symbolleiste präsentiert dem Empfänger dann die Abstimmoptionen und er kann sie anklicken. Sie bekommen eine Antwort-E-Mail.