Die Organisation von Terminen ist kein leichtes Unterfangen. Nicht umsonst gibt es das Berufsbild der Assistentin oder Sekretärin (in geschlechtsneutraler Version, versteht sich): Viele Faktoren müssen berücksichtigt werden, Menschen und Räume miteinander koordiniert werden und vieles mehr. Schön, wenn das per Software unterstützt wird. Microsoft Teams ist da die aktuelle Lösung von Microsoft. Das Anlegen eines neuen Meetings ist leider nicht ganz so intuitiv.

Spontan ein Meetings zu starten, das geht in Teams leicht. Wählen Sie das Team, klicken Sie unten auf Jetzt besprechen, und schon kann es losgehen. Das ist aber nicht der Standardfall: Normalerweise liegt eine Besprechung in der Zukunft, und nicht alle Teilnehmer daran sind in einem Team. Der einfachste Weg dahin führt über Outlook.

Öffnen Sie den Kalender in Outlook. Dort finden Sie neben den normalen Schaltflächen für neue Termine eine weitere: Neue Teams-Besprechung. Das sich öffnende Fenster sieht aus wie ein normaler Outlook-Termin (was nicht falsch ist). zusätzlich enthält er allerdings schon einen Link auf Ihr spezielles Meeting und die Konferenz-ID und Einwahl-Telefonnummer.

Geben Sei die E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein, legen Sie Datum und Uhrzeit wie auch den Titel fest  und versenden Sie den Termin. Die Teilnehmer können damit auch ohne installiertes Teams, sogar ohne PC, nur per Telefon teilnehmen.