Normalerweise ist ein E-Mail-Postfach etwas, was ihr einmal einrichtet und danach – zumindest von der Konfiguration – nicht wieder anfasst. Da gibt es allerdings Ausnahmen: Oft bleibt das E-Mail-Konto unverändert, aber der Name ändert sich. Beispielsweise, wenn ihr eine Funktionsmailbox wie die des Kassenwartes eines Vereins habt. Die E-Mail-Adresse ist kasse@meinverein.de, trotzdem soll euer Name als Absender angezeigt werden.
Wechselt nun die Person, die diese Mailbox betreut, dann sollte auch der neue Name im Posteingang der Mailempfänger angezeigt werden. Das lässt sich je nach Kontotyp unterschiedlich lösen – und in Outlook 2024/2026 ist das deutlich flexibler geworden als früher.
Änderung bei POP3- und IMAP-Konten
Bei klassischen POP3- oder IMAP-Konten habt ihr die volle Kontrolle. In der aktuellen Outlook-Version (sowohl in der Desktop-App als auch im neuen Outlook für Windows) geht ihr dazu auf Datei > Informationen > Kontoeinstellungen. Klickt das entsprechende Postfach an und dann auf Bearbeiten. Unter Vollständiger Name könnt ihr den Namen des aktuellen Postfachinhabers ändern.
Diese Methode funktioniert auch weiterhin zuverlässig und ist besonders praktisch für kleinere Organisationen oder private Nutzer, die ihre E-Mail-Konten bei Providern wie GMX, Web.de oder T-Online haben.
Microsoft 365 und Exchange-Konten
Bei Microsoft 365 (früher Office 365) oder Exchange-Konten liegt die Sache komplexer. Hier könnt ihr die Kontoeinstellungen nicht direkt in Outlook ändern, da diese zentral verwaltet werden. Stattdessen müsst ihr das über die entsprechenden Administrationsportale machen.
Für Microsoft 365 geht ihr auf das Microsoft 365 Admin Center unter https://admin.microsoft.com. Dort navigiert ihr zu Benutzer > Aktive Benutzer und wählt den entsprechenden Account aus. Unter den Kontaktinformationen könnt ihr den Anzeigenamen ändern. Diese Änderung synchronisiert sich dann automatisch mit Outlook.
Alternativ können Benutzer in manchen Organisationen auch selbst Änderungen vornehmen: Über https://portal.office.com > Mein Konto > Persönliche Informationen lassen sich oft grundlegende Daten wie der Anzeigename anpassen – falls der Administrator das erlaubt hat.
Geteilte Postfächer richtig verwalten
Besonders bei geteilten Postfächern (Shared Mailboxes) ist die Namensverwaltung wichtig. Diese werden in Microsoft 365 separat verwaltet und haben oft mehrere Berechtigte. Der Administrator kann im Admin Center unter Gruppen > Geteilte Postfächer den Anzeigenamen jederzeit anpassen.
Ein Tipp: Wenn ihr regelmäßig zwischen verschiedenen Rollen wechselt (etwa in Vereinen), könnt ihr auch mit Aliasen arbeiten. Dann behaltet ihr eure Hauptadresse, könnt aber E-Mails unter verschiedenen Namen versenden.
Neue Outlook-App beachten
Microsoft hat 2024/2025 massiv in die Vereinheitlichung der Outlook-Oberflächen investiert. Die neue „One Outlook“-App, die sowohl für Windows als auch als Web-App verfügbar ist, vereinfacht viele Konfigurationsschritte. Hier findet ihr die Kontoeinstellungen meist direkt über das Zahnrad-Symbol oben rechts > Konten verwalten.
Wichtig: Falls ihr noch das klassische Outlook 2019 oder 2021 verwendet, funktionieren die beschriebenen Schritte größtenteils identisch. Die Menüpunkte können jedoch leicht anders benannt sein.
Was nach der Änderung passiert
Nach dem Speichern der Einstellungen werden neue E-Mails mit dem aktualisierten Absendernamen versendet. Bereits versendete E-Mails bleiben unverändert – das ist auch gut so, denn nachträgliche Änderungen könnten Verwirrung stiften.
Bei Exchange- und Microsoft 365-Konten kann es bis zu einer Stunde dauern, bis die Änderungen überall sichtbar sind. Das liegt an der Synchronisation zwischen den verschiedenen Servern.
Häufige Stolperfallen
Ein Problem tritt auf, wenn ihr mehrere E-Mail-Programme verwendet. Die Namensänderung in Outlook wirkt sich nicht automatisch auf andere E-Mail-Clients wie Thunderbird oder die Mail-App eures Smartphones aus. Dort müsst ihr die Anpassungen separat vornehmen.
Auch wichtig: Manche Organisationen haben Richtlinien für Anzeigenamen. Prüft vorher, ob es Vorgaben gibt – besonders in größeren Unternehmen sind oft bestimmte Formate („Nachname, Vorname“ oder „Vorname Nachname“) vorgeschrieben.
Die Änderung des Absendernamens ist also meist unkompliziert, ihr müsst nur wissen, an welcher Stelle ihr die richtigen Hebel in Bewegung setzt. Bei Unsicherheiten fragt am besten eure IT-Abteilung oder den Administrator – die wissen genau, welche Berechtigungen ihr habt und welcher Weg der richtige ist.
Zuletzt aktualisiert am 01.03.2026
