Eine der wichtigen Funktionen bei Videokonferenzen via Teams ist die Möglichkeit, den Teilnehmern – wo immer sie auch sitzen mögen – den gleichen Bildschirm zu zeigen. So können Sie schnell Informationen teilen und Abstimmungen vornehmen. In manchen Konstellationen können Sie zwar miteinander reden und sich auch sehen, das Teilen des Bildschirms aber funktioniert nicht. Dafür gibt es eine Lösung!

Teams basiert darauf, dass Sie eine Organisation (meist die Firma) haben und innerhalb dieser Organisation miteinander kommunizieren. In der Praxis aber kommen immer wieder externe Teilnehmer hinzu, die aus einer anderen Firma kommen. Da führt dazu, dass diese sich dann aus ihrer firmeninternen Teams-Installation einwählen. Grundsätzlich kein Problem, aber bei dem Zugriff auf und die Präsentation von Dokumenten kann das dazu führen, dass Probleme auftreten.

Die Lösung ist recht einfach: Der Link, der in der Einladungs-Email automatisch mitgesendet wird, ist firmenunabgängig. Wenn ein Teilnehmer auf diesen Link klickt, dann stehen alle Funktionen von Teams zur Verfügung. Der Teilnehmen-Button in dem internen Teams-Kalender sollte nur firmenintern verwendet werden. In diesem Umfeld funktioniert er.