Je mehr und je länger ihr mit Outlook arbeitet, desto wichtiger wird es, Ordnung zu halten. Ein Posteingang, der ungefiltert alle E-Mails enthält, ist schnell unübersichtlich. Wenn ihr eine bestimmte E-Mail sucht, kostet euch das unnötig Zeit. Die Lösung: Legt Favoriten an, auf die ihr schneller zugreifen könnt.
Favoriten sind Platzhalter für Ordner in der Ordnerstruktur von Outlook, vergleichbar mit den Lesezeichen im Browser oder Shortcuts auf eurem Desktop. Sie funktionieren sowohl in der Desktop-Version von Outlook 365 als auch in der webbasierten Version von Outlook.com perfekt.
So erstellt ihr Outlook-Favoriten
Um einen Ordner zum Favoriten zu erklären, klickt ihr mit der rechten Maustaste auf seinen Namen und dann auf Zu Favoriten hinzufügen. Der Ordner taucht dann zusätzlich zu seinem Originalort auch noch einmal unter Favoriten auf.
Alternativ zieht ihr einen Ordner aus dem normalen Ordnerbereich in den Bereich Favoriten. Hier solltet ihr aber vorsichtig sein: Wenn ihr die Maustaste versehentlich zu früh loslasst, verschiebt ihr gegebenenfalls den Originalordner!
Favoriten in der Web-Version verwalten
In Outlook.com funktioniert das System ähnlich, aber mit kleinen Unterschieden. Dort findet ihr die Favoriten-Funktion direkt in der linken Seitenleiste. Klickt auf das Stern-Symbol neben einem Ordnernamen, um ihn als Favorit zu markieren. Diese Funktion wurde 2024 deutlich verbessert und synchronisiert sich nahtlos zwischen Desktop und Web.
Favoriten organisieren und sortieren
Seit dem großen Outlook-Update 2025 könnt ihr eure Favoriten noch besser organisieren. Ihr könnt sie per Drag & Drop neu anordnen und sogar in Gruppen unterteilen. Das ist besonders hilfreich, wenn ihr viele verschiedene Projekte oder Kunden verwaltet.
Um die Reihenfolge zu ändern, zieht ihr einen Favoriten einfach an die gewünschte Position. Outlook merkt sich diese Anordnung automatisch und synchronisiert sie über alle eure Geräte.
Intelligente Favoriten nutzen
Eine besonders praktische Funktion sind die „Intelligenten Favoriten“, die Microsoft 2025 eingeführt hat. Diese zeigen automatisch die Anzahl ungelesener E-Mails in jedem Favoriten-Ordner an. So seht ihr auf einen Blick, wo noch Arbeit auf euch wartet.
Zusätzlich könnt ihr jetzt auch einzelne E-Mail-Konversationen als Favoriten markieren – ideal für wichtige Projektdiskussionen oder Kundenkommunikation, die ihr regelmäßig im Blick behalten müsst.
Favoriten-Shortcuts für Power-User
Für alle, die noch effizienter arbeiten wollen: Seit 2024 unterstützt Outlook Tastenkürzel für Favoriten. Mit Strg + Shift + 1 bis 9 springt ihr direkt zu euren ersten neun Favoriten. Diese Shortcuts funktionieren sowohl in der Desktop- als auch in der Web-Version.
Mobile Favoriten synchronisieren
Ein großer Vorteil: Eure Favoriten synchronisieren sich automatisch mit den Outlook-Apps auf iOS und Android. Was ihr am Desktop als Favorit markiert, erscheint auch auf eurem Smartphone in der entsprechenden Sektion. Das macht die mobile E-Mail-Verwaltung deutlich effizienter.
Favoriten wieder entfernen
Um einen Favoriten wieder zu entfernen, klickt ihr ihn mit der rechten Maustaste an und dann auf Aus Favoriten entfernen. In der Web-Version klickt ihr einfach erneut auf das Stern-Symbol. Dadurch wird der Originalordner natürlich nicht verändert oder gelöscht!
Profi-Tipp: Favoriten-Backup
Da Favoriten so praktisch sind, lohnt es sich, sie zu sichern. In den Outlook-Einstellungen unter „Erweitert“ findet ihr seit 2025 die Option „Favoriten exportieren“. So könnt ihr eure Konfiguration bei einem Systemwechsel schnell wiederherstellen.
Fazit: Mehr Produktivität durch smarte Organisation
Favoriten sind ein unterschätztes Feature, das euren E-Mail-Workflow erheblich beschleunigen kann. Besonders bei großen Postfächern mit vielen Ordnern spart ihr täglich wertvolle Minuten. Kombiniert mit den neuen intelligenten Funktionen wird Outlook zu einem noch mächtigeren Produktivitäts-Tool.
Probiert es aus: Markiert eure wichtigsten Ordner als Favoriten und erlebt, wie viel flüssiger die tägliche E-Mail-Arbeit wird.
Zuletzt aktualisiert am 27.02.2026
