Die Arbeit mit einem PC oder einem anderen technischen Gerät hat vor allem den Vorteil, dass ihr Zeit spart. Das ist aber nur der erste Schritt: Wenn ihr noch mehr Zeit sparen wollt, dann bietet es sich an, Arbeitsschritte zu automatisieren. In Outlook gibt es dazu die so genannten QuickSteps – ein mächtiges Feature, das viele noch nicht optimal nutzen. Wir zeigen euch, wie ihr diese Automatisierungsfunktion meisterhaft einsetzt.
QuickSteps sind wie intelligente Makros für euren E-Mail-Alltag. Ihr markiert eine oder mehrere E-Mails und wendet mit einem Klick einen QuickStep an, der dann mehrere Arbeitsschritte nacheinander und ohne euer Zutun ausführt. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler bei wiederkehrenden Aufgaben.
Um auf die QuickSteps zuzugreifen, markiert zunächst die gewünschte(n) E-Mail(s) und klickt dann im Menüband auf QuickSteps. Hier findet ihr bereits vordefinierte Optionen, die Outlook aus eurem Verhalten gelernt hat.
Outlook 2024 und Microsoft 365 haben die QuickSteps deutlich erweitert. Neben den Standard-Aktionen wie „Verschieben in Ordner“ oder „Als gelesen markieren“ gibt es nun auch KI-gestützte Vorschläge. Outlook analysiert eure häufigsten E-Mail-Muster und schlägt automatisch passende QuickSteps vor.
Die wichtigsten Standard-QuickSteps im Überblick:
• Verschieben und als gelesen markieren: Verschiebt E-Mails in einen bestimmten Ordner und markiert sie gleichzeitig als gelesen
• An Manager weiterleiten: Leitet E-Mails automatisch an euren Vorgesetzten weiter
• Antworten und löschen: Öffnet eine Antwort-E-Mail und löscht die ursprüngliche Nachricht
• Erstellen einer Aufgabe mit Anlage: Wandelt E-Mails inklusive Anhängen in To-Do-Aufgaben um
Die wahre Stärke der QuickSteps liegt aber in den benutzerdefinierten Varianten. Klickt dazu auf Neuer QuickStep > Benutzerdefiniert.
Outlook öffnet eine umfangreiche Liste möglicher Aktionen. Hier könnt ihr aus über 20 verschiedenen Aktionen wählen:
Organisationsaktionen:
• In Ordner verschieben oder kopieren
• Kategorien zuweisen
• Als gelesen/ungelesen markieren
• Flaggen setzen oder entfernen
• E-Mails löschen oder dauerhaft löschen
Kommunikationsaktionen:
• Antworten oder Allen antworten
• Weiterleiten an bestimmte Personen
• Neue E-Mail an ausgewählte Empfänger erstellen
• Teams-Chat starten (neu in 2024)
Aufgaben- und Kalenderaktionen:
• Aufgabe mit E-Mail-Inhalt erstellen
• Kalendereintrag basierend auf E-Mail erstellen
• OneNote-Notiz mit E-Mail-Inhalt anlegen
Erweiterte Funktionen:
Seit dem 2024-Update könnt ihr QuickSteps auch mit Power Automate verknüpfen. Das ermöglicht komplexere Automatisierungen wie das automatische Speichern von Anhängen in SharePoint oder das Erstellen von Tickets in eurem Helpdesk-System.
Besonders praktisch: Die neuen bedingten QuickSteps. Diese führen verschiedene Aktionen basierend auf E-Mail-Inhalten aus. Beispielsweise könnt ihr E-Mails mit Rechnungen automatisch an die Buchhaltung weiterleiten, während Bewerbungen direkt an die HR-Abteilung gehen.
Profi-Tipps für QuickSteps:
- Tastenkombinationen nutzen: Klickt auf Tastenkombination auswählen und legt Shortcuts fest. Strg+Shift+1 bis Strg+Shift+9 sind verfügbar.
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Mehrere Aktionen kombinieren: Mit Aktion hinzufügen könnt ihr bis zu 8 verschiedene Aktionen in einem QuickStep vereinen.
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Sprechende Namen verwenden: Benennt eure QuickSteps eindeutig, z.B. „Rechnung → Buchhaltung + Kopie Archiv“.
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Tooltips konfigurieren: Fügt Beschreibungen hinzu, damit Kollegen eure QuickSteps verstehen.
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Backup erstellen: QuickSteps werden in der Outlook-Datendatei gespeichert. Bei einem PC-Wechsel müsst ihr sie neu anlegen – außer ihr nutzt Microsoft 365, wo sie synchronisiert werden.
Neue Features 2024/2025:
Microsoft hat QuickSteps um KI-Funktionen erweitert. Copilot kann jetzt automatisch QuickSteps basierend auf euren E-Mail-Gewohnheiten vorschlagen. Außerdem gibt es eine Erfolgsmessung: Outlook zeigt euch, wie viel Zeit ihr durch QuickSteps gespart habt.
Die Team-QuickSteps ermöglichen es, Automatisierungen mit Kollegen zu teilen. Besonders für standardisierte Prozesse in Unternehmen eine echte Arbeitserleichterung.
QuickSteps sind definitiv eines der unterschätztesten Features in Outlook. Wer sie einmal eingerichtet hat, möchte sie nicht mehr missen. Sie verwandeln repetitive E-Mail-Aufgaben in Ein-Klick-Aktionen und geben euch mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.
Zuletzt aktualisiert am 24.02.2026
