Ihr E-Mail-Posteingang gleicht oft dem Briefkasten nach dem Urlaub: Vollgestopft mit Post, davon aber nur ein Teil wirklich wichtig. Das Sortieren kostet Zeit und birgt das Risiko, dass Sie eine wichtige E-Mail übersehen. Outlook kann Ihnen hier helfen!
Viele Mails lassen sich zu bestimmten Themen vorsortieren: Der Absender, der Betreff oder ein Schlüsselwort darin oder andere Faktoren identifizieren diesen Zweck. Wenn Sie Outlook diese Kriterien mitteilen, kann das Programm diese E-Mails automatisch in einen Ordner einordnen. So wird der Posteingang frei von unwichtigen E-Mails. Wenn Sie Zeit haben, dann schauen Sie in den Ordner und arbeiten die E-Mails darin ab. Ganz so, wie es Ihnen passt.
Um eine solche Regel einzurichten, klicken Sie im Posteingang mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail, dann auf Regeln > Regel erstellen. Der Absender als Option ist schon vorausgefüllt, dieser wird aber nur als Bedingung für die Regel verwendet, wenn Sie ihn anhaken. Haken Sie Betreff enthält an, wenn Sie beispielsweise alle E-Mails, deren Betreff den Begriff „Newsletter“ enthält, aussortieren wollen. Als Aktion können Sie dann unter Element in Ordner verschieben durch einen Klick auf Ordner auswählen festlegen. Nach dem Speichern der Regel ist diese sofort aktiv, solange Outlook läuft.
