, Umzug von Outlook-Konten zu Microsoft 365

Umzug von Outlook-Konten zu Microsoft 365

Mit dem Umstieg auf Microsoft 365 finden sich immer mehr Anwender in der Situation, aus einem alten Outlook die Daten in die Cloud bringen zu müssen. Der Weg dahin ist einfach, allerdings verwinkelt und verborgen.

Wichtig: Das alte E-Mail-Konto muss in Outlook konfiguriert sein (dabei ist es relativ egal, welche Version (Minimum 2010). Leider gibt es keinen einfachen Weg, eine PST-Datei direkt über den Webclient von Office 365 oder an einem mobilen Gerät zu importieren, ein Outlook muss – zumindest kurzfristig – vorhanden sein.

Der erste Schritt zum Transfer der Daten ist der Export aus Outlook in eine PST-Datei. Outlook verwendet dieses Format, um komplette Postfächer konsolidiert in einer einzigen Datei zu sichern und damit portabel zu machen. Allerdings haben die Produktverantwortlichen es konsequent in allen Versionen von Outlook geschafft, die Exportfunktion zu verstecken:

  • In Outlook klicken Sie unter Datei auf Öffnen und Exportieren und dann auf Importieren/Exportieren.
  • In dem sich nun öffnenden Dialog (der eigentlich dem Import dient) klicken Sie auf die Option In Datei exportieren.
  • Das Ziel des Exports ist eine Outlook Datendatei (PST-Datei):

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  • Wichtig ist nun, die oberste Ebene des Postfaches auszuwählen, damit nicht nur die E-Mails, sondern auch die Kontakte und Termine (so diese in dem zu exportierenden Konto vorhanden sind) miterfasst werden. Ebenso sollte zwingend der Haken bei „Unterordner einbeziehen“ gesetzt sein, damit nicht nur der Posteingang, sondern auch die Ordner, die der Anwender darin angelegt hat, erfasst und mitkopiert werden.
  • Zum Abschluss geben Sie den Namen und den Speicherort der Datei an Beide sollten sinnvoll gewählt werden, um die Datei für den Import wiederzufinden.
  • Je nach Größe des Postfaches dauert der Exportvorgang von einigen Sekunden bis zu einigen Stunden.

Über den selben Weg können Sie über die Option Aus anderen Programmen oder Daten importieren die PST-Datei wieder in Outlook importieren, nachdem Sie das Microsoft 365-Konto angelegt haben.

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