Mehrere Personen, ein E-Mails-Postfach. Wer muss welche E-Mail bearbeiten? Einmal angeklickt wird eine E-Mail als gelesen markiert, auch wenn Ihr sie gar nicht öffnen wolltet. Das lässt sich besser organiseren!
Ob es nun eine Stellvertretung eines Kollegen in der Firma ist, die Betreuung eines Funktionspostfachs mit mehreren Personen einfach nur ein gemeinsam benutzter Rechner: Ihr müsst sicherstellen, dass jeder die Mails bekommt, die er benötigt. Outlook ist auf einzelne Benutzer ausgelegt, lässt sich aber davon überzeugen, auch mit mehreren Anwendern in einem Postfach zu arbeiten.
Generell gilt: Die Mails, die ungeöffnet sind, sind noch unbearbeitet. Leider ist im Standard eingestellt, dass Mails nach dem Öffnen automatisch als gelesen markiert werden. Hier kann manuell nachgebessert werden: Klickt eine E-Mail an, die als gelesen markiert ist, dann klickt mit der rechten Maustaste darauf und dann auf Als ungelesen markieren. Alle markierten E-Mails werden nun wieder so dargestellt, als wären sie noch nie geöffnet werden.
Um das Problem an der Wurzel zu packen, schaltet einfach die automatische Markierung der E-Mails aus. In Outlook klickt dazu auf Datei > Optionen > Erweitert. Klickt dann auf die Schaltfläche Lesebereich. Hier finden sich eine Vielzahl von Optionen, wann und wie E-Mails als gelesen markiert werden. Probiert die für Euch passenden einfach aus!
