Es gibt Excel-Dateien, die müssen regelmäßig mit neuen Daten „gefüttert“ werden, etwa Umsatztabellen oder Monatsberichten. Jeden Monatsanfang muss beispielsweise die Monatstabelle auf den neuesten Stand gebracht werden. In Kombination mit Outlook lässt sich diese Aufgabe im Teamwork erledigen: Eine Outlook-Aufgabe erinnert automatisch an die Aktualisierung und öffnet auf Wunsch auch gleich die passende Excel-Datei.
Um Excel-Tabelle und Outlook-Aufgabe miteinander zu verknüpfen, muss zunächst die entsprechende Excel-Tabelle geöffnet werden. Jetzt den Befehl „Ansicht | Symbolleisten | Überarbeiten“ aufrufen und in der Überarbeiten-Leiste auf die Schaltfläche „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen“ klicken. Im Outlook-Fenster lassen sich jetzt Startzeitpunkt und Erinnerungsfunktion für die Aufgabe ergänzen. Sobald es Zeit ist, blendet Outlook ein Erinnerungsfenster ein. Da die Excel-Tabelle fest mit der Aufgabe verknüpft ist, genügen ein Mausklick auf „Element öffnen“ sowie ein Doppelklick auf die Verknüpfung, um direkt Excel und die passende Tabelle zu öffnen.
