Eine bereits gesendete E-Mail noch einmal verwenden – das ist ein häufiger Wunsch im digitalen Arbeitsalltag. Ob Newsletter-Vorlage, Serienbriefe oder wiederkehrende Anfragen: Es gibt verschiedene Wege, wie ihr effizient mit bereits versendeten Nachrichten arbeitet.
Moderne E-Mail-Clients: Template-Funktionen nutzen
Die meisten aktuellen E-Mail-Programme haben mittlerweile intelligente Template-Funktionen eingebaut. In Gmail findet ihr unter „Einstellungen > Erweitert“ die Option „Vorlagen“. Einmal aktiviert, könnt ihr jede E-Mail als wiederverwendbare Vorlage speichern. Auch Outlook 365 und Apple Mail bieten ähnliche Funktionen – ein klarer Fortschritt gegenüber den Umwegen von früher.
Bei Gmail erstellt ihr Templates direkt beim Verfassen: Schreibt eure E-Mail, klickt auf die drei Punkte im Compose-Fenster und wählt „Vorlagen > Vorlage speichern“. Beim nächsten Mal einfach „Vorlage einfügen“ wählen – fertig.
Klassische Methode 1: Weiterleiten und anpassen
Der bewährte Weg funktioniert noch immer: Öffnet die gesendete Mail im „Gesendet“-Ordner und klickt auf „Weiterleiten“. Die automatisch eingefügten Header-Zeilen („Von“, „Gesendet am“ etc.) könnt ihr markieren und löschen. Denkt auch daran, das „WG:“, „Fw:“ oder „Fwd:“ aus der Betreffzeile zu entfernen.
Tipp: In modernen E-Mail-Clients könnt ihr oft per Strg+A den kompletten Text markieren und dann gezielt die Header-Informationen löschen.
Klassische Methode 2: Copy & Paste
Für mehr Kontrolle über das Layout: Ursprungsmail öffnen, gewünschten Text markieren und mit Strg+C kopieren. Neue E-Mail erstellen und mit Strg+V einfügen. Diese Methode eignet sich besonders, wenn ihr nur Teile der ursprünglichen Nachricht wiederverwenden wollt.
Vorsicht bei formatierten E-Mails: Manchmal wird ungewollte Formatierung mitkopiert. In den meisten E-Mail-Programmen gibt es eine „Als reinen Text einfügen“-Option (oft Strg+Shift+V).
Outlook-Spezialfeature: „Erneut senden“
Outlook-Nutzer haben einen Vorteil: Doppelklick auf die gesendete Nachricht, dann im Menüband „Nachricht > Aktionen > Diese Nachricht erneut senden“. Die ursprünglichen Empfänger werden automatisch geladen – einfach durch neue ersetzen und den Text nach Bedarf anpassen.
In Outlook 365 (neueste Version) findet ihr diese Funktion unter „Nachricht > Erneut senden“. Microsoft hat die Bedienung weiter vereinfacht.
Mobile E-Mail-Apps: Unterwegs Templates nutzen
Auch auf dem Smartphone wird Template-Nutzung immer einfacher. Die Gmail-App unterstützt gespeicherte Vorlagen vollständig. In der Apple Mail App könnt ihr Entwürfe als „Vorlagen“ im Entwürfe-Ordner belassen und bei Bedarf duplizieren.
Ein Trick für alle Mobile-Apps: Sendet euch selbst E-Mails mit Standard-Texten zu. Diese könnt ihr dann jederzeit weiterleiten und anpassen.
KI-basierte E-Mail-Assistenten
E-Mail-Programme integrieren zunehmend KI-Features. Outlook 365 bietet „Editor-Vorschläge“, Gmail hat „Smart Compose“ deutlich erweitert. Diese Tools analysieren eure bisherigen E-Mails und schlagen automatisch ähnliche Formulierungen vor.
Some E-Mail-Clients können sogar erkennen, wenn ihr ähnliche E-Mails schreibt und bieten proaktiv an, eine Vorlage zu erstellen.
Profi-Tipp: Signatur-Tricks nutzen
Ein cleverer Workaround: Erstellt mehrere Signaturen mit Standard-Textbausteinen. In Outlook und Gmail könnt ihr zwischen verschiedenen Signaturen wechseln. So habt ihr häufig gebrauchte Texte immer griffbereit.
Datenschutz und Sicherheit beachten
Wichtig beim Wiederverwenden von E-Mails: Überprüft immer alle Empfängerfelder (An, CC, BCC). Alte E-Mail-Adressen können versehentlich bestehen bleiben. Besonders bei der Weiterleiten-Methode solltet ihr genau hinschauen.
Auch der E-Mail-Verlauf in der ursprünglichen Nachricht kann sensible Informationen enthalten, die nicht für neue Empfänger bestimmt sind.
Fazit: Der richtige Weg für jeden Zweck
Für gelegentliche Wiederverwendung reichen die klassischen Methoden. Wer regelmäßig ähnliche E-Mails schreibt, sollte die Template-Funktionen der modernen E-Mail-Clients nutzen. Sie sparen Zeit und reduzieren Fehlerquellen erheblich.
Zuletzt aktualisiert am 22.04.2026
