Was ist ein Shared Drive? Die schnelle Antwort
Ein Shared Drive (deutsch: geteiltes Laufwerk) ist ein gemeinsamer Speicherort in Google Workspace, der einem Team oder einer Abteilung gehört – nicht einzelnen Personen. Anders als bei persönlichen Google Drive-Konten sind die Dateien und Ordner hier Eigentum der Organisation.
Der entscheidende Unterschied: Wenn jemand das Unternehmen verlässt oder die Abteilung wechselt, bleiben alle Dateien im Shared Drive erhalten. Sie verschwinden nicht mit dem persönlichen Konto.
Shared Drives eignen sich besonders für Projekte, an denen mehrere Menschen arbeiten. Alle Teammitglieder haben direkten Zugriff auf die gleichen Dateien, ohne dass ihr diese ständig teilen oder Berechtigungen anpassen müsst.
Die Verwaltung erfolgt über definierte Rollen: Manager können Mitglieder hinzufügen oder entfernen, während Mitglieder Dateien bearbeiten dürfen. So behaltet ihr die Kontrolle über sensible Unternehmensdaten.
Wie funktioniert ein Shared Drive in Google Workspace?
Google hat Shared Drives ursprünglich unter dem Namen „Team Drives“ eingeführt und später umbenannt. Die Funktion ist in verschiedenen Google Workspace-Editionen verfügbar, darunter Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education, Essentials und Nonprofits.
Technisch gesehen ist ein Shared Drive ein separater Bereich neben eurem persönlichen „Meine Ablage“. In der linken Seitenleiste von Google Drive findet ihr beide Bereiche getrennt aufgelistet.
Die Dateien in einem Shared Drive gehören rechtlich der Organisation, nicht den einzelnen Nutzern. Das bedeutet: Selbst wenn die Person, die ein Dokument erstellt hat, das Unternehmen verlässt, bleibt die Datei vollständig erhalten und zugänglich.
Jedes Shared Drive hat eine klare Berechtigungsstruktur. Es gibt fünf Rollen: Manager (volle Kontrolle), Inhaltsmanager (können Dateien verwalten), Mitwirkende (können Dateien hinzufügen und bearbeiten), Kommentatoren (können kommentieren) und Betrachter (nur Lesezugriff).
Ein wichtiger Unterschied zu normalen Ordnern: Mitglieder können grundsätzlich alle Dateien und Ordner sehen. Manager haben jedoch die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Ordnerhierarchien mithilfe von Ordnern mit eingeschränktem Zugriff zu begrenzen.
Dateien können zwischen Shared Drives verschoben werden, wenn die erforderlichen Berechtigungen vorhanden sind: Manager-Rechte im Quell-Shared-Drive sowie mindestens Mitwirkender-, Inhaltsmanager- oder Manager-Rechte im Ziel-Shared-Drive.
Die Suchfunktion ist speziell optimiert: Ihr könnt gezielt nur in bestimmten Shared Drives suchen. Das beschleunigt das Auffinden von Projektdateien erheblich.
Administratoren können Shared Drives auch nachträglich wiederherstellen, selbst wenn sie gelöscht wurden. Das bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene für wichtige Unternehmensdaten.
Vorteile von Shared Drives für eure Zusammenarbeit
Shared Drives lösen ein klassisches Problem in Unternehmen: Dateien verschwinden, wenn Mitarbeiter gehen. Stellt euch vor, ein Projektleiter verlässt die Firma und nimmt versehentlich alle wichtigen Dokumente mit – im Shared Drive passiert das nicht.
In der Praxis begegnet euch das häufig bei Projektarbeit. Ein Marketing-Team erstellt beispielsweise ein Shared Drive für eine Kampagne. Alle Grafiken, Texte und Planungsdokumente landen dort – jeder im Team hat sofort Zugriff.
Besonders wertvoll ist die Funktion für Abteilungen mit hoher Fluktuation. Wenn ständig neue Werkstudenten oder Praktikanten ins Team kommen, müsst ihr nicht jedes Mal hunderte Dateien neu teilen.
Auch für die Zusammenarbeit mit externen Partnern eignen sich Shared Drives. Ihr könnt Agenturen oder Freelancer temporär hinzufügen und später wieder entfernen, ohne dass Dateien verloren gehen.
Die Rolle spielt heute eine zentrale Rolle in modernen Arbeitsumgebungen. Remote-Teams nutzen Shared Drives als zentrale Ablage, auf die alle Teammitglieder weltweit zugreifen können.
Compliance-Abteilungen schätzen die klare Eigentümerschaft. Bei Audits oder rechtlichen Anfragen ist eindeutig, wo Unternehmensdaten liegen und wer darauf Zugriff hat.
Shared Drive vs. Mein Drive: Was ist der Unterschied?
Viele verwechseln Shared Drives mit einfach geteilten Ordnern in Google Drive. Der Unterschied ist fundamental: Ein geteilter Ordner in „Meine Ablage“ gehört weiterhin einer Person. Shared Drives gehören der Organisation.
Ein häufiger Irrtum: „Shared Drives sind nur für große Unternehmen.“ Tatsächlich profitieren auch kleine Teams ab drei Personen von der Struktur und Sicherheit.
Manche denken, Dateien in Shared Drives zählen nicht zum persönlichen Speicherplatz. Das stimmt teilweise: Sie zählen zum Organisationsspeicher, nicht zum individuellen Kontingent. Aber der Gesamtspeicher der Organisation ist trotzdem begrenzt.
Ein Missverständnis betrifft das Verschieben von Dateien: Dateien können aus „Meine Ablage“ in ein Shared Drive verschoben werden, sofern der Nutzer mindestens Mitwirkender-, Inhaltsmanager- oder Manager-Rechte im Ziel-Shared-Drive besitzt. Beim Verschieben wird das Shared Drive beziehungsweise die Workspace-Domain Eigentümer der Datei.
Wichtig: Shared Drives sind NICHT dasselbe wie Dropbox Business, OneDrive for Business oder andere Cloud-Speicher. Es ist eine spezifische Funktion von Google Workspace mit eigenen Regeln und Vorteilen.
Shared Drive einrichten: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Shared Drives sind eng mit anderen Google Workspace-Funktionen verzahnt. Sie funktionieren nahtlos mit Google Docs, Sheets und Slides – alle Bearbeitungen werden in Echtzeit synchronisiert.
Verwandte Konzepte sind Teamlaufwerke in anderen Cloud-Diensten: Microsoft 365 bietet SharePoint-Bibliotheken, Dropbox hat Team Folders. Die Grundidee ist überall ähnlich, aber die technische Umsetzung unterscheidet sich.
Ein interessanter Trend: Immer mehr Unternehmen kombinieren Shared Drives mit Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die einfache Zusammenarbeit von Google Drive wird mit professionellen Archivierungsfunktionen verbunden.
Für tiefere Einblicke lohnt sich ein Blick auf Googles offizielle Workspace-Dokumentation. Dort findet ihr auch Best Practices für die Strukturierung von Shared Drives und Sicherheitsrichtlinien.
