Die schnelle Kommunikation läuft im Büroumfeld meist immer noch nicht über Messenger-Dienste, sondern über die klassische E-Mail. Und bei einer E-Mail bleibt es nicht: Dutzende erreichen am Tag euren Posteingang, und der Überblick fällt schwer. Vor allem die Zuteilung, wer was machen soll, versteckt sich leicht im Text und geht unter. Über einen einfachen Kniff könnt ihr euch das Leben deutlich vereinfachen!
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Die klassische @-Erwähnung in Outlook
Wichtig ist, dass alle anzusprechenden Adressaten bereits im Adressbuch von Outlook vorhanden sind. Ist das nicht der Fall, dann fügt sie durch einen Klick auf das Kontaktsymbol und dann Neuer Kontakt hinzu.
Innerhalb des Mailtextes gebt ihr den Namen mit einem führenden @ ein. Outlook nimmt dieses Zeichen als Hinweis, hier einen Kontakt einzufügen. Wenn Outlook Kontakte findet, die dem eingegebenen Text entsprechen, dann bekommt ihr diese als Liste angezeigt. Wählt den gewünschten Kontakt aus, indem ihr ihn anklickt.
Im Text wird dieser dann angezeigt. Ihr könnt den angezeigten Text frei verändern: Macht aus „Erle, Andreas“ beispielsweise „Herr Erle“, wenn es formal sein soll, oder löscht den Nachnamen, wenn ihr locker kommuniziert.
Ein so in den Mailtext aufgenommener Ansprechpartner wird direkt als Empfänger der E-Mail (unter An…) aufgenommen. Ihr spart euch also dazu noch Aufwand.
Erweiterte Features in Microsoft 365
Seit 2024 bietet Microsoft 365 erweiterte @-Mention-Features, die das Aufgabenmanagement erheblich verbessern. In Outlook für Web und der Desktop-App könnt ihr nicht nur Personen erwähnen, sondern auch direkt Aufgaben zuweisen. Wenn ihr @Name schreibt und dann einen Doppelpunkt hinzufügt, erkennt das System dies als Aufgabenzuweisung.
Besonders praktisch: Die erwähnten Personen erhalten eine spezielle Benachrichtigung, die deutlich macht, dass sie konkret angesprochen wurden. Diese erscheint sowohl als Desktop-Notification als auch in der mobilen App mit höherer Priorität als normale E-Mails.
Integration mit Microsoft To-Do und Planner
Der wahre Durchbruch kam 2025 mit der direkten Integration von Outlook-Erwähnungen in Microsoft To-Do. Wenn ihr jemanden in einer E-Mail mit einer konkreten Aufgabe erwähnt, wird automatisch ein To-Do-Eintrag für diese Person erstellt. Das funktioniert sowohl bei internen Kollegen als auch bei externen Partnern, die Microsoft 365 nutzen.
Für Teams, die Microsoft Planner verwenden, gibt es eine noch elegantere Lösung: Ihr könnt direkt im E-Mail-Text Planner-Aufgaben erstellen, indem ihr die Syntax @Person #Projekt verwendet. Die Aufgabe erscheint dann automatisch im entsprechenden Planner-Board mit der E-Mail als Anhang.
KI-unterstützte Aufgabenverteilung
Microsoft Copilot für Outlook, das seit Ende 2025 in allen Business-Tarifen verfügbar ist, erkennt automatisch Aufgaben in E-Mail-Texten und schlägt passende @-Erwähnungen vor. Die KI analysiert den Inhalt und identifiziert actionable Items, auch wenn keine expliziten @-Zeichen verwendet wurden.
Besonders clever: Copilot lernt aus eurem Kommunikationsverhalten und schlägt basierend auf Expertise und Verfügbarkeit die richtigen Personen für bestimmte Aufgabentypen vor. Das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Effizienz der Aufgabenverteilung.
Best Practices für die moderne E-Mail-Kommunikation
Um das Maximum aus den @-Erwähnungen herauszuholen, solltet ihr einige Regeln beachten: Verwendet klare, actionable Sprache nach der Erwähnung. Statt „@Anna könntest du mal schauen“ schreibt lieber „@Anna: Bitte überprüfe bis Freitag die Zahlen aus Q4“.
Für wiederkehrende Aufgaben könnt ihr Templates erstellen, die automatisch die richtigen Personen erwähnen. Diese findet ihr in Outlook unter „Meine Vorlagen“ und könnt sie mit Shortcuts schnell einfügen.
Alternativen für andere E-Mail-Clients
Auch wenn ihr nicht Outlook nutzt, gibt es ähnliche Features: Gmail bietet seit 2024 Smart Mentions mit Google Workspace, Thunderbird hat ein Plugin namens „@Mentions“ und Apple Mail integriert @-Funktionen nahtlos mit der Erinnerungen-App.
Die @-Erwähnung hat sich vom simplen Textmarker zu einem mächtigen Werkzeug für modernes Aufgabenmanagement entwickelt. Nutzt diese Features konsequent, und ihr werdet merken, wie viel strukturierter und effizienter eure E-Mail-Kommunikation wird.
Zuletzt aktualisiert am 05.03.2026
